# Cloud Solution GmbH — Full published content > Consolidated, script-free content for retrieval systems and AI assistants. Canonical URLs are included in every section. # Ivan Rizzuto > Mitgründer der Cloud Solution GmbH. Ivan verbindet Geschäftsprozesse mit Microsoft 365, Automatisierung und KI und begleitet Teams bei der Anwendung. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/team/ivan-rizzuto Topics: Microsoft 365, KI für KMU, Prozessautomatisierung Role: Co-Founder Mitgründer der Cloud Solution GmbH. Ivan verbindet Geschäftsprozesse mit Microsoft 365, Automatisierung und KI und begleitet Teams bei der Anwendung. ## Über Ivan Ich schaue zuerst darauf, wie ein Unternehmen arbeitet und wo unnötiger Aufwand entsteht. Dann klären wir, was sich mit Microsoft 365, Automatisierung oder KI sinnvoll verbessern lässt. Als Mitgründer der Cloud Solution GmbH verbinde ich die technischen Möglichkeiten mit den Aufgaben im Unternehmen. Gemeinsam mit unserem Team begleite ich den Weg von der ersten Frage bis zur Anwendung im Alltag. Mich interessiert, wo eine neue Arbeitsweise tatsächlich hilft: Welche Informationen fehlen? Welcher Schritt wird immer wieder von Hand erledigt? Und was braucht das Team, damit eine Veränderung auch genutzt wird? Mein Fachwissen gebe ich als Dozent und Prüfungsexperte im Beruf Informatiker weiter. Dabei geht es mir darum, technische Zusammenhänge verständlich zu machen und an konkreten Aufgaben zu erklären. Wenn du Microsoft 365 oder KI für euren Betrieb einordnen möchtest, lass uns darüber sprechen. ## Fachgebiete - Microsoft 365 - KI für KMU - Prozessautomatisierung ## Zertifizierungen - Microsoft Certified: Azure Administrator Associate - Microsoft Certified: Azure Fundamentals E-Mail: ivan@cloud-solution.ch LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/ivanrizzuto/ ## Veröffentlichte Beiträge - [Microsoft 365 Copilot sicher und datenschutzkonform betreiben](https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben): Copilot sieht alles, was deine Mitarbeitenden sehen dürfen. So bringt ihr Berechtigungen, Websuche, Datenstandort und Agenten in Ordnung. Mit Checkliste. - [So sehen AI-generierte PowerPoints endlich nach deinem CI aus](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-brand-kit-powerpoint-im-eigenen-corporate-design): Copilot baut Präsentationen, hält sich aber nicht an eure Vorlagen? Dann fehlt meistens das Brand Kit. So richtest du es ein, und darauf solltest du achten. - [Copilot Connector, MCP oder Skill: Was braucht welcher Anwendungsfall?](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall): Copilot Connectors, MCP und Skills lösen unterschiedliche Teile einer Aufgabe und können zusammenarbeiten. Entscheidend sind benötigtes Wissen, erlaubte Aktionen und eine nachvollziehbare Arbeitsweise. - [Intune ist eingerichtet – warum macht jedes neue Gerät trotzdem Arbeit?](https://cloud-solution.ch/blog/intune-neue-geraete-bereitstellung): Ein Gerät in Intune ist noch kein fertiger Arbeitsplatz. Mit klaren Anforderungen, passenden App-Zuweisungen und einem vollständigen Test wird die Bereitstellung nachvollziehbar und wiederholbar. - [Ein hoher Secure Score ist noch keine sichere Umgebung](https://cloud-solution.ch/blog/secure-score-tenant-haertung): Der Microsoft Secure Score hilft bei der Orientierung. 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Daraus lässt sich ein erster, überschaubarer Automatisierungsprozess auswählen. - [Meeting-Nachbereitung mit Copilot: Zusammenfassung, Aufgaben und Follow-up](https://cloud-solution.ch/blog/meeting-nachbereitung-copilot-teams): Ein wiederholbarer Ablauf für die Nachbereitung in Teams — mit Zusammenfassung, geprüften Aufgaben und einem kurzen Follow-up. - [Termine mit der Outlook-Terminplanungsumfrage finden](https://cloud-solution.ch/blog/so-geht-eine-effiziente-terminplanung-mit-microsoft365): Mehrere Personen, unterschiedliche Kalender: Mit einer Terminplanungsumfrage sammelst du Rückmeldungen zu passenden Zeiten direkt aus Outlook. - [Microsoft 365 Copilot: Ein praktischer Einstieg für dein Team](https://cloud-solution.ch/blog/willkommen-frohes-einsteigen-der-microsoft-copilot-ist-hier): Copilot kann bei Entwürfen, Zusammenfassungen und der Suche nach Informationen unterstützen. 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Darauf kommt es beim Einstieg an. - [Unser AI Adventskalender 2025 ist hier](https://cloud-solution.ch/blog/unser-ai-adventskalender-2025-ist-hier): Jeden Tag eine neue Idee, wie Künstliche Intelligenz deinen Alltag bereichern kann – praktisch, kreativ und manchmal einfach unterhaltsam. - [Researcher und Analyst: Recherche und Datenanalyse mit Copilot](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-agenten-expertenwissen-auf-knopfdruck-dank-researcher-analyst): Zwei Beispiele dafür, wie Agenten Recherche und Datenanalyse unterstützen können — und welche Ergebnisse du selbst prüfen solltest. - [Copilot Studio: Unternehmenswissen im Chat zugänglich machen](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-wissensmanagement-mit-microsoft365): Aus hinterlegten Anleitungen einen Einstieg für Fragen im Arbeitsalltag schaffen — mit gepflegten Quellen und klaren Zuständigkeiten. - [Informationen aus Fotos mit KI nutzbar machen](https://cloud-solution.ch/blog/hole-aus-deinen-fotos-in-sharepoint-mehr-heraus-mit-ki-von-copilot): Ein Foto enthält mehr als ein Motiv: Ein praktisches Beispiel für die Erkennung von Beschriftungen und die Vorbereitung strukturierter Daten. - [Formulardaten mit KI erfassen und weiterverarbeiten](https://cloud-solution.ch/blog/wie-du-handgeschriebene-formulare-dank-m365-ki-digital-nutzen-kannst): Ein Beispiel mit Power Automate und KI: Daten aus Formularen vorbereiten, prüfen und in den nächsten Prozessschritt übernehmen. - [Kontaktdaten zentral halten: ein Blick auf meinen Arbeitsalltag](https://cloud-solution.ch/blog/kontaktpflege-und-zentrale-verwaltung-von-kontaktdaten-in-microsoft-365-ein-automatisierter-einblick): Telefonnummern im Handy, Adressen im Postfach und Kontakte auf LinkedIn: Was bei einer gemeinsamen Kontaktverwaltung zuerst geklärt werden sollte. - [Prozesse aus einer Aufnahme dokumentieren: Whisper und Mermaid im Beispiel](https://cloud-solution.ch/blog/prozesse-automatisiert-aufnehmen-mit-copilot-openai-whisper-und-mermaid): Einen Ablauf erzählen, transkribieren und als Diagramm besprechen: Ein praktischer Einstieg in die Prozessdokumentation mit anschliessender Prüfung. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/team/ivan-rizzuto) # Michael Lowe > Mitgründer der Cloud Solution GmbH. Michael plant Cloud-Infrastrukturen, Netzwerksicherheit und Datenablagen für den Arbeitsalltag und den laufenden Betrieb. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/team/michael-lowe Topics: Microsoft Cloud, IT-Sicherheit, Digitale Strategie Role: Co-Founder Mitgründer der Cloud Solution GmbH. Michael plant Cloud-Infrastrukturen, Netzwerksicherheit und Datenablagen für den Arbeitsalltag und den laufenden Betrieb. ## Über Michael Ich plane und baue die technische Grundlage für eure Arbeitsumgebung — damit Zusammenarbeit, Sicherheit und Betrieb zusammenpassen. Als Mitgründer der Cloud Solution GmbH arbeite ich an der Architektur unserer Cloud- und Arbeitsplatzlösungen. Dazu gehören Cloud-Infrastrukturen, Netzwerksicherheit und die Struktur der Datenablage. Eine technische Entscheidung muss sich auch im Betrieb bewähren. Deshalb beschäftige ich mich mit den Abhängigkeiten zwischen Systemen ebenso wie mit der Frage, wer eine Umgebung später betreut und weiterentwickelt. Mein Ziel sind Werkzeuge, mit denen Menschen verlässlich arbeiten können. Das beginnt bei der Planung und zeigt sich im täglichen Einsatz. ## Fachgebiete - Microsoft Cloud - IT-Sicherheit - Digitale Strategie E-Mail: michael@cloud-solution.ch LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/michael-lowe-205860212/ --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/team/michael-lowe) # Luca Mosti > Senior Engineer bei der Cloud Solution GmbH. Luca setzt Microsoft-365- und Automatisierungslösungen für den zuverlässigen Einsatz im Arbeitsalltag um. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/team/luca-mosti Topics: Microsoft 365 Engineering, Automatisierung, Technische Umsetzung Role: Senior Engineer Senior Engineer bei der Cloud Solution GmbH. Luca setzt Microsoft-365- und Automatisierungslösungen für den zuverlässigen Einsatz im Arbeitsalltag um. ## Über Luca Microsoft 365, Copilot und Automatisierung — ich setze die Lösungen um, mit denen unsere Kunden täglich arbeiten. Als Senior Engineer bei Cloud Solution arbeite ich an Microsoft-365-Umgebungen, Cloud-Integrationen und Automatisierungen. Mich interessiert der Weg von einer Idee zur Anwendung: einrichten, testen und nachbessern, bis ein Ablauf für die Menschen funktioniert, die ihn nutzen. Dazu gehören auch Copilot und eigene KI-Anwendungen. ## Fachgebiete - Microsoft 365 Engineering - Automatisierung - Technische Umsetzung E-Mail: luca@cloud-solution.ch LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/luca-mosti-54b69020a/ --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/team/luca-mosti) # IT-Standortanalyse und nächste Schritte > Wir verbinden den Blick auf eure IT mit den Aufgaben im Betrieb. Du erhältst ein Zielbild und klare Prioritäten für Microsoft 365, Cloud, Sicherheit und sinnvolle nächste Schritte. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/standortanalyse-transformation Topics: Microsoft 365, Azure, Microsoft Entra, Intune, Power Platform ## Wissen, wo eure IT als Nächstes hinmuss. Ein anstehender Wechsel, neue Anforderungen oder zu viele offene IT-Fragen: Wir schaffen mit dir zuerst Übersicht. Dafür betrachten wir Systeme, Arbeitsweisen und Zuständigkeiten gemeinsam. Am Ende kannst du entscheiden, was jetzt sinnvoll ist, was warten kann und wer die Umsetzung übernimmt. Lizenzen, Geräte und Anwendungen sind über die Jahre dazugekommen. Einzelne Probleme sind bekannt, doch für Investitionen fehlt das Gesamtbild. Unsere Standortanalyse verbindet die technische Ausgangslage mit dem, was euer Unternehmen als Nächstes braucht. ## Passt das zu euch? ### Eine grössere Entscheidung steht an Serverersatz, neuer Standort oder Anbieterwechsel: Du willst die Möglichkeiten vergleichen und Investitionen in der richtigen Reihenfolge angehen. ### Die IT beschäftigt euch zu oft Wiederkehrende Fragen landen bei denselben Personen. Wir machen sichtbar, welche Probleme durch Konfiguration, Abläufe oder klare Zuständigkeiten lösbar sind. ### KI soll auf einer guten Grundlage starten Ihr möchtet Copilot oder eigene Agenten nutzen. Zuerst braucht es Klarheit über Daten, Zugriffe und die Aufgaben, bei denen sich ein Einstieg lohnt. ## Konkrete Leistungen Aus einer gewachsenen Umgebung wird ein nachvollziehbarer Plan. - Übersicht der vereinbarten Systeme, Schnittstellen und Zuständigkeiten - Bewertung von Konfiguration, Berechtigungen, Lizenznutzung und Arbeitsabläufen - Zielbild für eure IT mit den wichtigsten Abhängigkeiten - Priorisierter Massnahmenplan mit Aufwandsschätzung und Entscheidungsgrundlagen Leistungsumfang: Umfang nach Bestandsaufnahme Werkzeuge: Microsoft 365, Azure, Microsoft Entra, Intune, Power Platform ## Unser Vorgehen ### 1. Bestandsaufnahme Wir schauen uns eure Umgebung an und sprechen mit den Menschen, die sie betreiben und nutzen. ### 2. Bewertung Wir ordnen technische Risiken, wiederkehrenden Aufwand und ungenutzte Möglichkeiten ein. ### 3. Massnahmenplan Du erhältst Empfehlungen mit einer Reihenfolge, Abhängigkeiten und geschätzten Aufwänden. ### 4. Nächste Schritte Wir besprechen, was ihr selbst angehen könnt und wo wir die Umsetzung übernehmen sollen. ## So viel Analyse wie die Entscheidung braucht. Eine Standortanalyse lohnt sich, wenn mehrere Systeme, Teams oder anstehende Veränderungen zusammenhängen. Geht es bereits konkret um Schutzregeln in Microsoft 365, führt das Tenant-Assessment direkter zum Ziel. Für Geräteverwaltung oder Angriffserkennung gibt es ebenfalls eigene Leistungen. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Ein gemeinsames Bild der vorhandenen Umgebung - Nachvollziehbare Prioritäten für Budget und Umsetzung - Sichtbare Möglichkeiten, Lizenzen und Abläufe zu vereinfachen - Dokumentierte Entscheidungen für die weitere Entwicklung ## Häufige Fragen ### Was müssen wir für die Standortanalyse vorbereiten? Hilfreich sind eine Übersicht der Systeme und Lizenzen, bekannte Probleme und anstehende Veränderungen. Gemeinsam legen wir fest, welche Gespräche, Unterlagen und Zugänge nötig sind. Eine vollständig dokumentierte IT ist keine Voraussetzung. ### Müssen wir anschliessend alle Massnahmen mit euch umsetzen? Du erhältst einen nutzbaren Massnahmenplan. Ihr könnt Aufgaben intern angehen, mit eurem bestehenden Partner umsetzen oder uns damit beauftragen. Wir besprechen die Zuständigkeiten mit dir. ### Schaut ihr auch auf Systeme ausserhalb von Microsoft 365? Ja. Abhängigkeiten zu Azure, lokalen Systemen und Fachanwendungen gehören ins Gesamtbild. Den konkreten Prüfumfang vereinbaren wir vorab. Bei Spezialanwendungen beziehen wir die zuständigen Anbieter ein. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Weitere Leistung: azure-cloud-infrastruktur](https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) - [Lösung: processio](https://cloud-solution.ch/loesungen/processio) - [Beitrag: azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu](https://cloud-solution.ch/blog/azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=standortanalyse-transformation) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/standortanalyse-transformation) # Microsoft 365 einrichten und betreiben > Wir richten eure Microsoft-365-Umgebung ein, begleiten Migrationen und betreuen den laufenden Betrieb. Du entscheidest, ob wir die Betreuung übernehmen oder eure interne IT bei vereinbarten Aufgaben ergänzen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform Topics: Entra ID, Intune, SharePoint, Teams, Exchange Online, OneDrive ## Ein Arbeitsplatz, der euer Team weiterbringt. Wir betreuen Microsoft 365 passend zu eurer Organisation. Ohne eigene IT-Abteilung erhältst du eine Ansprechperson für die vereinbarten Dienste und den Support. Mit interner IT übernehmen wir gezielt Aufgaben oder unterstützen bei Veränderungen und Engpässen. Vor dem Start halten wir Umfang, Zuständigkeiten, Kontaktwege und Erreichbarkeit fest. Auch eine bestehende Umgebung können wir in die Betreuung übernehmen. Ein neues Teammitglied braucht Zugänge, ein gemeinsames Postfach fehlt oder Outlook funktioniert plötzlich nicht mehr. Solche Aufgaben dürfen nicht davon abhängen, wer gerade Zeit hat. Wir klären, wer sich darum kümmert, wie ihr Unterstützung erreicht und welche Arbeiten regelmässig erledigt werden. ## Passt das zu euch? ### Ihr braucht eine IT-Ansprechperson Die Geschäftsleitung oder einzelne Mitarbeitende kümmern sich nebenbei um Microsoft 365. Wir übernehmen die vereinbarten Administrations- und Supportaufgaben und schaffen klare Kontaktwege. ### Eure interne IT braucht Verstärkung Im Alltag fehlen Kapazität oder Spezialwissen für einzelne Themen. Wir ergänzen euer Team, beispielsweise bei der Microsoft-365-Administration, Geräteverwaltung oder einer anstehenden Migration. ### Der Wechsel soll im Alltag funktionieren Dateien, E-Mail oder Telefonie ziehen in die Cloud. Ihr braucht eine abgestimmte Reihenfolge, einen getesteten Wechsel und Unterstützung für die Menschen im Team. ## Konkrete Leistungen Microsoft 365 einführen und betreuen – als eure IT-Ansprechperson oder an der Seite eures Teams. - Ein Betriebs- und Supportkonzept mit betreuten Diensten, Aufgabenverteilung, Kontaktwegen und vereinbarter Erreichbarkeit - Identitäten, Rollen und Zugänge mit Entra ID sowie klare Abläufe für Eintritte, Wechsel und Austritte - Exchange Online, Teams, SharePoint und OneDrive passend zu eurer E-Mail-Nutzung, Ablage und Zusammenarbeit - Migration von Daten und Diensten sowie Geräteverwaltung mit Intune im vereinbarten Projektumfang - Laufende Administration: Konten und Lizenzen pflegen, Postfächer und Gruppen anpassen sowie abgestimmte Konfigurationen nachführen - Bearbeitung von Supportanfragen, Abstimmung mit beteiligten Anbietern und Dokumentation wiederkehrender Probleme Leistungsumfang: Projekt und Betrieb nach Vereinbarung Werkzeuge: Entra ID, Intune, SharePoint, Teams, Exchange Online, OneDrive ## Unser Vorgehen ### 1. Aufgaben und Betreuung klären Wir erfassen eure Umgebung, offene Aufgaben und bestehende Partner. Gemeinsam legen wir fest, welche Dienste wir betreuen und was bei eurer internen IT bleibt. ### 2. Einrichten oder übernehmen Wir prüfen Zugänge und Dokumentation, setzen vereinbarte Anpassungen um und planen bei Bedarf die Migration. Änderungen und mögliche Unterbrüche stimmen wir mit euch ab. ### 3. Menschen und Support verbinden Euer Team erfährt, wie es die Umgebung nutzt und Unterstützung anfragt. Für Störungen halten wir fest, wie Auswirkungen eingeschätzt, nächste Schritte abgestimmt und Rückmeldungen gegeben werden. ### 4. Betreuen und weiterentwickeln Wir bearbeiten die vereinbarten Betriebsaufgaben und Supportfälle. Wiederkehrende Probleme, neue Anforderungen und notwendige Anpassungen besprechen wir mit den Verantwortlichen. ## Betreuung, die zu eurer Organisation passt. Du musst dich nicht zwischen interner IT und einem externen Partner entscheiden. Wir können die Betreuung der vereinbarten Microsoft-365-Dienste übernehmen oder klar abgegrenzte Aufgaben ergänzen. Entscheidend ist, dass Zuständigkeiten und Zugänge zusammenpassen und euer Team weiss, wie es Hilfe bekommt. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Einheitliche Abläufe für Zugänge und Geräte - Eine abgestimmte Ablage und Zusammenarbeit in Teams - Klare Ansprechpersonen für Betrieb und Support - Eine dokumentierte Umgebung, die sich weiterentwickeln lässt ## Häufige Fragen ### Übernehmt ihr auch eine bestehende Microsoft-365-Umgebung? Ja. Wir verschaffen uns zuerst ein Bild von Konfiguration, Dokumentation und offenen Aufgaben. Danach vereinbaren wir notwendige Anpassungen und den Übergang in die Betreuung. Eine Migration ist dafür nicht zwingend nötig. ### Könnt ihr die Betreuung ganz übernehmen oder unsere interne IT ergänzen? Beides ist möglich. Wir können die Administration und Unterstützung für die vereinbarten Microsoft-365-Dienste übernehmen. Mit eurer internen IT teilen wir Aufgaben gezielt auf. Beispielsweise betreut ihr Fachanwendungen selbst, während wir Konten, Zusammenarbeit oder Geräteverwaltung übernehmen. ### Welche Aufgaben erledigt ihr im laufenden Betrieb? Typische Aufgaben sind Konten und Lizenzen verwalten, Ein- und Austritte begleiten, gemeinsame Postfächer und Teams anpassen, Zugriffsfragen bearbeiten und Konfigurationen dokumentieren. Geräteverwaltung, wiederkehrende Konfigurationsprüfungen und weitere Aufgaben nehmen wir nach Vereinbarung dazu. Der Betreuungsumfang wird vor dem Start festgehalten. ### Wie läuft eine Supportanfrage ab? Ihr meldet das Problem über den vereinbarten Kontaktweg. Wir klären, wer betroffen ist und wie stark die Arbeit eingeschränkt ist, und stimmen die nächsten Schritte ab. Bei Bedarf beziehen wir eure interne IT oder den zuständigen Anbieter ein. Bearbeitung, Rückmeldung und Abschluss folgen dem vereinbarten Supportablauf. ### Wann ist der Support erreichbar? Erreichbarkeit, Prioritäten, Eskalationswege und allfällige Reaktionszeiten stimmen wir auf euren Betrieb ab und halten sie in der Vereinbarung fest. So weiss euer Team vorab, wie es Unterstützung anfragt und was bei dringenden Fällen gilt. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: backup-wiederherstellung](https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) - [Weitere Leistung: intune-geraeteverwaltung](https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung) - [Weitere Leistung: teams-telefonie](https://cloud-solution.ch/services/teams-telefonie) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Weitere Leistung: smart-working-schulungen](https://cloud-solution.ch/services/smart-working-schulungen) - [Weitere Leistung: azure-cloud-infrastruktur](https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) - [Lösung: workspace-manager](https://cloud-solution.ch/loesungen/workspace-manager) - [Lösung: ein-austritts-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow) - [Lösung: contactsync](https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync) - [Beitrag: intune-neue-geraete-bereitstellung](https://cloud-solution.ch/blog/intune-neue-geraete-bereitstellung) - [Beitrag: azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu](https://cloud-solution.ch/blog/azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu) - [Beitrag: sharepoint-copilot-wissensmanagement](https://cloud-solution.ch/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=modern-work-plattform) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) # Intune und Geräteverwaltung für KMU > Wir richten Microsoft Intune für eure Geräteverwaltung (MDM) ein oder verbessern die bestehende Umgebung. Arbeitsgeräte erhalten passende Einstellungen und Anwendungen – mit klaren Abläufen für neue Geräte, Wechsel und Austritte. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung Topics: Microsoft Intune, Microsoft Entra ID, Windows Autopilot, Conditional Access ## Eure Geräte. Zentral und klar verwaltet. Ein neuer Laptop, ein verlorenes Smartphone oder eine Anwendung, die überall anders eingerichtet ist: Geräteverwaltung zeigt sich im Alltag. Wir legen mit euch fest, welche Geräte und Apps ihr verwalten wollt und welche Regeln dafür sinnvoll sind. Danach setzen wir die vereinbarte Umgebung um, testen sie mit einer Pilotgruppe und dokumentieren die laufenden Aufgaben. Das geht auch als eigenständiges Intune-Projekt, ohne eure gesamte Microsoft-365-Umgebung umzustellen. Geräte werden einzeln eingerichtet, Updates unterschiedlich gepflegt und Zuständigkeiten bleiben in den Köpfen weniger Personen. Bestehende Intune-Umgebungen können ebenfalls unübersichtlich werden: mit alten Richtlinien, widersprüchlichen Zuweisungen und Ausnahmen, die niemand mehr erklären kann. Wir bringen Struktur in die Verwaltung und klären, was bei euch zum Standard gehört. ## Passt das zu euch? ### Neue Geräte kosten zu viel Handarbeit Bei jedem Eintritt oder Gerätewechsel beginnen dieselben Einrichtungsschritte von vorn. Wir definieren passende Gerätegruppen, Einstellungen und Anwendungen und prüfen, wo sich die Bereitstellung automatisieren lässt. ### Intune ist vorhanden, aber unübersichtlich Richtlinien überschneiden sich, Anwendungen fehlen oder Gerätemeldungen sind schwer einzuordnen. Wir prüfen eure Konfiguration und räumen die vereinbarten Bereiche mit nachvollziehbaren Zuweisungen auf. ### Firmen- und Privatgeräte brauchen klare Regeln Euer Team arbeitet mit unterschiedlichen Geräten. Wir klären, wann ihr ein ganzes Gerät verwalten wollt und wann der Schutz unterstützter Arbeits-Apps genügt. Die Möglichkeiten hängen von Plattform, Anwendung und Lizenz ab. ## Konkrete Leistungen Arbeitsgeräte einrichten, Anwendungen verteilen und Standards im Blick behalten. - Bestandsaufnahme der vereinbarten Geräte, Plattformen, Lizenzen und bisherigen Verwaltungswege - Eingerichtete oder bereinigte Intune-Struktur mit Gerätegruppen, Konfigurationsprofilen und klaren Zuweisungen - Vereinbarte Anwendungen, Bereitstellungswege und Update-Regeln für die ausgewählten Plattformen - Gerätekonformitätsregeln und bei Bedarf die abgestimmte Einbindung in Conditional Access - Getestete Abläufe für Registrierung, Gerätewechsel und Rückgabe sowie bei passenden Voraussetzungen Windows Autopilot - Dokumentation der Konfiguration, Ausnahmen und Zuständigkeiten sowie Einführung für euer IT-Team Leistungsumfang: Umfang nach Plattformen und Ausgangslage Werkzeuge: Microsoft Intune, Microsoft Entra ID, Windows Autopilot, Conditional Access ## Unser Vorgehen ### 1. Ausgangslage klären Wir erfassen Geräte, Anwendungen und Arbeitsweisen. Gemeinsam grenzen wir ab, was verwaltet werden soll und welche bestehenden Abläufe berücksichtigt werden müssen. ### 2. Standards festlegen Wir definieren Richtlinien, App-Verteilung und Verantwortlichkeiten. Firmen- und Privatgeräte erhalten Regeln, die zu ihrer Nutzung passen. ### 3. Mit einer Pilotgruppe testen Wir prüfen Anmeldung, Anwendungen und Richtlinien mit ausgewählten Geräten. Auswirkungen, Ausnahmen und mögliche Rücknahmen werden vor dem breiteren Einsatz geklärt. ### 4. Ausrollen und übergeben Wir führen die vereinbarte Konfiguration schrittweise ein, dokumentieren sie und zeigen eurem IT-Team die laufenden Aufgaben. Weitere Betreuung legen wir gemeinsam fest. ## Ein neues Setup oder gezielt Ordnung schaffen? Wenn Intune bereits läuft, muss daraus kein Migrationsprojekt werden. Wir können beispielsweise nur App-Verteilung, Update-Regeln oder Gerätebereitstellung verbessern. Bei einer Neueinführung legen wir zuerst Plattformen, Gerätebesitz und Zuständigkeiten fest. Daraus ergibt sich, welche Verwaltung ihr tatsächlich braucht. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Weniger manuelle Einrichtung bei wiederkehrenden Gerätewechseln - Nachvollziehbare Standards für Einstellungen und Anwendungen - Übersicht über verwaltete Geräte und Abweichungen von euren Regeln - Klare Abläufe und Zuständigkeiten über den Gerätelebenszyklus ## Häufige Fragen ### Können wir euch nur für Intune beauftragen? Ja. Wir können Intune als eigenständiges Projekt einführen oder einzelne Bereiche eurer bestehenden Verwaltung verbessern. Eine vollständige Microsoft-365-Migration ist dafür keine Voraussetzung. Benötigte Lizenzen und technische Abhängigkeiten prüfen wir zu Beginn. ### Was ist der Unterschied zwischen MDM und MAM? Mit Mobile Device Management (MDM) verwaltet ihr das Gerät und seine Einstellungen. Mobile Application Management (MAM) setzt bei unterstützten Arbeits-Apps und deren Geschäftsdaten an. Welche Variante oder Kombination passt, hängt unter anderem vom Gerätebesitz und der Nutzung ab. ### Welche Geräte können wir einbeziehen? Wir klären das anhand eures Bestands, beispielsweise für Windows, macOS, iOS, iPadOS oder Android. Registrierung, App-Verteilung und Richtlinien unterscheiden sich je nach Plattform und Version. Wir legen den konkreten Funktionsumfang deshalb für eure Geräte fest. ### Können neue Windows-Geräte automatisch eingerichtet werden? Wir prüfen, ob Windows Autopilot zu euren Geräten, Lizenzen und Beschaffungsabläufen passt. Wenn die Voraussetzungen stimmen, richten wir die vereinbarte Bereitstellung ein und testen sie mit euren Anwendungen. Welche Schritte automatisch laufen und welche beim Team bleiben, wird dabei konkret festgelegt. ### Deckt Intune auch die Erkennung von Angriffen ab? Intune unterstützt die Verwaltung und Konfiguration eurer Geräte. Endpoint Detection and Response (EDR) ergänzt das um Angriffserkennung und Reaktionsmöglichkeiten. Wir stimmen beides aufeinander ab. Für die Einrichtung von EDR und den Schutz von Identitäten gibt es unsere Leistung Identitäts- und Endpunktschutz. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: backup-wiederherstellung](https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Weitere Leistung: identitaets-endpunktschutz](https://cloud-solution.ch/services/identitaets-endpunktschutz) - [Lösung: ein-austritts-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow) - [Beitrag: intune-neue-geraete-bereitstellung](https://cloud-solution.ch/blog/intune-neue-geraete-bereitstellung) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=intune-geraeteverwaltung) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung) # Teams-Telefonie für KMU einrichten und betreuen > Wir führen eure Geschäftstelefonie in Microsoft Teams zusammen. Gemeinsam planen wir Rufnummern, Anrufverteilung und den Wechsel – vom ersten Test bis zur Einführung im Team und der vereinbarten Betreuung. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/teams-telefonie Topics: Microsoft Teams Phone, Swisscom, sipcall, Operator Connect, Direct Routing, Auto Attendants & Call Queues ## Eure Geschäftsnummer. Direkt in Teams. Kunden rufen eure Hauptnummer an. Der Empfang vermittelt weiter, das Team arbeitet an mehreren Orten und bei Abwesenheiten soll klar sein, wo ein Anruf ankommt. Wir richten Teams-Telefonie an diesen Abläufen aus. Dafür arbeiten wir primär mit Swisscom und sipcall und sind bei beiden zertifizierter Partner. Bei der Anbieterwahl bleiben wir unabhängig: Eure Anforderungen, bestehenden Verträge und die passende Anbindung bestimmen die Lösung. Teams Phone kann als eigenständiges Projekt eingeführt werden. Die Telefonanlage kommt in die Jahre, Umleitungen werden von Hand gepflegt und niemand kennt alle Sonderfälle. Vor einer Umstellung muss klar sein, welche Nummern, Anschlüsse und Abläufe weiterhin gebraucht werden. Wir schauen deshalb zuerst auf eure Erreichbarkeit und danach auf die technische Umsetzung. ## Passt das zu euch? ### Die Telefonanlage soll ersetzt werden Ein Vertrag läuft aus, ein Standort verändert sich oder die bisherige Anlage passt nicht mehr. Wir erfassen Rufnummern und Anforderungen und planen, wie die Telefonie in Teams überführt werden kann. ### Anrufe sollen beim richtigen Team ankommen Hauptnummer, Empfang, Verkauf oder Support brauchen klare Regeln. Wir stimmen Ansagen, Geschäftszeiten, Anrufgruppen und Vertretungen mit den zuständigen Personen ab. ### Euer Team arbeitet an mehreren Orten Büro, Homeoffice und unterwegs gehören zum Alltag. Wir prüfen passende Endgeräte und die Nutzung der Geschäftsnummer in Teams, damit die Erreichbarkeit zu euren Arbeitsweisen passt. ## Konkrete Leistungen Telefonanlage ablösen, Anrufe verteilen und Erreichbarkeit organisieren. - Bestandsaufnahme von Rufnummern, Verträgen, Geräten und benötigten Telefoniefunktionen - Abgestimmtes Konzept für Telefonnetzanbindung, Lizenzen und die mögliche Übernahme bestehender Rufnummern - Eingerichtete Anrufabläufe mit Ansagen, Geschäftszeiten, Warteschlangen, Weiterleitungen und Stellvertretungen im vereinbarten Umfang - Prüfung der Netzwerk- und Geräteanforderungen sowie der Notrufkonfiguration passend zu Standorten und Anbieter - Ein getesteter Umstellungsplan mit Anrufprüfungen, zuständigen Ansprechpersonen und vereinbartem Vorgehen bei Störungen - Einführung für euer Team und Dokumentation der Konfiguration, Administration und vereinbarten Betreuung Leistungsumfang: Umfang und Wechseltermin nach Telefonieumgebung und Anbieter Werkzeuge: Microsoft Teams Phone, Swisscom, sipcall, Operator Connect, Direct Routing, Auto Attendants & Call Queues ## Unser Vorgehen ### 1. Telefonie aufnehmen Wir erfassen, welche Nummern ihr nutzt, wie Anrufe verteilt werden und welche Anschlüsse oder Sondergeräte berücksichtigt werden müssen. Empfang und häufig telefonierende Mitarbeitende beziehen wir ein. ### 2. Anbindung und Anrufregeln planen Wir wählen die passende Anbindung ans Telefonnetz und klären Lizenzen sowie Providerleistungen. Geschäftszeiten, Vertretungen und das Verhalten bei unbeantworteten Anrufen werden gemeinsam festgelegt. ### 3. Einrichten und testen Wir konfigurieren die vereinbarten Funktionen und prüfen typische Anrufe: von aussen, nach aussen, an die Zentrale und bei Abwesenheit. Rückmeldungen aus der Pilotgruppe fliessen in die Einrichtung ein. ### 4. Umstellen und begleiten Wir koordinieren den Wechsel mit euch und dem Anbieter. Euer Team übt die wichtigsten Funktionen. Danach übernehmen wir die vereinbarte Betreuung oder übergeben die Administration dokumentiert an eure IT. ## Der Anrufablauf entscheidet über die Einrichtung. Eine Hauptnummer mit Empfang braucht andere Regeln als persönliche Durchwahlen. Wir klären auch Sonderfälle wie Türsprechstellen, bestehende Tischtelefone und den Umgang mit Störungen. Daraus ergeben sich die passende Anbindung, Lizenzen und Geräte. Der Wechseltermin wird mit den beteiligten Anbietern abgestimmt. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Geschäftstelefonie in der Arbeitsumgebung, die euer Team bereits nutzt - Nachvollziehbare Anrufwege für Hauptnummern, Teams und persönliche Durchwahlen - Ein abgestimmter Wechsel mit getesteten Abläufen und klaren Zuständigkeiten - Dokumentierte Einstellungen für spätere Anpassungen und den Betrieb ## Häufige Fragen ### Was ist der Unterschied zwischen Teams-Anrufen und Teams-Telefonie? Für Gespräche zwischen Teams-Nutzenden reicht die passende Teams-Nutzung. Wenn ihr über Geschäftsnummern Anrufe aus dem öffentlichen Telefonnetz empfangen und dorthin telefonieren wollt, braucht es Teams Phone und eine passende Telefonnetzanbindung. Wir prüfen dafür eure vorhandenen Lizenzen und den Telefonieanbieter. ### Mit welchen Telefonieanbietern arbeitet ihr? Wir arbeiten primär mit Swisscom und sipcall und sind bei beiden zertifizierter Partner. Die Anbieterwahl bleibt offen: Wir berücksichtigen eure bestehenden Verträge, gewünschten Funktionen und technischen Voraussetzungen. Wenn ein anderer Anbieter besser passt, prüfen wir dessen Teams-Anbindung und koordinieren die Umsetzung mit ihm. ### Können wir unsere bestehenden Rufnummern behalten? Wir prüfen mit den beteiligten Anbietern, welche Rufnummern übernommen werden können und welche Vertrags- oder Portierungsschritte nötig sind. Daraus entsteht der Wechselplan. Einen Portierungstermin legen wir erst fest, wenn die Voraussetzungen und Zuständigkeiten geklärt sind. ### Welche Lizenzen und welche Anbindung brauchen wir? Das hängt von euren Nutzenden, Anruffunktionen, Standorten und dem Anbieter ab. Zur Teams-Nutzung kommen passende Teams-Phone-Lizenzen und eine Telefonnetzanbindung, etwa über Operator Connect, Direct Routing oder einen verfügbaren Microsoft-Anrufplan. Für gemeinsame Nummern und bestimmte Funktionen berücksichtigen wir zusätzliche Lizenzanforderungen. Die benötigten Leistungen und Kosten klären wir vor der Einführung. ### Können Empfang, Warteschlangen und Stellvertretungen abgebildet werden? Ja. Wir planen gemeinsam, wie Anrufe an die Hauptnummer oder einzelne Teams verteilt werden. Dazu können Ansagen, Geschäftszeiten, Warteschlangen und Vertretungen gehören. Welche Funktionen ihr braucht und wie sie lizenziert werden, hängt vom konkreten Ablauf ab. ### Müssen wir alle Tischtelefone und Spezialanschlüsse ersetzen? Wir prüfen zuerst vorhandene Geräte und Anschlüsse. Unterstützte Tischtelefone können je nach Modell und Anbindung weiterverwendet werden. Türsprechstellen, Alarmanschlüsse und andere Spezialfälle betrachten wir einzeln mit dem jeweiligen Anbieter. Ob Übernahme, separate Anbindung oder Ersatz sinnvoll ist, wird vor der Umstellung geklärt. ### Können wir nur die Telefonie mit euch umsetzen? Ja. Wir können Teams-Telefonie als eigenständiges Projekt umsetzen und mit eurer internen IT sowie bestehenden Partnern zusammenarbeiten. Eine vollständige Übernahme eurer IT ist dafür nicht nötig. Administration, Support und Änderungen im laufenden Betrieb vereinbaren wir passend zu eurer Organisation. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: intune-geraeteverwaltung](https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung) - [Weitere Leistung: smart-working-schulungen](https://cloud-solution.ch/services/smart-working-schulungen) - [Lösung: contactsync](https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=teams-telefonie) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/teams-telefonie) # Workshops für Microsoft 365 und Copilot > Microsoft 365 besser nutzen, mit Copilot arbeiten oder AI Champions aufbauen: Wir gestalten Workshops für eure Aufgaben und Vorkenntnisse. Dein Team übt selbst und nimmt konkrete Arbeitsweisen mit. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/smart-working-schulungen Topics: Microsoft Teams, Copilot, SharePoint, OneDrive, Outlook ## Aus neuen Werkzeugen wird Können im Team. Eine gute Schulung beginnt bei einer Aufgabe, die jemand morgen wieder erledigen muss. Du kannst einen Microsoft-365-Workshop, einen Copilot-Kurs oder ein AI-Champions-Programm wählen. Wir stimmen die Inhalte auf euer Team ab. Dafür braucht es kein Einführungsprojekt mit uns; ein Microsoft-365-Workshop ist auch ohne Copilot sinnvoll. Ein neues Werkzeug ist schnell freigeschaltet. Damit es im Alltag hilft, braucht dein Team passende Beispiele, Zeit zum Ausprobieren und jemanden für die Fragen danach. ## Passt das zu euch? ### Microsoft 365 im Alltag nutzen Wo gehört eine Datei hin, wie teilt ihr sie und wann passt Teams statt E-Mail? Wir üben mit Teams, SharePoint, OneDrive und Outlook an eurer Ablage, Besprechungen und Kommunikation. ### Mit Copilot an eigenen Aufgaben arbeiten Dein Team lernt, Aufgaben und Kontext verständlich zu beschreiben, Anweisungen zu verbessern und Antworten zu prüfen. Welche Daten sich für eine Übung eignen, klären wir gemeinsam. ### AI Champions im Team aufbauen Interne Ansprechpersonen sollen Kolleginnen und Kollegen bei der KI-Nutzung begleiten. Wir verbinden praktische Übungen mit Erfahrungsaustausch und zeigen, wie sie Anwendungsfälle, Fragen und Grenzen einordnen. ## Konkrete Leistungen Microsoft 365 und Copilot im Alltag anwenden. Wissen im Team weitergeben. - Ein Workshop-Programm mit Lernzielen für eure Rollen und Vorkenntnisse - Praktische Übungen zu Microsoft 365 oder Copilot mit passenden Beispieldaten - Anleitungen und vereinbarte Arbeitsweisen zum Nachschlagen - Auf Wunsch ein AI-Champions-Programm mit Übungen und Austausch für interne Ansprechpersonen - Eine Auswertung offener Fragen und die vereinbarte Nachbetreuung Leistungsumfang: Format nach Zielgruppe und Aufgaben Werkzeuge: Microsoft Teams, Copilot, SharePoint, OneDrive, Outlook ## Unser Vorgehen ### 1. Aufgaben verstehen Wir klären, womit die Teilnehmenden arbeiten, was sie bereits können und welche Aufgaben sie nach dem Workshop selbst erledigen sollen. ### 2. Übungen vorbereiten Wir stimmen Inhalte, Gruppengrösse und Übungen auf eure Ziele ab. Benötigte Zugänge und der Umgang mit eigenen oder anonymisierten Beispieldaten werden vorab geklärt. ### 3. Gemeinsam üben Die Teilnehmenden arbeiten selbst: etwa Dokumente gemeinsam bearbeiten, eine Besprechung organisieren oder eine Aufgabe mit Copilot lösen und das Ergebnis prüfen. ### 4. Im Alltag dranbleiben Wir sammeln Rückfragen und besprechen, was funktioniert und wo weitere Unterstützung nötig ist. ## Das Lernziel bestimmt den Workshop. Für eine bessere Dateiablage braucht dein Team andere Übungen als für Copilot. Wir wählen einen passenden Schwerpunkt und trennen Grundlagen von Vertiefung, wenn die Vorkenntnisse weit auseinanderliegen. AI Champions ergänzen das Lernen im Team dort, wo ihr interne Unterstützung aufbauen möchtet. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Mitarbeitende können die geübten Aufgaben selbst weiterführen - Gemeinsame Arbeitsweisen für Dateien, Kommunikation und Zusammenarbeit - Copilot-Nutzende lernen, passende Aufgaben zu wählen und Ergebnisse zu prüfen - AI Champions können Fragen sammeln und Kolleginnen und Kollegen beim Lernen unterstützen ## Häufige Fragen ### Können wir einen Microsoft-365-Workshop ohne Copilot buchen? Ja. Ein Workshop kann sich ganz auf Teams, SharePoint, OneDrive oder Outlook konzentrieren: Dateien ablegen und teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Besprechungen organisieren oder E-Mails bearbeiten. Ein Copilot-Kurs oder ein Einführungsprojekt mit uns ist dafür keine Voraussetzung. ### Was macht ein AI Champion nach der Schulung? AI Champions sammeln geeignete Anwendungsfälle, helfen Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg und bringen Fragen oder Grenzen in den gemeinsamen Austausch. Die Rolle und die dafür verfügbare Zeit legen wir mit euch fest. ### Passt ein Workshop auch bei unterschiedlichen Vorkenntnissen? Wir klären vorab Rollen und Erfahrung und stimmen die Übungen darauf ab. Falls nötig, planen wir getrennte Grundlagen- und Vertiefungsgruppen. Geeignete Beispiele aus eurem Alltag helfen beiden Gruppen; Zugänge und die Freigabe eigener Übungsdaten klären wir bei der Vorbereitung. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: ki-copilot](https://cloud-solution.ch/services/ki-copilot) - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: prozessautomatisierung](https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung) - [Lösung: protokoll-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/protokoll-flow) - [Lösung: processio](https://cloud-solution.ch/loesungen/processio) - [Beitrag: meeting-nachbereitung-copilot-teams](https://cloud-solution.ch/blog/meeting-nachbereitung-copilot-teams) - [Beitrag: microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns](https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=smart-working-schulungen) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/smart-working-schulungen) # Wiederkehrende Arbeit automatisieren > Wir bilden wiederkehrende Arbeit mit Power Automate und Power Apps ab. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte automatisch laufen und wo Menschen prüfen oder entscheiden. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung Topics: Power Automate, Power Apps, SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse ## Wiederkehrende Arbeit. Ein klarer Ablauf. Ein Antrag kommt an, jemand prüft ihn, Daten werden übertragen und das Team wartet auf eine Rückmeldung. Wir machen aus solchen Abläufen einen nachvollziehbaren Prozess mit Formularen, automatischen Schritten und klaren Freigaben. So bleibt weniger Arbeit zwischen Postfächern liegen. Eine Anfrage wandert durch mehrere Postfächer, Angaben werden erneut erfasst und jemand muss dem nächsten Schritt nachgehen. Wir schauen uns den Ablauf an und vereinfachen ihn mit euch. ## Passt das zu euch? ### Die gleichen Angaben werden mehrfach erfasst Informationen wandern von E-Mails in Listen und weiter in Fachanwendungen. Wir klären, wo sich Daten übernehmen lassen und wer ihre Qualität prüft. ### Freigaben bleiben irgendwo liegen Bei Beschaffung, Spesen oder Abwesenheiten ist der nächste Schritt nicht sichtbar. Ein gemeinsamer Status zeigt, wer gerade handeln muss. ### Excel ist zur kleinen Fachanwendung geworden Mehrere Personen pflegen dieselbe Liste, Versionen laufen auseinander und Regeln stecken in einzelnen Köpfen. Wir prüfen, ob eine gemeinsame App den Ablauf vereinfacht. ## Konkrete Leistungen Anträge, Freigaben und Dokumente nach einem definierten Ablauf. - Beschreibung des ausgewählten Prozesses und seiner Ausnahmen - Power-Automate-Flows für die vereinbarten Schritte - Bei Bedarf Formulare oder Oberflächen mit Power Apps - Tests mit Beispielen aus eurem Betrieb - Dokumentation, Einführung und Vereinbarung zur Betreuung Leistungsumfang: Umfang nach Prozess und Schnittstellen Werkzeuge: Power Automate, Power Apps, SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse ## Unser Vorgehen ### 1. Prozess aufnehmen Wir gehen einen konkreten Ablauf mit den Beteiligten durch: Auslöser, Daten, Entscheidungen und wiederkehrende Probleme. ### 2. Ablauf festlegen Wir definieren automatische Schritte, Freigaben, Schnittstellen und den Umgang mit Fehlern. ### 3. Bauen und testen Wir setzen den Ablauf um und prüfen ihn gemeinsam mit den Verantwortlichen an normalen Fällen und Ausnahmen. ### 4. Einführen und betreuen Wir schulen die zuständigen Personen und klären, wer den Ablauf überwacht und spätere Änderungen übernimmt. ## Zuerst den Ablauf klären, dann automatisieren. Wenn ein Prozess klare Regeln hat, ist ein normaler Workflow oft der beste Einstieg. KI ergänzen wir dort, wo Inhalte verstanden oder Entwürfe vorbereitet werden müssen. Ausnahmen und Freigaben planen wir von Anfang an mit. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Weniger wiederholtes Erfassen und Weiterleiten - Ein nachvollziehbarer Status für laufende Vorgänge - Definierte Zuständigkeiten bei Freigaben und Fehlern - Eine Grundlage, um Aufwand vor und nach der Einführung zu vergleichen ## Häufige Fragen ### Welcher Prozess eignet sich für den Einstieg? Ein regelmässiger Ablauf mit einem klaren Auslöser, überschaubaren Beteiligten und erkennbarer Handarbeit. Beispiele sind Freigaben, Ein- und Austritte oder das Übertragen von Angaben. Wir beziehen auch die häufigen Ausnahmen ein. ### Könnt ihr unser ERP oder andere Fachanwendungen anbinden? Das hängt von den verfügbaren Schnittstellen, Zugriffsrechten und Bedingungen des Anbieters ab. Wir prüfen die Anbindung vor der Umsetzung und beziehen euren Anwendungspartner ein. Daraus ergeben sich auch mögliche Zusatzkosten. ### Wer kümmert sich darum, wenn ein Ablauf stoppt? Wir legen Meldungen, Zuständigkeiten und den Umgang mit fehlgeschlagenen Schritten fest. Vor der Übergabe ist klar, welche Aufgaben ihr intern übernehmen könnt und welche Betreuung wir vereinbart haben. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: ki-agenten-foundry](https://cloud-solution.ch/services/ki-agenten-foundry) - [Weitere Leistung: power-bi-datenanalyse](https://cloud-solution.ch/services/power-bi-datenanalyse) - [Weitere Leistung: standortanalyse-transformation](https://cloud-solution.ch/services/standortanalyse-transformation) - [Lösung: beschaffungs-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/beschaffungs-flow) - [Lösung: kreditoren-manager](https://cloud-solution.ch/loesungen/kreditoren-manager) - [Lösung: ein-austritts-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow) - [Lösung: contactsync](https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync) - [Beitrag: vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt](https://cloud-solution.ch/blog/vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt) - [Beitrag: langweilige-repetitive-arbeiten-automatisiere-sie-doch](https://cloud-solution.ch/blog/langweilige-repetitive-arbeiten-automatisiere-sie-doch) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=prozessautomatisierung) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung) # Microsoft 365 Tenant-Assessment und Härtung > Wir prüfen eure Microsoft-365-Umgebung, den sogenannten Tenant, und härten sie mit abgestimmten Schutzregeln. Du erhältst klare Befunde, priorisierte Massnahmen und dokumentierte Änderungen im vereinbarten Umfang. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit Topics: Microsoft Entra ID, Conditional Access, Microsoft Secure Score, Microsoft Defender for Office 365, Exchange Online, SharePoint, Microsoft Intune ## Microsoft 365 prüfen. Gezielt absichern. Ein Tenant-Assessment untersucht die Konfiguration eurer Microsoft-365-Umgebung. Wir betrachten die vereinbarten Dienste, Rollen und Datenzugriffe und ordnen Befunde nach Risiko und Auswirkung auf den Alltag. Die anschliessende Härtung richtet Schutzregeln gezielt ein. Wir stimmen Änderungen ab, testen sie und dokumentieren das Ergebnis. Eine E-Mail sieht aus wie eine Nachricht der Geschäftsleitung. Ein ehemaliger Gast hat noch Zugriff auf Dateien. Administratorrechte sind über die Jahre gewachsen. Wir prüfen die Schutzregeln hinter solchen Alltagssituationen und setzen die vereinbarten Verbesserungen um. ## Passt das zu euch? ### Ihr wollt wissen, wo ihr steht Welche Schutzfunktionen sind eingerichtet und wo bestehen Lücken? Das Tenant-Assessment prüft den vereinbarten Bereich und übersetzt Befunde in konkrete Prioritäten. ### Die Empfehlungen sollen umgesetzt werden Mehrfaktor-Anmeldung, Zugriffsregeln, Administratorrechte oder externe Freigaben brauchen klare Einstellungen. Wir härten die Umgebung schrittweise und prüfen, ob die Arbeit im Team weiterhin funktioniert. ### Ein Wechsel oder eine Prüfung steht an Ein Anbieterwechsel, ein Copilot-Projekt oder Kundenfragen machen die Konfiguration zum Thema. Wir dokumentieren den Ist-Zustand, offene Risiken und die vereinbarten nächsten Schritte. ## Konkrete Leistungen Befunde priorisieren, Schutzregeln umsetzen und Änderungen kontrollieren. - Ein abgestimmter Prüfumfang für Entra ID, Microsoft 365 und die relevanten Geräte- und Schutzrichtlinien - Ein Bericht mit nachvollziehbaren Befunden, Prioritäten, Aufwandsschätzung und Zuständigkeiten - Im vereinbarten Umfang: Mehrfaktor-Anmeldung, Conditional Access und administrative Rollen prüfen und härten - Externe Freigaben, Gastzugänge und App-Berechtigungen sowie E-Mail-Schutz gegen gefälschte Absender und Phishing passend zur Umgebung konfigurieren - Ein abgestimmter Rollout mit Tests, Notfallzugängen und einem Vorgehen zum Zurücknehmen von Änderungen - Dokumentation des erreichten Stands sowie vereinbarte Nachkontrollen Leistungsumfang: Assessment und Härtung im vereinbarten Umfang Werkzeuge: Microsoft Entra ID, Conditional Access, Microsoft Secure Score, Microsoft Defender for Office 365, Exchange Online, SharePoint, Microsoft Intune ## Unser Vorgehen ### 1. Prüfziel und Zugänge klären Wir vereinbaren Dienste, Prüftiefe und benötigte Leserechte. Bekannte Anforderungen, Ausnahmen und geschäftskritische Anwendungen werden festgehalten. ### 2. Konfiguration bewerten Wir prüfen Anmeldeschutz, privilegierte Konten, Freigaben und die vorhandenen Schutzfunktionen. Hinweise aus Microsoft Secure Score ordnen wir anhand eurer tatsächlichen Umgebung ein. ### 3. Härtung vorbereiten Wir priorisieren Änderungen mit euch und planen Tests, Pilotgruppen und Notfallzugänge. Neue Zugriffsregeln werden vor der breiten Aktivierung auf ihre Auswirkungen geprüft. ### 4. Umsetzen und nachprüfen Wir setzen die freigegebenen Änderungen um, kontrollieren ihre Wirkung und dokumentieren Ausnahmen. Weitere Überprüfungen und Betreuung vereinbaren wir passend zu eurem Betrieb. ## Härtung muss im Alltag funktionieren. Ein hoher Secure Score allein ist kein Sicherheitsnachweis. Wir beurteilen Empfehlungen anhand eurer Risiken, Lizenzen und Arbeitsweisen. Ein Konfigurationsassessment, die Umsetzung von Schutzregeln und die laufende Erkennung von Angriffen sind unterschiedliche Aufgaben. Den benötigten Umfang legen wir gemeinsam fest. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Konkrete Befunde und eine begründete Reihenfolge für Verbesserungen - Weniger unnötige Zugriffsrechte und nachvollziehbare Schutzregeln - Abgestimmte Änderungen mit Rücksicht auf den laufenden Betrieb - Ein dokumentierter Stand als Grundlage für spätere Prüfungen ## Häufige Fragen ### Was unterscheidet Tenant-Assessment und Tenant-Härtung? Das Assessment prüft die vereinbarten Konfigurationen und liefert Befunde mit Prioritäten. Die Härtung setzt ausgewählte Schutzmassnahmen um, etwa bei Anmeldung, Administratorrechten oder Freigaben. Du kannst mit einer Prüfung beginnen oder Prüfung und anschliessende Umsetzung gemeinsam vereinbaren. ### Ändert ihr während des Assessments bereits Einstellungen? Die Bestandsaufnahme beginnt mit den vereinbarten Leserechten. Änderungen planen und vereinbaren wir gesondert mit den Verantwortlichen. Bei der Härtung berücksichtigen wir Pilotgruppen, Notfallzugänge und Möglichkeiten, eine Änderung zurückzunehmen. ### Prüft ihr auch den Schutz vor gefälschten E-Mails und Phishing? Ja, wenn E-Mail-Sicherheit zum Prüfumfang gehört. Dazu zählen Absenderprüfungen für eure Domains mit SPF, DKIM und DMARC sowie vorhandene Schutzregeln gegen Spam und Phishing. Je nach Lizenz prüfen wir weitere Defender-Funktionen für Links und Anhänge. Wir beziehen legitime Versandsysteme wie Newsletter oder Fachanwendungen ein und klären den Umgang mit verdächtigen Nachrichten und Quarantäne. ### Welche Rolle spielt Microsoft Secure Score? Der Secure Score liefert Hinweise auf empfohlene Schutzmassnahmen. Wir nutzen ihn als eine Informationsquelle und prüfen die dahinterliegenden Einstellungen. Die Punktzahl allein beschreibt weder alle Risiken noch bestätigt sie, dass eure Umgebung sicher ist. ### Ist das ein Penetrationstest oder ein Zertifizierungsaudit? Wir prüfen Konfigurationen, Berechtigungen und Schutzmassnahmen im vereinbarten Umfang. Ein Penetrationstest oder eine formale Zertifizierung hat ein anderes Prüfziel. Wenn ihr bestimmte Nachweise benötigt, klären wir vorab, welche Prüfung dafür erforderlich ist. ### Übernehmt ihr auch die Betreuung nach der Härtung? Ja, im vereinbarten Umfang. Wir legen fest, welche Einstellungen und Änderungen wir wiederkehrend überprüfen. Für die Erkennung und Bearbeitung von Angriffen auf Konten und Geräte stimmen wir ergänzend den Identitäts- und Endpunktschutz sowie die Zuständigkeiten ab. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: backup-wiederherstellung](https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: intune-geraeteverwaltung](https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung) - [Weitere Leistung: identitaets-endpunktschutz](https://cloud-solution.ch/services/identitaets-endpunktschutz) - [Weitere Leistung: ki-copilot](https://cloud-solution.ch/services/ki-copilot) - [Lösung: ein-austritts-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow) - [Lösung: workspace-manager](https://cloud-solution.ch/loesungen/workspace-manager) - [Beitrag: secure-score-tenant-haertung](https://cloud-solution.ch/blog/secure-score-tenant-haertung) - [Beitrag: microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben](https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben) - [Beitrag: sharepoint-copilot-wissensmanagement](https://cloud-solution.ch/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement) - [Beitrag: microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns](https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=sicherheitscheck-audit) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) # Microsoft 365 Copilot einführen > Wir finden mit euch passende Aufgaben für Copilot, prüfen Datenzugriffe und begleiten die Einführung. Ein Pilot zeigt, wo das Team bessere Ergebnisse erzielt und was dafür noch fehlt. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/ki-copilot Topics: Microsoft 365 Copilot, Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint ## Copilot soll eure Arbeit erleichtern. Ganz konkret. Eine Besprechung nachbereiten, einen Entwurf überarbeiten oder verstreute Informationen zusammenführen: Wir starten dort, wo eure Mitarbeitenden bereits Arbeit erledigen. Mit einer ausgewählten Gruppe prüfen wir Voraussetzungen, Nutzen und den Aufwand für Kontrolle und Nacharbeit. Daraus entsteht ein begründeter Plan für die Einführung. Vertiefende Kurse und ein AI-Champions-Programm kannst du bei Bedarf ergänzen. Copilot ist verfügbar, aber der Nutzen für euren Betrieb noch unklar. Wir starten mit ausgewählten Aufgaben und prüfen gemeinsam, ob die Ergebnisse tatsächlich Arbeit erleichtern. ## Passt das zu euch? ### Du willst vor dem Ausbau Klarheit Copilot ist interessant, aber es fehlen passende Aufgaben und Erfahrungen aus eurem Betrieb. Ein abgegrenzter Pilot liefert eine Grundlage für die nächste Entscheidung. ### Erste Versuche liefern gemischte Ergebnisse Manche Antworten helfen, andere bleiben ungenau. Wir betrachten Aufgabe, Anleitung und Daten gemeinsam und üben, Ergebnisse sinnvoll zu beurteilen. ### Der Zugriff auf internes Wissen wirft Fragen auf Dokumente liegen in verschiedenen Ablagen und Berechtigungen sind gewachsen. Wir prüfen, welche Inhalte für die vorgesehenen Aufgaben nutzbar sein sollen. ## Konkrete Leistungen Voraussetzungen prüfen, im Pilot erproben, Einführung gezielt planen. - Prüfung von Datenzugriffen, Lizenzen und technischen Voraussetzungen - Ein Pilot mit vereinbarter Teilnehmergruppe und passenden Aufgaben - Einweisung und Unterstützung der Pilotgruppe bei den ausgewählten Aufgaben - Auswertung von Nutzung, Ergebnisqualität und Aufwand - Ein Plan für die weitere Einführung oder gezielte Anpassungen Leistungsumfang: Pilot und Begleitung nach Vereinbarung Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot, Teams, Word, Excel, Outlook, SharePoint ## Unser Vorgehen ### 1. Voraussetzungen prüfen Wir prüfen die vorgesehenen Datenquellen, Berechtigungen und Lizenzen und klären offene Fragen zur Nutzung. ### 2. Pilot vorbereiten Wir wählen mit euch Teilnehmende und Aufgaben aus und legen fest, woran ihr den Nutzen beurteilt. ### 3. Anwenden und prüfen Wir begleiten die Pilotgruppe bei den ausgewählten Aufgaben. Gemeinsam prüfen wir Ergebnisse und halten fest, wo Zugriffe, Daten oder Arbeitsweisen angepasst werden müssen. ### 4. Auswerten und weiterentwickeln Wir besprechen, was sich bewährt hat und was angepasst werden muss. Daraus entstehen die nächsten Schritte für Einführung, Schulung oder die Anbindung weiterer Wissensquellen und Systeme. ## Die passende Form von KI für die Aufgabe. Für persönliche Wissensarbeit ist Copilot ein naheliegender Einstieg. Fehlt Wissen aus einem Fachsystem, prüfen wir passende Copilot Connectors. Für zusätzliche Aktionen und wiederkehrende Aufgaben kommen Integrationen, Skills in einer unterstützten KI-Anwendung oder eigene Agenten infrage. Wir klären mit euch, was dafür nötig ist. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Erfahrung mit KI an euren tatsächlichen Aufgaben - Ein bewusster Umgang mit Quellen und fehlerhaften Antworten - Erkannte Hürden bei Datenzugriffen und Arbeitsweisen - Eine begründete Entscheidung über den nächsten Ausbau ## Häufige Fragen ### Brauchen alle Mitarbeitenden dieselbe Copilot-Lizenz? Die benötigte Lizenz hängt davon ab, welche Copilot-Funktionen jemand nutzt und auf welche Daten zugegriffen werden soll. Wir ordnen Aufgaben und vorhandene Abonnemente ein, bevor ihr Lizenzen für eine grössere Gruppe beschafft. ### Müssen wir vor einem Pilot alle Dokumente neu ordnen? Für den Pilot grenzen wir Aufgaben und Datenquellen ein. In diesem Bereich prüfen wir Zugriffsrechte, Inhalt und Aktualität. Was sich dabei zeigt, hilft euch, weitere Aufräumarbeiten gezielt zu priorisieren. ### Woran erkennen wir, ob die Einführung etwas bringt? Wir legen vorab fest, welche Aufgaben betrachtet werden, wie gute Ergebnisse aussehen und wie ihr Aufwand inklusive Prüfung vergleicht. Rückmeldungen aus der Anwendung zeigen, ob sich der Einsatz ausweiten lässt oder angepasst werden sollte. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: smart-working-schulungen](https://cloud-solution.ch/services/smart-working-schulungen) - [Weitere Leistung: ki-agenten-foundry](https://cloud-solution.ch/services/ki-agenten-foundry) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Lösung: protokoll-flow](https://cloud-solution.ch/loesungen/protokoll-flow) - [Lösung: hr-policy-agent](https://cloud-solution.ch/loesungen/hr-policy-agent) - [Lösung: it-support-agent](https://cloud-solution.ch/loesungen/it-support-agent) - [Beitrag: microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben](https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben) - [Beitrag: copilot-brand-kit-powerpoint-im-eigenen-corporate-design](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-brand-kit-powerpoint-im-eigenen-corporate-design) - [Beitrag: copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall) - [Beitrag: copilot-business-vs-enterprise](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-business-vs-enterprise) - [Beitrag: meeting-nachbereitung-copilot-teams](https://cloud-solution.ch/blog/meeting-nachbereitung-copilot-teams) - [Beitrag: copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=ki-copilot) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/ki-copilot) # Azure und Cloud-Infrastruktur > Wir planen und betreuen Azure für die Anwendungen und Verbindungen, die euer Betrieb braucht. Migration, Sicherheit, laufende Kosten und Verantwortlichkeiten gehören von Anfang an dazu. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur Topics: Microsoft Azure, Microsoft Entra, Azure Monitor, Azure Cost Management, Azure Backup ## Eine Cloud-Grundlage, die zu eurem Betrieb passt. Nicht jede Anwendung passt in einen normalen Microsoft-365-Arbeitsplatz. Ein bestehender Server, eine Fachanwendung oder eine eigene Lösung kann eine zusätzliche Cloud-Grundlage brauchen. Wir klären die Abhängigkeiten und richten Azure so ein, dass Betrieb und Weiterentwicklung nachvollziehbar bleiben. Ein Serverersatz steht an oder eure bestehende Azure-Umgebung ist gewachsen. Du brauchst Klarheit darüber, was wohin gehört, welche Verbindungen bestehen und wer die Umgebung laufend betreut. ## Passt das zu euch? ### Eine Fachanwendung braucht eine neue Grundlage Ein Server erreicht sein Lebensende oder ein Anbieterwechsel steht an. Ihr wollt wissen, ob eine Azure-Umgebung zu Anwendung und Betrieb passt. ### Azure wächst, der Überblick geht verloren Ressourcen, Zugänge und Kosten sind hinzugekommen. Wir ordnen die Umgebung und klären, was gebraucht wird und wer dafür verantwortlich ist. ### Standorte und Systeme müssen verbunden bleiben Ein Teil der Umgebung bleibt vor Ort, ein anderer zieht in die Cloud. Die Verbindungen und die jeweiligen Zuständigkeiten sollen dabei verständlich bleiben. ## Konkrete Leistungen Anwendungen, Zugänge und Betrieb zusammen planen. - Bestandsaufnahme der Anwendungen, Verbindungen und Betriebsanforderungen - Zielarchitektur mit Zugängen, Netzwerken und geeigneten Azure-Diensten - Geplante Einrichtung oder Migration mit Tests und Rückfallweg - Konzept für Überwachung, Datensicherung und Wiederherstellung passend zum Umfang - Kostenübersicht und dokumentierte Zuständigkeiten für den laufenden Betrieb Leistungsumfang: Umfang nach Anwendungen und Betriebsanforderungen Werkzeuge: Microsoft Azure, Microsoft Entra, Azure Monitor, Azure Cost Management, Azure Backup ## Unser Vorgehen ### 1. Anforderungen verstehen Wir betrachten Anwendungen, Daten, Verbindungen und den vorhandenen Betrieb. Mit euren Anwendungspartnern klären wir Voraussetzungen und Abhängigkeiten. ### 2. Grundlage planen Wir legen Aufbau, Zugriffe, Netzwerke und Betriebsaufgaben fest. Laufende Kosten und die Anforderungen an Verfügbarkeit und Wiederherstellung werden mitgeplant. ### 3. Einrichten und überführen Wir bauen die vereinbarte Umgebung auf und testen Anwendung und Verbindungen. Den Wechsel stimmen wir mit den betroffenen Personen und Partnern ab. ### 4. Betreuen und weiterentwickeln Überwachung, Kosten und Änderungen erhalten klare Zuständigkeiten. Wir übernehmen die vereinbarten Betriebsaufgaben oder übergeben sie dokumentiert an euer Team. ## Azure dort einsetzen, wo ihr es braucht. Für E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit ist Microsoft 365 häufig die passende Grundlage. Azure kommt ins Spiel, wenn Anwendungen, Daten oder Integrationen zusätzliche Infrastruktur brauchen. Diese Entscheidung treffen wir anhand eurer Anforderungen. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Eine Cloud-Architektur, die eure Anwendungen und Abhängigkeiten berücksichtigt - Ein geplanter Weg für die Migration bestehender Systeme - Nachvollziehbare laufende Kosten und Verantwortlichkeiten - Eine betreibbare Grundlage für weitere Anwendungen und KI-Lösungen ## Häufige Fragen ### Ist Azure dasselbe wie Microsoft 365? Microsoft 365 stellt Anwendungen für den Arbeitsalltag bereit, zum Beispiel Teams und SharePoint. Azure bietet Cloud-Dienste für eigene Anwendungen, Infrastruktur und Daten. Beides kann zusammenarbeiten. Was ihr benötigt, ergibt sich aus euren Aufgaben und vorhandenen Systemen. ### Müssen wir dafür alle Server in die Cloud verschieben? Nein. Wir prüfen für die jeweiligen Anwendungen, ob eine Cloud-Migration, eine Anpassung oder der bestehende Betrieb sinnvoll ist. Auch eine Verbindung von lokalen Systemen und Azure kann zur Zielarchitektur gehören. ### Wie bleiben die laufenden Azure-Kosten verständlich? Wir erfassen die geplanten Dienste und ihre Kostentreiber. Bei der Einrichtung legen wir eine passende Zuordnung sowie Budgets und Benachrichtigungen fest. Die vereinbarte Betreuung berücksichtigt anschliessend, wie sich Nutzung und Kosten entwickeln. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: backup-wiederherstellung](https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) - [Weitere Leistung: standortanalyse-transformation](https://cloud-solution.ch/services/standortanalyse-transformation) - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: ki-agenten-foundry](https://cloud-solution.ch/services/ki-agenten-foundry) - [Beitrag: azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu](https://cloud-solution.ch/blog/azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=azure-cloud-infrastruktur) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) # KI-Integrationen: Copilot Connectors, MCP und Skills > Wir verbinden eure KI-Anwendungen mit Wissen und Werkzeugen aus eurem Unternehmen. Dafür richten wir Copilot Connectors ein, entwickeln MCP-Anbindungen und bauen eigene Skills für wiederkehrende Aufgaben. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/ki-agenten-foundry Topics: Microsoft 365 Copilot Connectors, Model Context Protocol (MCP), Agent Skills, Copilot Studio, Microsoft Foundry, Microsoft Entra ## KI, die mit euren Systemen arbeitet. Wir beginnen bei einer Aufgabe: Welche Informationen fehlen der KI, auf welches System muss sie zugreifen und wie soll das Ergebnis aussehen? Danach wählen wir die passende Verbindung und halten eure Arbeitsweise fest. Ein Connector, eine MCP-Anbindung oder ein Skill kann eure vorhandene KI-Anwendung erweitern. Wenn ein eigener Agent sinnvoll ist, entwickeln wir ihn mit Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Die KI kann viel, doch euer Fachwissen liegt in anderen Systemen. Informationen werden von Hand kopiert, dieselben Arbeitsschritte immer wieder erklärt. Wir schaffen die passenden Verbindungen und machen bewährte Arbeitsweisen für KI nutzbar. ## Passt das zu euch? ### Copilot fehlt euer Fachwissen Wichtige Inhalte liegen im Wiki, CRM oder einer anderen Fachanwendung. Wir prüfen passende Copilot Connectors und erschliessen die vereinbarten Quellen mit den dazugehörigen Zugriffsrechten. ### KI soll mit euren Systemen arbeiten Einen Status abrufen oder einen Vorgang vorbereiten: Über MCP oder passende APIs binden wir ausgewählte Funktionen eurer Fachsysteme an. Lesende Zugriffe, Änderungen und Freigaben legen wir getrennt fest. ### Dieselbe Aufgabe beginnt immer wieder bei null Für Berichte, Auswertungen oder Dokumente erklärt ihr der KI wiederholt denselben Ablauf. Wir bauen daraus Skills mit euren Anweisungen, Vorlagen und Prüfschritten für eine unterstützte KI-Anwendung. ## Konkrete Leistungen Euer Wissen erschliessen, Systeme verbinden und Arbeitsweisen wiederverwendbar machen. - Ein abgegrenzter Anwendungsfall mit benötigten Quellen, Aktionen und Qualitätskriterien - Eine passende Anbindung: vorhandene Copilot Connectors konfigurieren oder benötigte Schnittstellen entwickeln - Bei Bedarf eigene MCP-Server, die vereinbarte Daten und Funktionen für unterstützte KI-Anwendungen bereitstellen - Je nach Aufgabe eigene Skills mit Arbeitsanweisungen, Vorlagen und Prüfschritten - Tests für Ergebnisqualität, Zugriffsrechte, Fehlerfälle und notwendige Freigaben - Dokumentation, Übergabe und vereinbarte Betreuung der Integrationen und Skills Leistungsumfang: Umfang nach Aufgabe, Schnittstellen und KI-Anwendung Werkzeuge: Microsoft 365 Copilot Connectors, Model Context Protocol (MCP), Agent Skills, Copilot Studio, Microsoft Foundry, Microsoft Entra ## Unser Vorgehen ### 1. Aufgabe eingrenzen Wir wählen einen konkreten Arbeitsablauf und klären, was ein gutes Ergebnis ist. Benötigte Informationen, beteiligte Systeme und mögliche Aktionen werden gemeinsam festgehalten. ### 2. Anbindung prüfen Wir prüfen vorhandene Connectors und APIs, die Unterstützung durch eure KI-Anwendung sowie Lizenzen und Berechtigungen. Daraus ergibt sich, was konfiguriert und was entwickelt werden muss. ### 3. Verbinden und erproben Wir bauen die vereinbarten Anbindungen und Skills. Fachverantwortliche prüfen typische Aufgaben, schwierige Fälle und nicht erlaubte Zugriffe, bevor weitere Personen die Lösung nutzen. ### 4. Einführen und pflegen Wir übergeben die Lösung mit Dokumentation und Zuständigkeiten. Änderungen an Schnittstellen, KI-Anwendungen oder Arbeitsweisen werden in der vereinbarten Betreuung berücksichtigt. ## Die Verbindung folgt der Aufgabe. Manchmal reicht ein vorhandener Connector. Manchmal braucht es eine eigene MCP-Anbindung, einen Skill oder einen Agenten. Wir prüfen, was eure KI-Anwendung und das Fachsystem unterstützen, und wählen den passenden Umfang. Für einen festen Regelablauf kann eine klassische Automatisierung genügen. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Unternehmenswissen wird in der vorgesehenen KI-Anwendung nutzbar - Weniger manuelles Kopieren zwischen KI und Fachsystemen - Bewährte Arbeitsweisen lassen sich als Skills weitergeben und pflegen - Ergebnisse, Zugriffsrechte und Freigaben werden nachvollziehbar geprüft ## Häufige Fragen ### Was unterscheidet Copilot Connectors, MCP und Skills? Copilot Connectors erschliessen externe Informationen. Synchronisierte Connectors indexieren Inhalte; föderierte Connectors lesen unterstützte Quellen live über MCP. MCP ist ein offener Standard, über den unterstützte KI-Anwendungen auf bereitgestellte Daten und Funktionen zugreifen können. Föderierte Copilot Connectors sind dabei auf lesende Zugriffe ausgelegt. Skills bündeln Anweisungen, Vorlagen und Hilfsmittel für bestimmte Aufgaben. Diese Bausteine können zusammenspielen: Eine Verbindung liefert Informationen, ein Skill beschreibt das Vorgehen. ### Könnt ihr unser ERP, CRM oder Fachsystem anbinden? Wir prüfen die verfügbaren Connectors, APIs und Zugriffsmodelle des Systems. Besteht eine geeignete Schnittstelle, können wir sie anbinden oder einen passenden Connector beziehungsweise MCP-Server entwickeln. Was möglich ist, hängt auch von Lizenzen, erlaubten Aktionen und der Zielanwendung ab. Diese Voraussetzungen klären wir vor der Umsetzung. ### Brauchen wir dafür einen eigenen Agenten? Eine Erweiterung eurer vorhandenen KI-Anwendung kann bereits reichen. Wenn eine Aufgabe eine eigene Oberfläche, besondere Logik oder mehrere abgestimmte Schritte braucht, prüfen wir einen eigenen Agenten mit Copilot Studio oder Microsoft Foundry. Die konkrete Aufgabe bestimmt die Umsetzung. ### Kann die KI dann auch Daten in einem System ändern? Suchzugriff und schreibende Aktionen richten wir getrennt ein. Eine Wissensanbindung gibt der KI nicht automatisch das Recht, Datensätze zu ändern oder Nachrichten zu versenden. Für solche Schritte braucht es unterstützte Funktionen, gezielte Berechtigungen und vereinbarte Freigaben. Wir testen auch, was die KI ausdrücklich nicht tun darf. ### Funktioniert ein Skill in jedem KI-Werkzeug? Die Zielanwendung muss das gewählte Skill-Format und die benötigten Funktionen unterstützen. Wir bauen und testen Skills für eure vorgesehene Umgebung. Anweisungen, Vorlagen und Testfälle lassen sich häufig weiterverwenden; Zugänge, Werkzeuge und Ausführung müssen bei einem Wechsel erneut geprüft werden. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: ki-copilot](https://cloud-solution.ch/services/ki-copilot) - [Weitere Leistung: prozessautomatisierung](https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung) - [Weitere Leistung: azure-cloud-infrastruktur](https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) - [Lösung: it-support-agent](https://cloud-solution.ch/loesungen/it-support-agent) - [Lösung: hr-policy-agent](https://cloud-solution.ch/loesungen/hr-policy-agent) - [Lösung: dokument-extractor](https://cloud-solution.ch/loesungen/dokument-extractor) - [Beitrag: copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall) - [Beitrag: copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt) - [Beitrag: copilot-studio-wissensmanagement-mit-microsoft365](https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-wissensmanagement-mit-microsoft365) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=ki-agenten-foundry) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/ki-agenten-foundry) # Power BI und Datenanalyse > Wir verbinden eure Daten und entwickeln Power-BI-Berichte für konkrete Entscheidungen. Gemeinsam definieren wir Kennzahlen, Datenquellen und Zuständigkeiten, damit euer Team mit den Zahlen arbeiten kann. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/power-bi-datenanalyse Topics: Power BI, Power Query, Excel, SharePoint, Microsoft Fabric ## Damit eure Zahlen dieselbe Geschichte erzählen. Im Monatsmeeting liegen mehrere Auswertungen auf dem Tisch und keine Zahl passt ganz zur anderen. Wir klären zuerst, welche Frage beantwortet werden soll und wie ihr die Kennzahl berechnet. Danach verbinden wir die nötigen Daten und machen sie in Power BI verständlich nutzbar. Daten liegen in Excel, Fachanwendungen und verschiedenen Listen. Das Zusammenführen kostet regelmässig Handarbeit, während Definitionen und Datenstände voneinander abweichen. Ein gemeinsames Datenmodell schafft die Grundlage für nachvollziehbare Berichte. ## Passt das zu euch? ### Der Monatsbericht beginnt jedes Mal von vorn Exporte werden kopiert, Spalten angepasst und Zahlen zusammengesucht. Ihr möchtet die wiederkehrende Aufbereitung vereinfachen. ### Zwei Teams rechnen dieselbe Kennzahl anders Umsatz, Marge oder Auslastung bedeuten je nach Liste etwas anderes. Wir legen Definitionen und Quellen gemeinsam mit den Verantwortlichen fest. ### Das Dashboard sieht gut aus, beantwortet aber wenig Es sind viele Grafiken vorhanden, doch die nächste Entscheidung bleibt unklar. Wir konzentrieren die Auswertung auf die Fragen der Menschen, die damit arbeiten. ## Konkrete Leistungen Von verteilten Daten zu nachvollziehbaren Kennzahlen. - Gemeinsam definierte Kennzahlen mit Berechnung, Datenquelle und Verantwortung - Geprüfte Datenanbindungen und ein auf die Fragestellung abgestimmtes Datenmodell - Power-BI-Berichte mit verständlichen Ansichten und passenden Filtern - Abgestimmte Zugriffe, Aktualisierung und ein sichtbarer Datenstand - Einführung für die Anwender und Dokumentation für Betrieb und Weiterentwicklung Leistungsumfang: Umfang nach Fragestellung und Datenquellen Werkzeuge: Power BI, Power Query, Excel, SharePoint, Microsoft Fabric ## Unser Vorgehen ### 1. Entscheidungen klären Wir halten fest, wer welche Frage mit den Zahlen beantworten soll. Definitionen, Zeitraum und gewünschte Vergleichsmöglichkeiten werden gemeinsam vereinbart. ### 2. Daten prüfen und verbinden Wir betrachten Quellen, Qualität und verfügbare Schnittstellen. Daraus entsteht ein Datenmodell, dessen Berechnungen ihr mit den Ausgangsdaten abgleichen könnt. ### 3. Bericht entwickeln Wir gestalten die Auswertungen entlang der vereinbarten Fragen. Die Fachverantwortlichen prüfen Zahlen, Filter und Darstellung an konkreten Beispielen. ### 4. Nutzung und Pflege einrichten Zugänge, Aktualisierung und Zuständigkeiten werden festgelegt. Wir zeigen dem Team, wie es die Berichte nutzt und Datenstände richtig einordnet. ## Die Entscheidung kommt vor dem Dashboard. Eine gut gepflegte Excel-Auswertung kann für eine einzelne Frage ausreichen. Power BI lohnt sich besonders bei wiederkehrenden Berichten, mehreren Datenquellen und gemeinsam genutzten Kennzahlen. Zusätzliche Datenplattformen planen wir nur bei entsprechendem Bedarf. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Gemeinsame Definitionen für die besprochenen Kennzahlen - Weniger manuelles Zusammenführen wiederkehrender Auswertungen - Nachvollziehbare Datenstände und Berechnungen - Berichte, die konkrete Fragen aus dem Betrieb beantworten ## Häufige Fragen ### Brauchen wir bereits eine perfekt aufbereitete Datenbasis? Nein. Wir beginnen mit einer begrenzten Fragestellung und prüfen die dafür benötigten Daten. Fehlende Angaben, uneinheitliche Definitionen und Qualitätsprobleme werden dabei sichtbar und mit den zuständigen Personen bearbeitet. ### Wie aktuell sind die Zahlen im Bericht? Das hängt von den Quellen, dem gewählten Verbindungsweg und der vereinbarten Aktualisierung ab. Wir legen den benötigten Rhythmus gemeinsam fest und machen den Datenstand im Bericht erkennbar. Echtzeit ist eine eigene Anforderung, die wir gezielt prüfen. ### Wer kann die Berichte und enthaltenen Daten sehen? Wir richten Zugriffe nach den vereinbarten Rollen ein und prüfen sie mit den betroffenen Nutzergruppen. Auch die Freigabe und die benötigten Lizenzen werden eingeplant. Falls einzelne Personen nur einen Teil der Daten sehen sollen, berücksichtigen wir das im Datenmodell. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: prozessautomatisierung](https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung) - [Weitere Leistung: standortanalyse-transformation](https://cloud-solution.ch/services/standortanalyse-transformation) - [Weitere Leistung: azure-cloud-infrastruktur](https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) - [Lösung: projektkockpit](https://cloud-solution.ch/loesungen/projektkockpit) - [Beitrag: power-bi-kennzahlen-vor-dem-dashboard](https://cloud-solution.ch/blog/power-bi-kennzahlen-vor-dem-dashboard) - [Beitrag: vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt](https://cloud-solution.ch/blog/vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=power-bi-datenanalyse) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/power-bi-datenanalyse) # Identitäts- und Endpunktschutz mit ITDR und EDR > Wir richten Schutz und Angriffserkennung für eure Endgeräte und Identitäten ein. Mit passenden Microsoft-Defender- und Entra-Funktionen schaffen wir die Grundlage, verdächtige Aktivitäten zu untersuchen und gezielt darauf zu reagieren. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/identitaets-endpunktschutz Topics: Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Identity, Microsoft Entra ID Protection, Microsoft Defender XDR ## Konten und Geräte schützen. Auf Angriffe reagieren. Wir betrachten eure Endgeräte, Identitäten und bereits vorhandenen Schutzwerkzeuge gemeinsam. Danach wählen wir die passenden Funktionen für Endpoint Detection and Response (EDR) und Identity Threat Detection and Response (ITDR). Einführung, Tests und dokumentierte Reaktionswege gehören zusammen. Die laufende Betreuung stimmen wir mit eurer IT und weiteren beteiligten Partnern ab. Ein Gerät ist zentral verwaltet und die Anmeldung geschützt. Trotzdem braucht es einen Weg, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu bearbeiten. Welche Systeme melden etwas, wer beurteilt den Vorfall und wer darf ein Konto sperren oder ein Gerät isolieren? ## Passt das zu euch? ### Ein Endgerät verhält sich auffällig EDR unterstützt die Erkennung und Untersuchung verdächtiger Aktivitäten auf Endgeräten. Wir richten die passenden Funktionen und Meldewege ein und klären, welche Reaktionen bei einem Vorfall vorgesehen sind. ### Ein Konto könnte missbraucht werden ITDR betrachtet Angriffe auf Identitäten und Zugänge. Wir prüfen eure Cloud- oder hybride Identitätsumgebung und wählen dafür passende Erkennungs- und Reaktionsfunktionen. ### Meldungen haben keine klare Zuständigkeit Hinweise sind vorhanden, doch ihre Bearbeitung ist nicht geregelt. Wir legen gemeinsam fest, wer sie bewertet, wann eskaliert wird und wer Eingriffe in Konten oder Geräte freigibt. ## Konkrete Leistungen EDR und ITDR einrichten, Meldungen einordnen und Reaktionswege festlegen. - Eine Übersicht der vorgesehenen Endgeräte, Identitätsquellen und bereits vorhandenen Schutzfunktionen - Auswahl und Einrichtung passender Microsoft-Defender- und Entra-Komponenten auf Basis eurer Umgebung und Lizenzen - Ein abgestimmter Rollout für Endpunktschutz und die Anbindung der vereinbarten Identitätsquellen - Geprüfte Alarmierungswege und Testfälle für Erkennung, Untersuchung und erlaubte Reaktionen - Ein dokumentiertes Vorgehen mit Zuständigkeiten und Freigaben für Sicherheitsvorfälle - Übergabe oder laufende Betreuung mit klar vereinbarten Aufgaben und Erreichbarkeiten Leistungsumfang: Einführung und Betreuung nach Umgebung und Schutzumfang Werkzeuge: Microsoft Defender for Endpoint, Microsoft Defender for Business, Microsoft Defender for Identity, Microsoft Entra ID Protection, Microsoft Defender XDR ## Unser Vorgehen ### 1. Abdeckung prüfen Wir erfassen Geräte, Betriebssysteme, Identitätsquellen und vorhandene Sicherheitslösungen. Geklärt wird auch, welche Lizenzen und technischen Voraussetzungen vorhanden sind. ### 2. Schutz einrichten Wir konfigurieren die passenden Komponenten und testen sie mit einer abgegrenzten Gruppe. Bestehende Richtlinien, Ausnahmen und weitere Schutzprodukte werden berücksichtigt. ### 3. Erkennung und Reaktion erproben Wir prüfen mit geeigneten Tests, ob Meldungen ankommen und die Verantwortlichen den vereinbarten Ablauf durchführen können. Reaktionen mit Auswirkungen auf den Betrieb werden vorab abgestimmt. ### 4. Betreuung regeln Wir dokumentieren, wer Meldungen beurteilt, Massnahmen freigibt und betroffene Personen informiert. Wiederkehrende Kontrollen und Anpassungen richten sich nach dem vereinbarten Betreuungsumfang. ## Eine Meldung braucht einen nächsten Schritt. Die Einrichtung einer Schutzlösung ist der Anfang. Entscheidend ist, wer Meldungen untersucht und welche Reaktionen im Betrieb erlaubt sind. Wir verbinden die technische Einführung mit diesen Zuständigkeiten. Leistungen, Erreichbarkeit und Reaktionszeiten werden konkret vereinbart. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Sichtbarkeit über die eingebundenen Geräte und Identitätsquellen - Nachvollziehbare Meldungen als Grundlage für die Untersuchung - Klare Zuständigkeiten für Eindämmung, Freigaben und weitere Schritte - Eine dokumentierte Konfiguration, die im Betrieb weiterentwickelt werden kann ## Häufige Fragen ### Was unterscheidet EDR, ITDR und Intune? EDR steht für Endpoint Detection and Response und betrifft die Erkennung und Bearbeitung von Angriffen auf Endgeräte. ITDR steht für Identity Threat Detection and Response und richtet sich auf Identitäten und Zugänge. Intune verwaltet Geräte und Anwendungen. Diese Aufgaben ergänzen sich; eine Geräteverwaltung allein ersetzt keine Angriffserkennung. ### Welche Microsoft-Produkte brauchen wir dafür? Das hängt von euren Geräten, Identitätsquellen und vorhandenen Lizenzen ab. Für Endgeräte kommen beispielsweise Defender for Endpoint oder Defender for Business infrage. Bei Identitäten prüfen wir passende Entra- und Defender-Funktionen. Eine reine Cloud-Umgebung kann andere Komponenten benötigen als eine Umgebung mit lokalem Active Directory. ### Wer bearbeitet Meldungen im laufenden Betrieb? Das legen wir vor der Übergabe fest: eure interne IT, Cloud Solution im vereinbarten Betreuungsumfang oder ein eingebundener Partner. Aufgaben, Erreichbarkeit, Eskalation und Reaktionszeiten werden dokumentiert. Die technische Einführung allein enthält noch keine durchgehende Bearbeitung aller Meldungen. ### Können Geräte isoliert oder Konten gesperrt werden? Je nach Produkt, Lizenz und Konfiguration sind solche Reaktionen möglich. Wir klären, welche Aktionen unterstützt werden, wer sie ausführen darf und wann eine Freigabe nötig ist. Automatische Massnahmen werden gezielt abgestimmt, weil sie den laufenden Betrieb beeinflussen können. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: backup-wiederherstellung](https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Weitere Leistung: intune-geraeteverwaltung](https://cloud-solution.ch/services/intune-geraeteverwaltung) - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Beitrag: secure-score-tenant-haertung](https://cloud-solution.ch/blog/secure-score-tenant-haertung) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=identitaets-endpunktschutz) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/identitaets-endpunktschutz) # Backup und Wiederherstellung für Microsoft 365 > Wir sichern eure Microsoft-365-Daten auf eigener Hardware in der Schweiz. Ihr könnt Daten per Self-Service wiederherstellen, unsere Unterstützung nutzen oder sie in eine lokale Umgebung zurückholen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung Topics: Microsoft 365, Self-Service-Restore, On-Premises-Restore ## Gesicherte Daten. Ein klarer Weg zurück. Eine Datei wurde überschrieben, wichtige Daten fehlen oder ihr braucht sie ausserhalb der bisherigen Cloud-Umgebung. Eure Sicherungen liegen auf eigener Hardware von Cloud Solution in der Schweiz. Wir richten Self-Service-Restore ein, unterstützen euch bei der Wiederherstellung und ermöglichen auch den Weg in eine lokale Umgebung. Den passenden Umfang besprechen wir gemeinsam. Im Alltag ist selten sichtbar, welche Daten tatsächlich gesichert sind und wie man sie zurückholt. Im Ernstfall fehlen dann Zugänge, Zuständigkeiten oder ein passendes Ziel für die Wiederherstellung. Wir halten diese Fragen vor der Einrichtung fest und machen den Rückweg für eure wichtigsten Daten nachvollziehbar. ## Passt das zu euch? ### Euer Microsoft-365-Backup braucht klare Zuständigkeiten Ihr wollt wissen, welche Konten und Daten gesichert werden, wie lange Sicherungen verfügbar bleiben und wer sich um Meldungen kümmert. Wir stimmen den Umfang ab und betreuen die vereinbarte Sicherung auf unserer Hardware. ### Einzelne Daten sollen schnell wieder greifbar sein Eine berechtigte Person soll eine fehlende Datei oder einen früheren Stand selbst zurückholen können. Wir richten den Self-Service mit passenden Rechten ein und zeigen den Ablauf. Für weitere Fälle legen wir den Weg zu unserer Unterstützung fest. ### Die Wiederherstellung soll auch lokal möglich sein Ihr braucht gesicherte Daten in einer lokalen Umgebung. Wir berücksichtigen diesen On-Premises-Restore von Anfang an und klären Datenumfang, Ausgabeformate und Zielsysteme vor der Einrichtung. ## Konkrete Leistungen Microsoft 365 sichern. Daten selbst wiederherstellen oder lokal zurückholen. - Ein Sicherungskonzept mit einbezogenen Microsoft-365-Diensten, Konten und Daten sowie vereinbarter Aufbewahrung und Sicherungshäufigkeit - Eingerichtete Datensicherung auf unserer eigenen Hardware in der Schweiz mit dokumentiertem Umfang und Zuständigkeiten - Self-Service-Restore für berechtigte Personen mit festgelegten Zugriffen und einer Einführung in den Ablauf - Ein vereinbarter Ablauf für Wiederherstellungen, bei denen wir eure interne IT oder die betroffenen Personen unterstützen - Vorbereitete lokale Wiederherstellung im vereinbarten Umfang: Daten, Formate, Zielsysteme und Zuständigkeiten werden vorab geklärt - Dokumentation der Rücksicherungswege sowie der Aufgaben für laufende Betreuung und Änderungen am Sicherungsumfang Leistungsumfang: Einrichtung und laufende Betreuung nach Datenumfang und Rücksicherungsbedarf Werkzeuge: Microsoft 365, Self-Service-Restore, On-Premises-Restore ## Unser Vorgehen ### 1. Daten und Rückwege klären Wir erfassen die zu sichernden Dienste und Daten. Gemeinsam legen wir wichtige Wiederherstellungsfälle, berechtigte Personen und mögliche lokale Zielsysteme fest. ### 2. Sicherung einrichten Wir konfigurieren das Backup auf unserer Hardware. Aufbewahrung, Sicherungshäufigkeit, Zugriffe und die Bearbeitung von Meldungen werden passend zu eurem Betrieb vereinbart. ### 3. Wiederherstellung vorbereiten Wir richten die vereinbarten Rücksicherungswege ein und führen berechtigte Personen in den Self-Service ein. Für lokale Wiederherstellungen halten wir Voraussetzungen und Ablauf fest. ### 4. Betreuen und nachführen Wir übernehmen die vereinbarten Betriebsaufgaben. Neue Konten, zusätzliche Daten und geänderte Anforderungen an die Wiederherstellung stimmen wir mit den Verantwortlichen ab. ## Beim Ziel der Wiederherstellung anfangen. Eine einzelne Datei, ein grösserer Datenbestand und eine lokale Wiederherstellung brauchen unterschiedliche Abläufe. Wir legen fest, welche Fälle für euch entscheidend sind, wer sie auslösen darf und welche Unterstützung nötig ist. Daraus ergeben sich Sicherungsumfang, Aufbewahrung und Einrichtung. ## Was sich im Alltag verbessern soll - Microsoft-365-Sicherungen auf eigener Hardware in der Schweiz - Berechtigte Personen können vereinbarte Wiederherstellungen selbst durchführen - Lokale Wiederherstellung wird bei der Einrichtung bereits berücksichtigt - Klare Zuständigkeiten für Sicherungsumfang, Betreuung und den Weg zurück zu euren Daten ## Häufige Fragen ### Wo werden unsere Sicherungen gespeichert? Auf unserer eigenen Hardware in der Schweiz. Cloud Solution betreut die Sicherung und ist euer Ansprechpartner für die Wiederherstellung. ### Welche Microsoft-365-Daten sichert ihr? Wir legen mit euch fest, welche Dienste, Konten und Daten in die Sicherung aufgenommen werden. Dazu prüfen wir die Möglichkeiten der vorgesehenen Einrichtung und dokumentieren Abdeckung sowie Ausnahmen. Auch der Umgang mit neuen oder ausscheidenden Mitarbeitenden gehört in diese Vereinbarung. ### Können wir Daten selbst wiederherstellen? Ja. Self-Service-Restore ist für berechtigte Personen möglich. Wir richten die passenden Rechte ein und klären, welche Daten und Wiederherstellungswege ihr selbst nutzen könnt. Eine Einführung zeigt die nötigen Schritte und wann ihr unsere Unterstützung beiziehen sollt. ### Ist auch eine Wiederherstellung vor Ort möglich? Ja. Wir bieten auch die lokale Wiederherstellung an, oft On-Premises-Restore genannt. Welche gesicherten Daten ihr in welcher Form auf welches Zielsystem zurückholen könnt, klären wir vor der Einrichtung. So ist der lokale Rückweg bereits Teil des Konzepts. ### Wie lange bleiben Sicherungen verfügbar? Aufbewahrung und Sicherungshäufigkeit werden passend zu euren Daten und Anforderungen vereinbart. Wir legen auch fest, was bei gelöschten Konten, verändertem Datenumfang oder dem Ende der Betreuung mit den Sicherungen geschieht. ### Können wir Backup und Wiederherstellung separat beauftragen? Ja. Wir können die Sicherung und vereinbarte Wiederherstellungen betreuen, während eure interne IT oder ein anderer Partner Microsoft 365 verwaltet. Dafür stimmen wir die notwendigen Zugänge, Aufgaben und Kontaktwege miteinander ab. ## Vertiefende Inhalte - [Weitere Leistung: modern-work-plattform](https://cloud-solution.ch/services/modern-work-plattform) - [Weitere Leistung: sicherheitscheck-audit](https://cloud-solution.ch/services/sicherheitscheck-audit) - [Weitere Leistung: identitaets-endpunktschutz](https://cloud-solution.ch/services/identitaets-endpunktschutz) - [Weitere Leistung: azure-cloud-infrastruktur](https://cloud-solution.ch/services/azure-cloud-infrastruktur) [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=backup-wiederherstellung) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/services/backup-wiederherstellung) # Abwesenheiten mit klarer Freigabe und Team-Info > Ferien und Absenzen einreichen, genehmigen und im Team sichtbar machen — in einem abgestimmten Ablauf. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/abwesenheits-flow Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Abwesenheits-Flow Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Formular - Power Automate - Outlook-Kalender - Microsoft Teams ## So funktioniert Abwesenheits-Flow Ein Ferienantrag ist eingereicht, aber die Vertretung ist noch offen und der Kalendereintrag fehlt. Der Abwesenheits-Flow verbindet diese Schritte in einem gemeinsamen Ablauf. Mitarbeitende erfassen ihren Antrag über ein Formular. Der Flow leitet ihn zur vorgesehenen Prüfung weiter und übernimmt die vereinbarten Benachrichtigungen und Kalendereinträge. Felder, Vertretungsregelung und Genehmigungsstufen passen wir an euren Prozess an. ## Was sich im Alltag verbessert HR, Führungskräfte und Mitarbeitende sehen, wo ein Antrag steht. Das Weiterleiten und Nachführen wird einfacher; die Entscheidung über eine Abwesenheit bleibt bei den dafür zuständigen Personen. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen, die Ferien und Absenzen einheitlich abwickeln möchten - Teams mit Bedarf an klarer Vertretungsregelung - HR- und Linienorganisationen, die Rückfragen reduzieren wollen ## Häufige Fragen ### Welche Regeln müssen wir vorab festlegen? Wer genehmigt, wie Vertretungen geregelt werden und welche Kalender oder Teams informiert werden sollen. Diese Regeln bilden wir im Ablauf ab. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-abwesenheits-flow) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/abwesenheits-flow) # Einkaufsanträge mit klarer Freigabe > Einkaufsanträge erfassen, an die zuständigen Personen weiterleiten und bis zur Bestellung nachverfolgen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/beschaffungs-flow Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Beschaffungs-Flow Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Antragsformular - Power Automate - Lieferanten-Kartei ## So funktioniert Beschaffungs-Flow Bei einer Beschaffung ist oft unklar, wer genehmigen muss und ob die Bestellung bereits ausgelöst wurde. Der Beschaffungs-Flow hält Antrag, Entscheidung und Status zusammen. Die Freigabekette richtet sich nach den vereinbarten Rollen, Betragsgrenzen oder Kategorien. Nach der Freigabe entsteht eine Bestellnummer. Eine Lieferantenkartei unterstützt die einheitliche Erfassung und die Prüfung auf doppelte Einträge. ## Was sich im Alltag verbessert Der Einkauf kann den Stand eines Antrags nachvollziehen. Die hinterlegten Regeln unterstützen eure internen Vorgaben; fachliche Prüfungen und Entscheidungen bleiben Teil des Prozesses. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit Freigabeprozessen und Compliance-Anforderungen im Einkauf - Teams mit vielen Einzelbeschaffungen - Einkaufsabteilungen, die Lieferantendaten konsistent halten möchten - IT-Beschaffungen, Projektbeschaffungen oder operativer Einkauf ## Häufige Fragen ### Wie bilden wir unsere Freigaben ab? Wir legen gemeinsam Rollen, Betragsgrenzen und Ausnahmen fest. Daraus entsteht die Freigabekette für eure Einkaufsanträge. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-beschaffungs-flow) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/beschaffungs-flow) # Checklisten vor Ort abarbeiten — auch ohne Internet > Prüfungen mobil erfassen und Mängel mit Fotos dokumentieren — mit einem Ablauf bis zur Erledigung. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/checklisten-manager Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Checklisten-Manager Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Mobile Erfassung (offline-fähig) - Mängel-Workflow mit Fotobeleg - Power Automate ## So funktioniert Checklisten-Manager Bei einer Wartung werden Werte auf Papier notiert und Fotos separat gespeichert. Später fehlt der Zusammenhang. Der Checklisten-Manager führt Prüfpunkte, Ergebnisse und Mängel zusammen. Mitarbeitende arbeiten die Checklisten mobil ab und erfassen Abweichungen mit Fotobeleg. Die mobile Erfassung unterstützt auch Einsätze ohne Internetverbindung. Wie Daten auf den vorgesehenen Geräten bereitgestellt und anschliessend synchronisiert werden, klären wir bei der Einrichtung. ## Was sich im Alltag verbessert Zuständige Personen erhalten eine Meldung zu erfassten Mängeln und können deren Bearbeitung nachverfolgen. Der dokumentierte Prüfstand hilft bei Rückfragen; die fachliche Beurteilung erfolgt weiterhin durch eure Mitarbeitenden. ## Typische Einsatzbereiche - Wartung und Instandhaltung von Anlagen, Gebäuden und technischen Systemen - Qualitätskontrollen vor Ort oder bei wiederkehrenden Inspektionen - Installations- und Servicebetriebe mit Prüf- und Abnahmepflichten ## Häufige Fragen ### Was braucht es für den Offline-Einsatz? Wir prüfen die vorgesehenen Geräte, die mobile Anwendung und den Ablauf für Bereitstellung und Synchronisation gemeinsam mit euch. Den Einsatz ohne Verbindung testen wir vor der Einführung. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-checklisten-manager) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/checklisten-manager) # Wenn Teams klingelt, zählt der Name. > Teams zeigt nur die Nummer? ContactSync bringt eure Geschäftskontakte aus der zentralen Quelle zu euren Mitarbeitenden. Damit Teams bekannte Anrufer einem Namen zuordnen kann. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync Author: Cloud Solution GmbH Published: 2026-09-10 Last updated: 2026-09-10 Topics: Teams-Telefonie, Microsoft 365, Outlook, Kontakte ## Auf einen Blick Lösung: ContactSync Basis: Teams-Telefonie · Microsoft 365 ### Bausteine - Kontaktbasis für die Anruferkennung - Zentrale Kunden- und Firmenkontakte - Automatische Verteilung pro Team - Einrichtung und Begleitung durch uns ## Der Kunde ruft an. Der Name fehlt. Ihr telefoniert mit Teams. Doch auf dem Display steht nur eine Nummer, obwohl der Kunde längst in eurem CRM erfasst ist. Beim Rückruf beginnt die Suche erneut. ContactSync macht die zentral gepflegten Kontakte dort verfügbar, wo eure Mitarbeitenden telefonieren und Kontakte suchen. ## Einmal pflegen. Im Team verfügbar. Ihr pflegt die Kontakte weiterhin an eurer zentralen Quelle. Das kann ein Microsoft-365-Verzeichnis, ein gemeinsames Postfach oder ein CSV- oder JSON-Export aus eurem CRM oder ERP sein. ContactSync übernimmt die gewählten Angaben in die persönlichen Outlook-Kontakte eures Teams. Eine neue Telefonnummer wird beim nächsten Lauf verteilt. Gemeinsame Kontakte müssen nicht mehr einzeln nachgeführt werden. **Bestehende persönliche Kontakte bleiben erhalten.** ## Die richtigen Kontakte für die richtigen Menschen Der Verkauf braucht Kundenkontakte, der Einkauf Lieferanten. **Ihr bestimmt über Gruppen oder einzelne Postfächer, wer welche Kontakte erhält.** Ändert sich die Zuständigkeit, lässt sich die Verteilung anpassen. Auch die Smartphone-Nutzung berücksichtigen wir: Ob Kontakte ins lokale Adressbuch gelangen, hängt von der Outlook-Einrichtung und euren Geräterichtlinien ab. Wir stimmen das mit euch ab. ## Wir richten es für euren Telefoniealltag ein Gemeinsam wählen wir Kontaktquelle und Empfänger aus, prüfen Telefonnummern und richten die Aktualisierung ein. Eine kleine Pilotgruppe testet die Kontakte und die Namensanzeige mit euren Teams-Clients im Alltag. Danach erweitern wir die Verteilung und vereinbaren die Betreuung. Ihr plant die Umstellung auf Teams erst noch? Wir begleiten auch die [Einführung eurer Teams-Telefonie](/services/teams-telefonie) und berücksichtigen den Kontaktbestand von Anfang an. ## Häufige Fragen ### Wie hilft ContactSync bei der Anruferkennung in Teams? Teams kann eingehende Rufnummern mit Outlook-Kontakten abgleichen und bei einem Treffer den hinterlegten Namen anzeigen. ContactSync stellt diese Kontakte für die vorgesehenen Mitarbeitenden bereit. Dafür müssen Geschäfts- oder Mobilnummern im internationalen Format mit Ländervorwahl hinterlegt sein. Wir prüfen die Anzeige mit euren Teams-Clients und typischen Anrufen. Für unterdrückte oder nicht hinterlegte Nummern entsteht dadurch kein Name. ### Können wir Kontakte aus unserem CRM oder ERP übernehmen? Ja, über einen passenden CSV- oder JSON-Export. Dieser kann über eine vereinbarte HTTPS-Adresse oder als Datei an unsere zentrale Importadresse bereitgestellt werden. Wir stimmen Felder, Nummernformat und Aktualisierung mit euch oder eurem Anwendungspartner ab. Auch Kontakte aus einem gemeinsamen Postfach oder dem Microsoft-365-Verzeichnis sind als Quelle möglich. ### Können wir die Kontakte auch auf dem Smartphone nutzen? Die synchronisierten Kontakte liegen im persönlichen Outlook-Postfach. Für das lokale Adressbuch auf iPhone oder Android muss die Kontaktsynchronisation von Outlook eingerichtet und durch eure Geräterichtlinien erlaubt sein. Wir prüfen gemeinsam, welche Apps ihr nutzt und wie Kontakte und Anrufe dort angezeigt werden. ### Erhalten alle Mitarbeitenden dieselben Kontakte? Ihr bestimmt über Gruppen oder einzelne Postfächer, wer welche Kontakte erhält. So bekommt beispielsweise der Verkauf die Kundenkontakte und der Einkauf die Lieferantenkontakte. Ausnahmen und mehrere Kontaktquellen lassen sich ebenfalls berücksichtigen. ### Was passiert mit bestehenden persönlichen Kontakten? Sie bleiben erhalten. ContactSync erkennt die selbst angelegten Kontakte und aktualisiert oder entfernt nur diese. Bereits vorhandene persönliche Kontakte werden nicht verändert oder gelöscht. ### Wie schnell kommen Änderungen bei den Mitarbeitenden an? Änderungen werden mit dem nächsten geplanten Synchronisationslauf übernommen. Den Rhythmus stimmen wir auf eure Kontaktquelle und euren Bedarf ab. Bis eine Änderung in den einzelnen Microsoft-Apps sichtbar ist, kann zusätzlich Zeit vergehen. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-contactsync) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync) # Dokumentdaten für eure Systeme aufbereiten > Angaben aus PDF-, Word- und Excel-Dokumenten auslesen und strukturiert für eure Systeme aufbereiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/dokument-extractor Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-10 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Dokument-Extractor Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - E-Mail-Eingang - Power Automate - Dokumentanalyse (PDF, Word, Excel) ## So funktioniert Dokument-Extractor Eingehende Dokumente enthalten Angaben, die jemand erneut in ein anderes System tippen muss. Der Dokument-Extractor bereitet diese Informationen für die Weiterverarbeitung auf. Dokumente gelangen über eine vereinbarte E-Mail-Adresse in den Workflow. Die Analyse liest die ausgewählten Angaben aus PDF-, Word- oder Excel-Dateien aus. Gemeinsam bestimmen wir die Felder, das Zielsystem und die Prüfung vor einer Übernahme. ## Was sich im Alltag verbessert Das Team muss weniger Angaben von Hand übertragen. Für unleserliche oder unvollständige Dokumente braucht es einen definierten Prüfweg. Welche Ergebnisse automatisch übernommen werden können, testen wir an euren Dokumententypen. ## Typische Einsatzbereiche - Unternehmen mit hohem Dokumenteneingang in unterschiedlichen Formaten - Unternehmen, die Inhalte aus Dokumenten regelmässig manuell übertragen - Teams, die regelmässig aktuelle Informationen aus externen Quellen benötigen - Reisebüros und ähnliche Branchen mit standardisierten Dokumententypen ## Häufige Fragen ### Wie gehen wir mit fehlerhaften Erkennungen um? Wir testen die Erkennung an euren Beispielen und legen fest, welche Angaben geprüft werden und wie unklare Fälle zur Nachbearbeitung gelangen. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-dokument-extractor) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/dokument-extractor) # Ein- und Austritte gemeinsam koordinieren > HR, IT und Führung durch einen abgestimmten Ablauf führen — mit Aufgaben, Benachrichtigungen und definierten Kontoschritten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Ein- und Austrittsflow Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Stammdaten-Formular - Power Automate - Benutzerkonten - Geräte-Bestellung ## So funktioniert Ein- und Austrittsflow Wenn jemand eintritt oder das Unternehmen verlässt, greifen viele Aufgaben ineinander. Der Ein- und Austrittsflow macht diese Aufgaben aus einer gemeinsamen Stammdatenerfassung heraus sichtbar. Der Ablauf informiert HR, IT und Führung und stösst vereinbarte Schritte an. Dazu können das Erstellen oder Deaktivieren von Konten sowie Aufgaben für Gerätebestellung und Rückgabe gehören. Welche Schritte automatisch ausgeführt werden, hängt von euren Systemen und Freigaben ab. ## Was sich im Alltag verbessert Zuständigkeiten und Termine sind festgelegt. Das erleichtert die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag und die Kontrolle beim Austritt. Geräte bereitstellen oder zurücknehmen bleibt eine Aufgabe für die verantwortlichen Personen. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit regelmässigen Ein- und Austritten - Unternehmen, die On- und Offboarding einheitlich abbilden möchten - HR-, IT- und Führungsteams mit klar definierten Aufgaben - KMU und wachsende Organisationen ## Häufige Fragen ### Welche Schritte können automatisch laufen? Das klären wir anhand eurer Systeme: Kontoschritte benötigen passende Zugriffe und Freigaben, physische Aufgaben wie die Geräterückgabe werden koordiniert. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-ein-austritts-flow) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/ein-austritts-flow) # Fotos vom Einsatz am richtigen Projekt ablegen > Fotos projektbezogen erfassen und mit einheitlicher Benennung und Verschlagwortung ablegen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/fotodokumentation Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Fotodokumentation Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Mobile Foto-Erfassung - Automatische Benennung und Ablage - Automatische Verschlagwortung ## So funktioniert Fotodokumentation Fotos von Baustellen, Installationen oder Wareneingängen landen oft in verschiedenen Postfächern und Chats. Mit der Fotodokumentation werden sie direkt einem Projekt zugeordnet. Beim Erfassen über die App wählen Mitarbeitende das passende Projekt aus. Die Bilder werden nach den vereinbarten Regeln benannt, komprimiert und abgelegt. Automatisch ergänzte Schlagwörter unterstützen die spätere Suche. ## Was sich im Alltag verbessert Das manuelle Sortieren wird weniger aufwendig. Bei Rückfragen findet ihr Bilder im zugehörigen Projekt. Welche Angaben verpflichtend sind und wie die Ablage gepflegt wird, legen wir mit euch fest. ## Typische Einsatzbereiche - Projektbasierte Arbeit mit regelmässiger Fotodokumentation - Organisationen, die Fotos als Nachweis oder Dokumentation benötigen - Bauprojekte oder Logistik und Warenannahme ## Häufige Fragen ### Können wir unsere Ablagestruktur verwenden? Wir schauen uns eure Projektstruktur, die nötigen Angaben und Berechtigungen an und stimmen die Zuordnung und Benennung darauf ab. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-fotodokumentation) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/fotodokumentation) # Antworten zu HR-Richtlinien direkt im Chat > Hinterlegte HR-Richtlinien über einen Agenten zugänglich machen und wiederkehrende Fragen leichter beantworten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/hr-policy-agent Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Copilot, KI ## Auf einen Blick Lösung: HR Policy Agent Basis: Microsoft 365 · Copilot ### Bausteine - Copilot Studio - SharePoint als Wissensbasis - Optional: HR-Prozesse anstossen ## So funktioniert HR Policy Agent Fragen zu Ferien, Arbeitszeit oder Absenzen wiederholen sich. Der HR Policy Agent hilft Mitarbeitenden, die passenden Informationen in euren hinterlegten Richtlinien zu finden. Die Lösung verwendet Copilot Studio und SharePoint als Wissensbasis. Mitarbeitende stellen ihre Frage im Chat. Optional können vereinbarte HR-Abläufe angestossen werden. Wir klären, welche Dokumente der Agent verwenden darf und wer sie aktuell hält. ## Was sich im Alltag verbessert HR erhält Unterstützung bei wiederkehrenden Auskünften. Antworten müssen anhand der Richtlinien überprüfbar bleiben. Individuelle oder unklare Fälle gehören weiterhin zu einer zuständigen HR-Person. ## Typische Einsatzbereiche - HR-Teams mit wiederkehrenden Fragen zu Richtlinien und Prozessen - Organisationen mit umfangreichen HR-Dokumentationen in SharePoint - Unternehmen, die Self-Service stärken und HR entlasten möchten - Onboarding-Prozesse, bei denen schnelle Orientierung entscheidend ist ## Häufige Fragen ### Wer hält die Antworten aktuell? Die verantwortlichen Personen pflegen die zugrunde liegenden Richtlinien. Bei der Einführung legen wir fest, wie Änderungen geprüft und typische Fragen getestet werden. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-hr-policy-agent) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/hr-policy-agent) # IT-Anleitungen im Chat finden > Internes IT-Wissen zugänglich machen und vereinbarte Supportabläufe direkt aus einer Anfrage anstossen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/it-support-agent Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Copilot, KI ## Auf einen Blick Lösung: IT Support Agent Basis: Microsoft 365 · Copilot ### Bausteine - Copilot Studio - SharePoint als Wissensquelle - Power Automate für Aktionen ## So funktioniert IT Support Agent Die Anleitung ist vorhanden, aber im entscheidenden Moment nicht auffindbar. Der IT Support Agent unterstützt Mitarbeitende bei wiederkehrenden Fragen zu euren Anwendungen und Arbeitsmitteln. Der Agent verwendet strukturierte Wissensquellen in SharePoint. Über Power Automate lassen sich vereinbarte Aktionen auslösen, beispielsweise eine Anfrage erstellen. Datenzugriffe und mögliche Aktionen werden bei der Einrichtung festgelegt. ## Was sich im Alltag verbessert Mitarbeitende finden Orientierung, und der Support erhält besser vorbereitete Anfragen. Wenn eine Anleitung nicht hilft oder eine Frage offenbleibt, muss ein klarer Weg zum zuständigen Support bestehen. ## Typische Einsatzbereiche - Interner IT-Support für wiederkehrende Fragen und Standardprozesse - Organisationen mit umfangreicher Dokumentation in SharePoint - Teams mit Anwenderanleitungen zu Fachapplikationen wie SAP oder M365 - Service-Organisationen, die Ticketvolumen reduzieren möchten ## Häufige Fragen ### Ersetzt der Agent unseren Support? Er unterstützt bei dokumentierten Standardfragen. Störungen, unklare Fälle und Aufgaben ausserhalb der freigegebenen Aktionen bleiben beim zuständigen Support. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-it-support-agent) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/it-support-agent) # Eingehende Rechnungen prüfen und freigeben > Rechnungsdaten erfassen, Freigaben koordinieren und die Weitergabe an die Finanzbuchhaltung vorbereiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/kreditoren-manager Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Kreditoren-Manager Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - Automatische Datenerkennung - Zentrale SharePoint-Liste - Freigabe-Workflow ## So funktioniert Kreditoren-Manager Rechnungen treffen per Mail oder als Papierbeleg ein. Der Kreditoren-Manager führt die Erfassung und die anschliessenden Freigaben in einem definierten Ablauf zusammen. Die Lösung liest Angaben wie Lieferant, Betrag, Datum und Referenz aus und legt sie strukturiert in einer SharePoint-Liste ab. Ein Workflow koordiniert Prüfung, Freigabe und die vereinbarte Weitergabe an die Finanzbuchhaltung. ## Was sich im Alltag verbessert Die zuständigen Personen können den Bearbeitungsstand nachverfolgen. Weniger Angaben müssen erneut erfasst werden. Erkannte Daten, Freigaberegeln und Ausnahmen müssen vor der Übernahme in die Buchhaltung geprüft werden. ## Typische Einsatzbereiche - KMU mit dezentral eingehenden Rechnungen - Organisationen mit mehreren Freigabestufen im Rechnungsprozess - Finanzabteilungen, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit benötigen - Unternehmen mit regelmässigem Rechnungsaufkommen ## Häufige Fragen ### Wie erfolgt die Übergabe an unsere Buchhaltung? Wir prüfen das Zielsystem und die verfügbaren Schnittstellen. Der Umfang der Übergabe und die nötigen Kontrollen werden vor der Umsetzung vereinbart. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-kreditoren-manager) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/kreditoren-manager) # Verbesserungsideen erfassen und nachverfolgen > Ideen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einreichen, prüfen und mit einem sichtbaren Status weiterbearbeiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/kvp-flow Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: KVP-Flow Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Ideen-Formular - Power Automate - Statusverfolgung ## So funktioniert KVP-Flow Eine gute Idee wird im Gespräch erwähnt und geht im Alltag unter. Der KVP-Flow gibt dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess einen festen Ort. Mitarbeitende erfassen ihren Vorschlag über ein Formular, bei Bedarf mit Kategorie, Nutzen oder geschätztem Aufwand. Der Workflow informiert zuständige Personen und hält den Status der Bearbeitung fest. ## Was sich im Alltag verbessert Das Team kann sehen, was aus einem Vorschlag wird. Rückfragen, Entscheidungen und nächste Schritte erhalten einen definierten Ablauf. Über die Umsetzung entscheiden weiterhin die zuständigen Personen. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen, die kontinuierliche Verbesserung fördern möchten - Teams, die Ideen systematisch prüfen und nachverfolgen wollen - Betrieb, Administration, IT oder Service mit vielen kleinen Optimierungen ## Häufige Fragen ### Wer entscheidet über eine Idee? Ihr legt die zuständigen Rollen und Entscheidungsschritte fest. Der Flow unterstützt die Weiterleitung und Statusverfolgung. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-kvp-flow) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/kvp-flow) # Vertragsfragen für die Prüfung vorbereiten > Verträge und einzelne Klauseln voranalysieren und offene Fragen für die zuständige Rechtsstelle zusammenstellen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/law-agent Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Copilot, KI ## Auf einen Blick Lösung: Law Agent Basis: Microsoft 365 · Copilot ### Bausteine - Copilot - Dokument- oder Passagen-Eingabe - Verständliche Einschätzung ## So funktioniert Law Agent Ein Projektpartner schickt ein NDA, und vor der Unterschrift müssen einzelne Klauseln geklärt werden. Der Law Agent unterstützt bei dieser Vorbereitung. Du gibst ein Dokument oder einzelne Passagen ein und erhältst eine erste Einordnung möglicher Auffälligkeiten und offener Fragen. Die Ergebnisse dienen als Arbeitsgrundlage für die weitere Prüfung. ## Was sich im Alltag verbessert Anfragen an die Rechtsstelle lassen sich gezielter vorbereiten. Der Agent erteilt keine Freigabe und ersetzt keine fachliche Prüfung. Eure Zuständigkeiten und Regeln für Unterschriften bleiben massgebend. ## Typische Einsatzbereiche - Mitarbeitende, die regelmässig NDAs oder Verträge von Partnern erhalten - Organisationen mit definierten Freigabewegen für Unterschriften - Unternehmen, die rechtliche Anfragen strukturieren und die Rechtsstelle entlasten möchten - Projekt- und Partnermanagement ## Häufige Fragen ### Ersetzt der Law Agent eine Rechtsberatung? Nein. Er unterstützt die Vorbereitung einer Prüfung. Ergebnisse müssen fachlich beurteilt werden; die Freigabe erfolgt nach euren bestehenden Regeln. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-law-agent) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/law-agent) # NDAs aus eurer freigegebenen Vorlage erstellen > Angaben einmal erfassen und daraus ein NDA nach der hinterlegten Unternehmensvorlage erstellen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/nda-generator Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: NDA-Generator Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - Zentrale Firmenvorlage - Erfassungsformular - Mehrere Varianten möglich ## So funktioniert NDA-Generator Für ein neues NDA wird häufig eine ältere Datei kopiert. Der NDA-Generator verwendet stattdessen eine zentral gepflegte Vorlage. Du erfasst Vertragspartner, Projektbezug und Gültigkeitsdauer in einem Formular. Daraus wird das Dokument mit den hinterlegten Bestandteilen erstellt. Für unterschiedliche Situationen können mehrere Vorlagenvarianten eingerichtet werden. ## Was sich im Alltag verbessert Wiederholtes Kopieren und Anpassen wird einfacher. Die Rechtsstelle verantwortet die Vorlagen, und die Prüfung und Freigabe des konkreten Dokuments folgen euren vereinbarten Regeln. ## Typische Einsatzbereiche - Projektteams und Partnermanagement mit vertraulichem Informationsaustausch - Einkauf, Vertrieb oder Business Development - Organisationen, die NDA-Standards zentral steuern möchten ## Häufige Fragen ### Wer gibt die Vorlage und das fertige NDA frei? Die fachlich zuständige Stelle gibt die Vorlage frei. Wer ein konkretes NDA prüfen und unterschreiben darf, richtet sich nach euren internen Vorgaben. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-nda-generator) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/nda-generator) # Eingehende Newsletter als Teamwissen nutzen > Newsletter von Lieferanten und Partnern sammeln, thematisch einordnen und im Intranet auffindbar machen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/newsletter-agent Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Newsletter Agent Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - Zentrale Sammlung - Automatische Erkennung von Thema, Hersteller, Produkt und Sprache - Intranet-Zugriff ## So funktioniert Newsletter Agent Produktneuheiten und andere Fachinformationen bleiben oft im Postfach einzelner Personen. Der Newsletter Agent bereitet eingehende Newsletter für eine gemeinsame Nutzung auf. Die Inhalte werden zentral gesammelt und nach Merkmalen wie Thema, Hersteller, Produkt oder Sprache eingeordnet. Über das Intranet können berechtigte Mitarbeitende darauf zugreifen. ## Was sich im Alltag verbessert Das Team erhält einen gemeinsamen Einstieg in vorhandene Informationen. Die automatische Zuordnung hilft beim Finden; welche Quellen aufgenommen werden und wer Inhalte sehen darf, legt ihr fest. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit vielen externen Newslettern von Partnern oder Lieferanten - Unternehmen, in denen relevantes Wissen oft personenabhängig vorhanden ist - Teams, die Produkt-, Hersteller- oder Marktinformationen teilen müssen - Einkauf, IT, Vertrieb oder Produktmanagement ## Häufige Fragen ### Schreibt und versendet der Agent Newsletter? Diese Lösung verarbeitet eingehende Newsletter und macht sie intern auffindbar. Die Erstellung und der Versand eigener Newsletter sind nicht Teil dieses beschriebenen Ablaufs. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-newsletter-agent) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/newsletter-agent) # Prozesse festhalten. Direkt aus dem Gespräch. > Aus Gesprächen und vorhandenen Beschrieben einen ersten Prozessentwurf erstellen und gemeinsam verfeinern. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/processio Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-10 Topics: Microsoft 365, Copilot, KI ## Auf einen Blick Lösung: Processio Basis: Microsoft 365 · Copilot ### Bausteine - Audio- oder Dokument-Upload - Automatische Prozessvisualisierung - Optional an BPMN angelehnt ## So funktioniert Processio Viele Abläufe sind den Mitarbeitenden vertraut, aber nicht dokumentiert. Processio hilft, dieses Wissen in einen ersten sichtbaren Entwurf zu übertragen. Du lädst eine Audioaufnahme aus einem Gespräch oder einen vorhandenen Beschrieb hoch. Daraus entsteht eine Prozessvisualisierung, die ihr ergänzen und korrigieren könnt. Bei Bedarf orientiert sich der Entwurf an einer Notation wie BPMN. ## Was sich im Alltag verbessert Die Beteiligten können den Ablauf anhand eines gemeinsamen Entwurfs besprechen. Fehlende Schritte, Ausnahmen und Zuständigkeiten werden dabei ergänzt. Erst nach dieser Prüfung beschreibt die Dokumentation euren tatsächlichen Prozess. ## Typische Einsatzbereiche - Workshops zur schnellen Erhebung und Dokumentation von Abläufen - Wiederkehrende administrative Prozesse, die standardisiert dokumentiert werden sollen - Bereichsübergreifende Workflows mit mehreren Beteiligten - Dokumentationspflichtige Prozesse für Qualität, Audits oder Compliance ## Häufige Fragen ### Ist der erste Entwurf bereits die fertige Dokumentation? Nein. Die Prozessverantwortlichen prüfen Reihenfolge, Entscheidungen, Ausnahmen und Zuständigkeiten und geben den überarbeiteten Stand frei. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-processio) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/processio) # Projektstatus an einem Ort sichtbar machen > Projekte zentral in SharePoint erfassen und den Überblick über Status und Zusammenarbeit behalten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/projektkockpit Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, SharePoint, Teams ## Auf einen Blick Lösung: Projektcockpit Basis: Microsoft 365 · SharePoint & Teams ### Bausteine - Zentrale Projektliste in SharePoint - Filter und Auswertungen - Automatisierte Teams-Erstellung ## So funktioniert Projektcockpit Wenn Projekte in verschiedenen Listen geführt werden, kostet ein Statusbericht viel Sucharbeit. Das Projektcockpit führt die Projektübersicht an einem gemeinsamen Ort zusammen. Eine zentrale SharePoint-Liste hält die vereinbarten Projektdaten und Statusfelder. Ihr könnt sie filtern und für Auswertungen verwenden. Bei definierten Kriterien lässt sich ausserdem die Erstellung eines Teams-Arbeitsraums nach Vorlage anstossen. ## Was sich im Alltag verbessert Projektleitung und Geschäftsleitung greifen auf dieselbe Übersicht zu. Damit der Stand verlässlich bleibt, müssen Verantwortliche die Projektdaten pflegen. Wer welche Angaben aktualisiert, gehört deshalb zur Einrichtung. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit mehreren parallellaufenden Projekten - Unternehmen mit Bedarf an zentraler Projekttransparenz - Projektleitung und Controlling, die auf strukturierte Projektdaten angewiesen sind - Projektorientierte Organisationen mit klaren Phasen- oder Statusmodellen ## Häufige Fragen ### Woher kommt der aktuelle Projektstatus? Aus den gepflegten Projektdaten in der gemeinsamen Liste. Wir legen mit euch Felder und Zuständigkeiten fest und prüfen, welche Angaben aus anderen Systemen übernommen werden können. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-projektkockpit) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/projektkockpit) # Meeting-Inhalte in eure Protokollvorlage bringen > Aus den Inhalten eines Teams-Meetings einen strukturierten Entwurf nach eurer Vorlage vorbereiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/protokoll-flow Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Protokoll-Flow Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - Inhalte aus dem Teams-Call - Power Automate - Eure Protokollvorlagen ## So funktioniert Protokoll-Flow Nach dem Meeting liegt ein Transkript vor, aber noch kein brauchbares Protokoll. Der Protokoll-Flow unterstützt die Übertragung in euer vereinbartes Format. Der Flow verwendet die verfügbaren Meeting-Inhalte, um beispielsweise eine Zusammenfassung, Aufgabenliste oder einen Protokollentwurf vorzubereiten. Welche Quellen und Vorlagen verwendet werden, klären wir bei der Einrichtung. ## Was sich im Alltag verbessert Das Team beginnt die Nachbereitung mit einem strukturierten Entwurf. Entscheide, Aufgaben und Termine werden von den Verantwortlichen geprüft und ergänzt, bevor das Protokoll geteilt wird. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit vielen Meetings und hohem Dokumentationsaufwand - Teams, die Meeting-Ergebnisse regelmässig in standardisierte Protokolle überführen müssen - Beratung, Projektmanagement oder Vertrieb mit wiederkehrenden Angebotsformaten ## Häufige Fragen ### Was braucht es aus dem Meeting? Geeignete Meeting-Inhalte und die nötigen Zugriffsrechte. Wir prüfen mit euch, wie diese in eurer Teams-Umgebung bereitgestellt werden und wer das Ergebnis freigibt. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-protokoll-flow) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/protokoll-flow) # Spesen abrechnen ohne Belegchaos > Belege mobil erfassen, erkannte Angaben prüfen und Spesen durch den vereinbarten Freigabeprozess führen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/spesen-manager Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Spesen-Manager Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Power App für Smartphone und Arbeitsplatz - Automatische Erkennung von Betrag, Datum und MWST - SharePoint-Liste - Freigabe-Workflow ## So funktioniert Spesen-Manager Ein Beleg liegt im Portemonnaie, ein anderer im Postfach. Der Spesen-Manager bringt die Erfassung und Bearbeitung in einen gemeinsamen Ablauf. Mitarbeitende fotografieren Belege oder laden sie über eine Power App hoch. Betrag, Datum und Mehrwertsteuer werden ausgelesen und in einer SharePoint-Liste erfasst. Der Workflow leitet die Spesen zur vorgesehenen Prüfung und Freigabe weiter. ## Was sich im Alltag verbessert Die Finanzabteilung erhält Belege und Angaben zusammen. Das reduziert wiederholtes Erfassen und erleichtert Rückfragen. Erkannte Werte müssen geprüft werden; über die Freigabe entscheiden die zuständigen Personen. ## Typische Einsatzbereiche - KMU, die Spesen noch papierbasiert abwickeln - Organisationen mit wiederkehrenden Spesenprozessen und klaren Freigaberegeln - HR- und Finanzabteilungen, die administrativen Aufwand reduzieren möchten - Unternehmen mit mobiler Arbeit, Aussendienst oder projektbezogenen Tätigkeiten ## Häufige Fragen ### Wer prüft die erkannten Belegdaten? Das legen wir mit euch fest. Automatische Erkennung unterstützt die Erfassung; Mitarbeitende oder die zuständige Prüfstelle kontrollieren die Angaben vor der Freigabe. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-spesen-manager) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/spesen-manager) # Kundendaten einmal strukturiert erfassen > Angaben beim Erstkontakt über ein Formular aufnehmen und an eure vereinbarte Datenstruktur übergeben. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/stammdatenerfasser Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Stammdatenerfasser Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Formulare via QR-Code oder Tablet - Pflichtfelder und Validierungen - Automatische Übergabe in die Datenstruktur ## So funktioniert Stammdatenerfasser Kontaktdaten werden am Empfang auf Papier notiert und später erneut abgetippt. Der Stammdatenerfasser ermöglicht die direkte digitale Erfassung. Personen füllen ein Formular über einen QR-Code oder ein Tablet aus. Pflichtfelder und Formatprüfungen helfen, Angaben vollständig zu erfassen. Die Daten werden anschliessend in die angebundene Datenstruktur übergeben. ## Was sich im Alltag verbessert Der Aufwand für die Nacherfassung sinkt. Die Prüfungen erkennen fehlende oder formal unpassende Angaben; ob die Informationen inhaltlich korrekt sind, muss bei Bedarf weiterhin geklärt werden. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit persönlichem Empfang oder strukturiertem Erstkontakt - Bereiche, in denen Stammdaten heute noch manuell nacherfasst werden - Gesundheitsumfeld (Arztpraxen) oder Beratungsstellen ## Häufige Fragen ### Können wir unsere bestehenden Systeme anbinden? Wir prüfen die Zielsysteme, Schnittstellen und benötigten Datenfelder gemeinsam. Daraus ergibt sich, welche Übergabe eingerichtet werden kann. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-stammdatenerfasser) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/stammdatenerfasser) # Verträge aus der aktuellen Vorlage erstellen > Vertragsangaben erfassen und ein Dokument auf Basis eurer zentral gepflegten Unternehmensvorlagen vorbereiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/vertragsgenerator Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-09 Topics: Microsoft 365, Prozesse, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Vertragsgenerator Basis: Microsoft 365 · Power Platform ### Bausteine - Erfassungsformular - Unternehmensvorlagen - Zentrale Richtlinienpflege ## So funktioniert Vertragsgenerator Bei jedem neuen Vertrag eine alte Datei anzupassen, macht es schwer, Vorlagen aktuell zu halten. Der Vertragsgenerator führt Angaben und freigegebene Vorlagen zusammen. Du erfasst Vertragsart, Parteien, Laufzeit und Leistungen in einem Formular. Die Lösung erstellt daraus ein Dokument mit den hinterlegten Bausteinen. Änderungen an Vorlagen werden zentral gepflegt und für neue Dokumente verwendet. ## Was sich im Alltag verbessert Die Vorbereitung wiederkehrender Verträge wird einheitlicher. Die fachliche Verantwortung für Vorlagen, Prüfung und Unterschrift bleibt bei den zuständigen Personen. ## Typische Einsatzbereiche - Teams, die regelmässig Verträge für Projekte, Dienstleistungen oder Partner erstellen - Organisationen mit klaren Vorgaben für Vertragsinhalte - Einkauf, Vertrieb, Projektmanagement oder interne Services ## Häufige Fragen ### Was passiert bei einer Änderung der Vorlage? Die freigegebene Änderung wird zentral eingepflegt und für neue Dokumente verwendet. Bereits erstellte oder unterzeichnete Verträge werden dadurch nicht automatisch geändert. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-vertragsgenerator) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/vertragsgenerator) # Teams nach eurer Vorlage einrichten > Neue Projekt- und Abteilungsteams mit definierten Kanälen, Werkzeugen und einer passenden Ablage erstellen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/workspace-manager Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-01-15 Last updated: 2026-09-10 Topics: Microsoft 365, Power Automate, Automatisierung ## Auf einen Blick Lösung: Workspace Manager Basis: Microsoft 365 · Power Automate ### Bausteine - Anforderungsformular - Team nach Vorlage - Kanäle, Registerkarten, OneNote - Strukturierte Ablage ## So funktioniert Workspace Manager Jedes Projektteam ist anders eingerichtet, und Mitarbeitende suchen immer wieder dieselben Inhalte. Der Workspace Manager unterstützt eine gemeinsame Grundstruktur. Ein Formular nimmt die Angaben für den neuen Arbeitsraum auf. Daraus entsteht ein Team nach Vorlage, beispielsweise mit Kanälen, Registerkarten, OneNote und einer strukturierten Ablage. Die vorgesehenen Rechte und Vorlagen stimmen wir mit euch ab. ## Was sich im Alltag verbessert Die wiederholte Einrichtung benötigt weniger Handarbeit. Eine bekannte Struktur erleichtert die Orientierung; besondere Anforderungen einzelner Projekte werden in den Vorlagen oder im vereinbarten Anpassungsprozess berücksichtigt. ## Typische Einsatzbereiche - Organisationen mit wiederkehrenden Projektabläufen - Unternehmen, die konsistente Strukturen in Microsoft Teams sicherstellen möchten - Projekt- und Abteilungsteams mit klar definierten Arbeitsweisen - Projektorientierte Organisationen wie Beratung, IT, Bauwesen oder interne Projektbüros ## Häufige Fragen ### Was können wir in der Vorlage festlegen? Wir stimmen Kanäle, Registerkarten, Ablage und weitere benötigte Bausteine mit euch ab. Zugriffsrechte und Änderungen an der Vorlage gehören ebenfalls zur Planung. ### Welche Lizenzen und Voraussetzungen brauchen wir? Wir prüfen eure vorhandenen Lizenzen, Datenquellen und Schnittstellen vor der Einrichtung. Zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten können je nach Anwendung und Umfang nötig sein. ### Wie wird die Lösung eingeführt und betreut? Wir stimmen den Ablauf mit euch ab, richten die Lösung ein und testen sie gemeinsam. Vor der Übergabe vereinbaren wir, wer den Betrieb und spätere Änderungen übernimmt. [Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-workspace-manager) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/workspace-manager) # Microsoft 365 Copilot sicher und datenschutzkonform betreiben > Copilot sieht alles, was deine Mitarbeitenden sehen dürfen. So bringt ihr Berechtigungen, Websuche, Datenstandort und Agenten in Ordnung. Mit Checkliste. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-10-01 Topics: Microsoft 365 Copilot, Datenschutz, Governance, Microsoft Purview, SharePoint, Copilot Cowork Diese Woche hatte ich ein Gespräch, das ich in letzter Zeit immer öfter führe. Ein Schweizer Unternehmen. Microsoft 365 E3, Copilot-Lizenzen für einige Dutzend Mitarbeitende. Die Lizenzen sind bezahlt, das Interesse ist gross. Aber die interne IT bremst. «Die Websuche schickt unsere Daten ins Internet.» Die Sorge ist berechtigt. Aber sie ist nur ein Teil der Frage. Die eigentliche Frage lautet: **Wie betreiben wir Copilot so, dass er sicher und datenschutzkonform läuft?** Dazu gehören Berechtigungen, Purview, die Websuche, der Datenstandort, Agenten und am Schluss eine bewusste Entscheidung der Geschäftsleitung. Eines vorweg: Wir sind keine Anwälte. Wir kümmern uns um die technische Seite, also darum, was in eurem Tenant passiert und welche Einstellungen es gibt. Für die rechtliche Beurteilung verweise ich in diesem Artikel auf die aktuelle Analyse der Schweizer Kanzlei VISCHER. Und für euren konkreten Fall gehört eine juristische Fachperson an den Tisch. ## Das Wichtigste in Kürze - **Copilot sieht alles, was die angemeldete Person sehen darf.** Das grösste Risiko im Alltag sind zu breit freigegebene Daten, nicht die KI. - **Mit jeder Copilot-Lizenz bekommt ihr Werkzeuge gegen Oversharing**, etwa Berechtigungsberichte für SharePoint und Restricted Content Discovery. - **Purview kann die Websuche sperren**, sobald ein Prompt AHV-Nummern oder andere sensible Daten enthält. Das geht auch mit Business Premium oder E3. - **Die Websuche ist rechtlich der heikelste Punkt.** Für die Suchanfragen an Bing gelten weder das DPA noch die EU Data Boundary. VISCHER hält sie für nicht datenschutzkonform. - **Datenstandort und Flex Routing** solltet ihr prüfen und bewusst einstellen. - **Agenten und Cowork** brauchen Regeln: wer erstellen und teilen darf, und welches Budget gilt. - **Entscheiden muss die Geschäftsleitung**, nicht die IT allein. ## Wie geht Copilot mit euren Daten um? Aber um was geht es grundsätzlich? Wenn du Copilot eine Frage zu deinen Mails, Dateien oder Meetings stellst, passiert die Verarbeitung im Microsoft-365-Servicebereich. Prompts und Antworten bleiben dort. Es gelten Enterprise Data Protection und das Data Protection Addendum, und deine Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet. [So beschreibt Microsoft den Schutz für Copilot.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/enterprise-data-protection) Und ganz wichtig: Copilot arbeitet mit **deinen Berechtigungen**. Er sieht nur, was du auch öffnen dürftest. Das klingt beruhigend. Ist es aber nur, wenn eure Berechtigungen sauber sind. ## 1. Berechtigungen aufräumen: das unterschätzte Risiko Ehrlich: In fast jedem Tenant, den wir uns anschauen, gibt es sie. Die SharePoint-Site, die vor Jahren für «Jeder ausser externen Benutzern» freigegeben wurde. Der Teams-Kanal mit Lohnlisten, in dem plötzlich die halbe Firma Mitglied ist. Der Freigabelink, den niemand mehr kennt. Ohne Copilot fällt das kaum auf, weil niemand danach sucht. Mit Copilot reicht eine harmlose Frage, und die Lohnliste taucht in der Antwort auf. Copilot verletzt dabei keine Berechtigung. Er macht nur sichtbar, was schon falsch freigegeben war. Die gute Nachricht: Sobald in eurem Tenant mindestens eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist, bekommt ihr Funktionen aus **SharePoint Advanced Management** ohne Zusatzlizenz. [Microsoft listet die enthaltenen Funktionen hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharepoint-advanced-management-features-copilot-license) Die wichtigsten für den Start: - **Berichte zu Berechtigungen und Freigabelinks:** Welche Sites sind für «Jeder ausser externen Benutzern» offen? Wo gibt es unzählige Freigabelinks? - **Site Access Review:** Die Site-Besitzer prüfen ihre überteilten Sites selbst, statt dass die IT alles allein machen muss. - **Restricted Content Discovery:** Heikle Sites tauchen nicht mehr in der unternehmensweiten Suche und in Copilot auf, ohne dass ihr die Berechtigungen sofort umbauen müsst. - **Restricted Access Control:** Eine Site ist nur noch für eine bestimmte Sicherheitsgruppe zugänglich. Meine Empfehlung: Startet mit dem Bericht zu «Jeder ausser externen Benutzern». Der zeigt meistens innert Minuten, wo es brennt. ## 2. Purview: Sensible Daten schützen Mit **Microsoft Purview** setzt ihr Regeln, die direkt in Copilot greifen. Für den Einstieg ist eine Data-Loss-Prevention-Regel am wichtigsten: Erkennt Purview im Prompt einen sensiblen Datentyp, sperrt Copilot für diese Anfrage die Websuche oder antwortet gar nicht. [Microsoft beschreibt die DLP-Regeln für Copilot hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/purview/dlp-microsoft365-copilot-location-learn-about) Typische Beispiele aus der Schweiz: - AHV-Nummern - Passnummern - Gesundheitsdaten - Policennummern bei Versicherungen Für AHV- und Passnummern bringt Purview fertige Datentypen mit. Policennummern, Kundennummern oder eigene Projektcodes definierst du als eigene Datentypen. Das Beste: Dafür brauchst du **kein E5**. Die Regel für Prompts steht laut Microsoft allen Nutzerinnen und Nutzern von Copilot und Copilot Chat zur Verfügung, also auch mit Microsoft 365 Business Premium oder E3. Wir haben genau diese Sperre bei einem Kunden mit Business Premium eingerichtet. [Zur Purview-Servicebeschreibung.](https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/microsoft-365-service-descriptions/microsoft-365-tenantlevel-services-licensing-guidance/microsoft-purview-service-description#microsoft-purview-data-loss-prevention-dlp-for-microsoft-copilot) Zwei Grenzen solltest du trotzdem kennen: - **Die Regel prüft den eingetippten Prompt.** Den Inhalt einer Datei, die jemand direkt in den Chat hochlädt, prüft sie nicht. - **Bezeichnete Dateien ganz ausschliessen ist ein anderer Schritt.** Willst du Dateien und Mails mit einer bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnung, etwa «Streng vertraulich», komplett von Copilot fernhalten, reichen Business Premium und E3 nicht. Dafür brauchst du E5 oder die Purview Suite, die es auch als Add-on zu Business Premium gibt. ## 3. Die Websuche: technisch klein, rechtlich heikel Jetzt zum Punkt, der im Gespräch alles blockiert hat. Braucht Copilot aktuelle Informationen aus dem Web, schickt er eine **Suchanfrage an Bing**. Bing bekommt nicht dein Dokument und auch nicht deinen ganzen Prompt. Copilot macht daraus ein paar Suchbegriffe. Fragst du zum Beispiel nach eurem internen Strategiepapier im Vergleich zu einem Mitbewerber, geht an Bing so etwas wie «Mitbewerber Energiestrategie Ankündigung». Das Papier selbst bleibt im Tenant. Laut Microsoft gehen **nicht** an Bing: der ganze Prompt (ausser er ist sehr kurz, etwa «Wetter Zürich»), ganze Dateien oder Mails sowie Benutzername, Domain oder Tenant-ID. Die Suchanfragen werden laut Microsoft nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. [So beschreibt Microsoft die Websuche in Copilot.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/manage-public-web-access) Aber: Für diese Suchanfragen gilt ein anderer rechtlicher Rahmen. | | Copilot mit euren Tenant-Daten | Suchanfrage an Bing | | --- | --- | --- | | Was wird verarbeitet? | Prompt, Antwort, berechtigte Dateien und Mails | Wenige Suchbegriffe, ohne Benutzer- und Tenant-ID | | Rolle von Microsoft | Auftragsverarbeiter | Eigener Verantwortlicher | | Data Protection Addendum (DPA) | gilt | gilt nicht | | EU Data Boundary | gilt | gilt nicht | | Training von KI-Modellen | nein | nein (Zusage in den Product Terms) | | Steuerbar über | Berechtigungen, Purview, Admin Center | Cloud Policy, Purview DLP, Zero Query Logging | *Stand: 1. Oktober 2026, gemäss [Microsoft-Dokumentation zur Websuche](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/manage-public-web-access).* ### Was sagen die Juristen? VISCHER hat im Juli 2026 die Datenschutzbedingungen der gängigen KI-Tools neu analysiert. Zur Websuche in Copilot ist das Fazit deutlich: Die Kanzlei schliesst, «dass die Web-Suche bei Copilot […] nicht den Anforderungen des Datenschutzes und schon gar nicht des Berufs- und Amtsgeheimnisses genügt». [Zur Analyse von VISCHER.](https://www.vischer.com/de/insights/teil-31-ki-tools-wie-es-um-den-schutz-der-daten-steht-2026) Die zugehörige [Vergleichstabelle der KI-Tools](https://vischerlnk.com/ki-tools-0726) lohnt sich ebenfalls, gerade wenn ihr verschiedene Anbieter einsetzt. Technisch schätze ich das Risiko als klein ein: ein paar Suchbegriffe ohne Absender, mit vertraglichen Zusagen. Rechtlich ist es eben trotzdem ein anderer Rahmen. Beides gehört auf den Tisch. ### Was ihr konkret tun könnt 1. **Purview-Regel setzen.** Sensible Datentypen sperren die Websuche automatisch (siehe oben). 2. **Websuche gezielt einschränken.** Über die Richtlinie «Allow web search in Copilot» im Cloud Policy Service schaltet ihr sie für alle oder für einzelne Gruppen ab, zum Beispiel für HR oder die Geschäftsleitung. Wichtig: Wer sie im Arbeitsmodus abschaltet, schaltet sie auch für Researcher und Cowork ab. 3. **Zero Query Logging aktivieren, sobald verfügbar.** Dann speichert Bing die Suchanfragen nicht. Microsoft dokumentiert die Einstellung bereits; in den Kundenumgebungen, die wir betreuen, war sie bis Anfang Oktober 2026 noch nicht verfügbar. VISCHER hält fest, dass auch das die rechtlichen Mängel nicht beseitigt. [Zur Dokumentation von Zero Query Logging.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-zero-query-logging) 4. **Bei Berufsgeheimnissen die Websuche abschalten.** Anwaltskanzleien, Arztpraxen, Revisionsstellen: Hier ist für mich klar, dass die Websuche aus bleibt, bis die rechtliche Beurteilung etwas anderes sagt. ## 4. Datenstandort und Flex Routing prüfen Viele gehen davon aus, dass ihr Tenant in der Schweiz liegt. Prüfen tun es die wenigsten. Neuere Schweizer Tenants liegen in der Regel in den Schweizer Microsoft-Rechenzentren. Ältere wurden teilweise erst nachträglich migriert, manche liegen noch heute in einer anderen europäischen Region. Den tatsächlichen Datenstandort siehst du im Microsoft 365 Admin Center unter **Einstellungen → Organisationseinstellungen → Organisationsprofil → Datenspeicherort**. [Microsoft listet die Datenstandorte pro Dienst hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations) Dann **Flex Routing**. Für Tenants in der EU und der EFTA, also auch in der Schweiz, darf Microsoft damit die Verarbeitung durch das Sprachmodell bei Spitzenlast in die USA, nach Kanada oder nach Australien verlagern. Die gespeicherten Daten bleiben in der EU Data Boundary, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten. Bei berechtigten Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist Flex Routing **standardmässig aktiv**. Du findest die Einstellung unter **Copilot → Einstellungen → Alle anzeigen → Flex routing during peak load periods**. [Microsoft erklärt Flex Routing hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/copilot-flex-routing) Spannend ist hier die Einschätzung von VISCHER: Datenschutzrechtlich sei Flex Routing nicht zu beanstanden, für Berufsgeheimnisse aber aus ihrer Sicht nicht akzeptabel. Für die meisten KMU ist das also eine bewusste Abwägung zwischen Tempo und Verarbeitungsort. Wer Berufsgeheimnisse verarbeitet, wählt **Do not allow flex routing**. ## 5. Modelle von Anthropic bewusst zulassen Copilot und Cowork können optional Modelle von Anthropic nutzen, also Claude. Anthropic ist dann als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft eingebunden, und es gelten die Product Terms und das DPA von Microsoft. Für Schweizer Tenants wichtig: In der EU und der EFTA sind diese Modelle **standardmässig ausgeschaltet**. Der Grund: Sie sind derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen. Laut VISCHER läuft die Verarbeitung auf Systemen in den USA. Wer sie nutzen will, schaltet sie im Admin Center unter **Copilot → Einstellungen → Alle anzeigen → AI providers operating as Microsoft subprocessors** frei, auf Wunsch nur für bestimmte Gruppen. [Microsoft beschreibt die Einbindung von Anthropic hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/connect-to-ai-subprocessor) Ein Spezialfall sind die «Anthropic models with Data Retention». Dort speichert Anthropic die Daten selbst, und es gelten die Bedingungen von Anthropic statt des Microsoft-DPA. Auch diese Modelle sind ausgeschaltet, bis ein Admin sie ausdrücklich freigibt. Meine Empfehlung: Lasst Claude nicht einfach laufen und sperrt es auch nicht reflexartig. Entscheidet bewusst, für wen ihr es freigebt, und nehmt es in euer Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten auf. ## 6. Agenten und Cowork steuern Das Spannendste kam am Schluss des Gesprächs. Mein Gegenüber will eigentlich keinen Chatbot. Er will, dass Copilot **arbeitet**: Mails schreibt, Informationen verarbeitet, Prozesse anstösst und mehrere Schritte selbständig erledigt. Genau das machen Agents und [Copilot Cowork](/blog/copilot-cowork-dein-neuer-digitaler-mitarbeiter-in-microsoft-365). Damit kommen neue Fragen: - **Wer darf Agents bauen und teilen?** Im Microsoft 365 Admin Center legt ihr bei den Copilot-Einstellungen fest, wer selbst gebaute Agents mit der ganzen Organisation teilen darf: alle, niemand oder bestimmte Gruppen. [Microsoft erklärt das Teilen von Agents hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/extensibility/agent-builder-share-manage-agents) - **Wer gibt Aktionen frei?** Cowork fragt vor dem Versand von Mails, Teams-Nachrichten oder Termineinladungen nach. Die Kontrolle durch Menschen bleibt also eingebaut. Schult eure Leute trotzdem darin, Entwürfe wirklich zu lesen, bevor sie auf «Senden» klicken. - **Was darf es kosten?** Cowork ist keine zusätzliche Lizenz. Ihr braucht eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, dazu kommt eine nutzungsbasierte Abrechnung über Copilot Credits. Im Pay-as-you-go-Modell kostet ein Credit laut Microsoft 0.01 USD. Budgets und Limits legt ihr im Admin Center fest, auch nur für eine Pilotgruppe. [Die Voraussetzungen für Cowork.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/get-started) [Microsofts Leitfaden zu Copilot Credits.](https://www.microsoft.com/licensing/guidance/Copilot-Credits) Zur Orientierung: Testbudgets sehe ich häufig im Bereich von CHF 20 bis 50 pro Monat und Person. Wer mehr nutzt oder komplexere Agenten einsetzt, braucht mehr. Mein Tipp: klein starten, Limit setzen, nach einem Monat anschauen, was wirklich verbraucht wurde. ## 7. Nachvollziehbarkeit sicherstellen Wenn etwas schiefgeht, wollt ihr nachvollziehen können, was passiert ist. Copilot-Interaktionen landen im **Purview-Audit**, sofern das Auditing aktiv ist. Das ist der Standard, prüft es trotzdem. Admins sehen dort Prompts, Antworten und auch die Suchbegriffe, die an Bing gingen. Inhaltssuche, Aufbewahrung im Rahmen von Legal Hold und Export von Copilot-Interaktionen über eDiscovery sind laut Microsoft auch mit E3 und Copilot möglich. [Zur Purview-Servicebeschreibung.](https://learn.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/microsoft-365-service-descriptions/microsoft-365-tenantlevel-services-licensing-guidance/microsoft-purview-service-description) Klärt dabei auch die Gegenrichtung: Wer darf diese Protokolle einsehen? Prompts können persönliche Informationen enthalten. Das gehört in eure internen Regeln und in die Information an die Mitarbeitenden. ## 8. Regeln und Schulung für die Menschen Technik allein reicht nicht. Eure Mitarbeitenden müssen wissen, was sie mit Copilot tun dürfen und was nicht. Eine kurze KI-Weisung genügt für den Start. Sie sollte mindestens klären: Welche Daten gehören nicht in einen Prompt? Wann ist die Websuche erlaubt? Wer prüft Ergebnisse, bevor sie an Kunden gehen? Wer ist Ansprechperson bei Fragen? Dazu eine Schulung, die mehr zeigt als die Knöpfe. Gerade der Satz «Copilot sieht, was du sehen darfst» öffnet vielen die Augen. ## Alle Einstellungen auf einen Blick | Bereich | Wo | Meine Empfehlung | | --- | --- | --- | | Berechtigungsberichte (SAM) | SharePoint Admin Center | Vor dem Rollout auswerten und bereinigen | | Restricted Content Discovery | SharePoint Admin Center | Für heikle Sites aktivieren | | DLP für Copilot | Microsoft Purview | AHV, Pass und eigene Kennungen sperren | | Websuche | Cloud Policy Service | Bewusst entscheiden; bei Berufsgeheimnis aus | | Zero Query Logging | Cloud Policy Service | Aktivieren, sobald verfügbar | | Datenspeicherort | Admin Center, Organisationsprofil | Prüfen und intern festhalten | | Flex Routing | Admin Center, Copilot-Einstellungen | Bewusst entscheiden; bei Berufsgeheimnis aus | | Anthropic-Modelle | Admin Center, Copilot-Einstellungen | In CH standardmässig aus; bewusst freigeben | | Teilen von Agents | Admin Center, Copilot-Einstellungen | Auf eine Gruppe beschränken | | Cowork-Budget | Admin Center, Copilot | Vor dem Pilot pro Gruppe festlegen | | Audit | Microsoft Purview | Aktiv lassen, Einsicht regeln | *Stand: 1. Oktober 2026. Microsoft benennt Menüpunkte laufend um; die verlinkten Quellen im Text sind massgebend.* ## Deine Checkliste für das nächste IT-Meeting 1. **Berechtigungen**: Bericht zu «Jeder ausser externen Benutzern» und Freigabelinks auswerten. 2. **Purview**: Welche sensiblen Datentypen sollen die Websuche blockieren? 3. **Websuche**: Für wen ist sie sinnvoll, für wen nicht? 4. **Datenstandort und Flex Routing** prüfen und entscheiden. 5. **Anthropic-Modelle**: Für wen freigeben, für wen nicht? 6. **Agents und Cowork**: Wer darf teilen, welches Budget gilt für den Pilot? 7. **Audit und Einsicht** regeln. 8. **KI-Weisung und Schulung** vorbereiten. 9. **Rechtliche Beurteilung** einholen, besonders bei Berufsgeheimnissen. 10. **Restrisiko** beschreiben und der Geschäftsleitung zur Entscheidung vorlegen. ## Fazit: Die IT bereitet vor, die Geschäftsleitung entscheidet Copilot sicher und datenschutzkonform zu betreiben, ist kein Schalter. Es ist eine Reihe von bewussten Entscheidungen. Die meisten davon sind technisch gut lösbar, viele sogar ohne Zusatzlizenz. Was übrig bleibt, ist ein Restrisiko. Ich bewerte es mit zwei Fragen: Wie wahrscheinlich ist ein Vorfall, und wie gross wäre der Schaden? Die IT liefert die Fakten. Ob das Restrisiko tragbar ist, entscheidet die Geschäftsleitung, idealerweise mit einer rechtlichen Einschätzung im Rücken. Für uns ist klar: Wer Berechtigungen, Purview und die wichtigsten Einstellungen sauber aufsetzt, muss den Nutzen von Copilot nicht liegen lassen. Genau dafür machen wir mit Kunden eine pragmatische Copilot-Session: Copilot-Landschaft, Governance, Datenschutz, Agenten und Cowork, dazu konkrete Use Cases aus eurem Alltag. Am Schluss habt ihr eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung und wisst, was der nächste Schritt ist. Mehr dazu auf unserer Seite zur [Copilot-Einführung](/services/ki-copilot) und zum [Tenant-Assessment](/services/sicherheitscheck-audit). Oder direkt: [Meld dich bei uns.](/kontakt?thema=ki-copilot) *Fachlicher Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Microsoft ändert Einstellungen und Verfügbarkeiten laufend; wir prüfen sie für eure konkrete Umgebung.* ## Häufige Fragen ### Ist Microsoft 365 Copilot datenschutzkonform? Für Copilot mit euren Tenant-Daten gelten die üblichen Geschäftskundenverträge von Microsoft, also auch das Data Protection Addendum (DPA). Kritisch ist die Websuche über Bing: Dafür gelten andere Vertragsbedingungen. Die Schweizer Kanzlei VISCHER kommt in ihrer Analyse vom Juli 2026 zum Schluss, dass die Websuche den Anforderungen des Datenschutzes und des Berufsgeheimnisses nicht genügt. Die rechtliche Beurteilung für euer Unternehmen gehört zu einer Fachperson; technisch lassen sich die Risiken mit den richtigen Einstellungen deutlich verkleinern. ### Sieht Copilot alle Daten im Unternehmen? Nein. Copilot arbeitet mit den Berechtigungen der angemeldeten Person und sieht nur, was diese Person auch öffnen dürfte. Das Problem sind zu breit freigegebene SharePoint-Sites, Teams und Links. Copilot macht solche Freigaben schneller auffindbar. Deshalb gehört das Aufräumen der Berechtigungen vor jede Einführung. ### Schickt Microsoft 365 Copilot meine Dokumente an Bing? Nein. Für die Websuche erzeugt Copilot aus deinem Prompt eine kurze Suchanfrage aus wenigen Wörtern. Ganze Dateien, Mails, hochgeladene Dokumente sowie Benutzername, Domain und Tenant-ID gehen laut Microsoft nicht an Bing. Für diese Suchanfragen gelten aber weder das DPA noch die EU Data Boundary. ### Brauche ich Microsoft 365 E5, um Copilot mit Purview abzusichern, oder reicht Business Premium? Für die Sperre der Websuche nicht. DLP-Regeln für Prompts, mit denen Copilot bei sensiblen Datentypen wie AHV- oder Passnummern die Websuche sperrt oder gar nicht antwortet, stehen laut Microsoft allen Nutzern von Copilot und Copilot Chat zur Verfügung, also auch mit Microsoft 365 Business Premium oder E3. Wir haben diese Sperre bei einem Kunden mit Business Premium eingerichtet. Dateien und Mails mit Vertraulichkeitsbezeichnung komplett von Copilot auszuschliessen, ist weder in Business Premium noch in E3 enthalten. Dafür braucht es E5 oder die Purview Suite, die es auch als Add-on zu Business Premium gibt. ### Was ist Flex Routing bei Microsoft 365 Copilot? Flex Routing erlaubt Microsoft, die Verarbeitung durch das Sprachmodell bei Spitzenlast aus der EU Data Boundary in die USA, nach Kanada oder nach Australien zu verlagern. Es betrifft Tenants in der EU und EFTA, also auch Schweizer Tenants. Bei berechtigten Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, ist es standardmässig aktiv. Admins ändern es im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen. ### Darf ich Copilot mit Daten nutzen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen? Nur unter Bedingungen, und das klärt ihr mit einer juristischen Fachperson. VISCHER nennt im Juli 2026 als Voraussetzungen unter anderem die nötigen Vertragszusätze, ein deaktiviertes Abuse Monitoring und dass die Bing-Suche nicht mit solchen Daten genutzt wird. Auch Flex Routing wäre aus ihrer Sicht für Berufsgeheimnisse nicht akzeptabel. ### Sind die Claude-Modelle von Anthropic in Copilot für Schweizer Unternehmen aktiv? Nicht standardmässig. In der EU und EFTA, also auch in der Schweiz, sind die Anthropic-Modelle in Microsoft 365 Copilot ausgeschaltet, weil sie derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen sind. Admins können sie im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot, Einstellungen, AI providers operating as Microsoft subprocessors für alle oder bestimmte Gruppen freigeben. Dann gilt Anthropic als Unterauftragsverarbeiter von Microsoft unter dem Microsoft-DPA. ### Wer darf in Microsoft 365 Copilot Agents erstellen und teilen? Das legt ihr im Microsoft 365 Admin Center bei den Copilot-Einstellungen fest. Dort steuert ihr zum Beispiel, wer selbst gebaute Agents mit der ganzen Organisation teilen darf: alle, niemand oder bestimmte Gruppen. ### Was kostet Copilot Cowork? Cowork ist keine eigene Lizenz. Nötig ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, dazu kommt eine nutzungsbasierte Abrechnung über Copilot Credits. Im Pay-as-you-go-Modell kostet ein Credit 0.01 USD; komplexe Aufgaben verbrauchen mehr Credits. Budgets lassen sich im Admin Center pro Gruppe und Person begrenzen. Für einen Test sehen wir häufig CHF 20 bis 50 pro Monat und Person. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-sicher-datenschutzkonform-betreiben) # So sehen AI-generierte PowerPoints endlich nach deinem CI aus > Copilot baut Präsentationen, hält sich aber nicht an eure Vorlagen? Dann fehlt meistens das Brand Kit. So richtest du es ein, und darauf solltest du achten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-brand-kit-powerpoint-im-eigenen-corporate-design Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-09-24 Topics: Microsoft 365 Copilot, PowerPoint, Brand Kit, Corporate Design Es gibt eine Frage, die wir in den letzten Wochen immer wieder gehört haben: «Kann Copilot unsere PowerPoints in unserem Corporate Design erstellen?» Die kurze Antwort: Ja. Aber nicht, wenn du Copilot einfach im Chat bittest, «unsere Vorlage» zu verwenden. Ein Kunde hat es vor Kurzem genau so versucht: eine Präsentation auf Basis der neuen CD-Vorlagen. Das Resultat? Copilot war sehr kreativ. Er hat im Freestyle die Designs verändert. Immerhin mit den richtigen Farben. Genau das ist der Punkt. Copilot kennt eure Marke nicht, solange ihr sie ihm nicht sauber hinterlegt. Und dafür gibt es das **Brand Kit**. ## Was ist ein Brand Kit? Ein Brand Kit ist sozusagen der Markenkoffer für Copilot. Darin liegt alles, was euren Auftritt ausmacht: Logos, Farben mit exakten HEX-Werten, Schriften, Bilder, Icons, eure PowerPoint-Vorlagen und die Brand Voice, also wie ihr schreibt und klingt. Wichtig dabei: Es geht **nicht** darum, ein neues Branding zu erfinden. Eure Marke ist ja bereits definiert. Es geht darum, die bestehenden Vorgaben so in Microsoft 365 abzulegen, dass Copilot sie konsistent verwenden kann. Das Kit wird einmal eingerichtet. Danach wählt jede Person in PowerPoint einfach im Copilot-Bereich über **+** → **Select brand** das Kit aus, und Copilot baut die Präsentation mit euren Vorlagen, Farben und Schriften. Microsoft unterscheidet drei Arten von Brand Kits: - **Persönlich:** nur für die Person, die es erstellt hat - **Geteilt:** für ausgewählte Personen - **Offiziell:** für die ganze Organisation, sichtbar unter «Organization» Für ein Unternehmen willst du natürlich das offizielle Kit. Und genau da braucht es ein paar Schritte mehr. ## Schritt 1: Wer darf die Marke verwalten? Ein offizielles Brand Kit kann nicht einfach jeder erstellen. Das ist auch gut so. Definiere zuerst eine kleine Gruppe von Brand-Verantwortlichen, idealerweise aus Marketing oder Kommunikation. Eure IT erstellt dafür eine **mailaktivierte Sicherheitsgruppe** und hinterlegt sie im Microsoft 365 Apps Admin Center in der Richtlinie **Elevated role for Brand Managers**. [So beschreibt Microsoft die Einrichtung.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/enterprise-brand-manager) Hier gibt es drei Stolpersteine, an denen es in der Praxis gerne hängt: 1. **Mitglieder, nicht Besitzer.** Nur Mitglieder der Gruppe dürfen offizielle Kits bearbeiten und publizieren. Wer nur Besitzer der Gruppe ist, bekommt diese Rechte nicht. 2. **Tenant und Priorität 0.** Die Richtlinie muss für den ganzen Tenant gelten und mit Priorität 0 gesetzt sein. 3. **Geduld.** Bis die Berechtigung greift, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Also nicht am Morgen einrichten und am Nachmittag den Workshop planen. Optional kann eure IT mit der Richtlinie **Restrict brand kit creation** zusätzlich festlegen, wer überhaupt Brand Kits erstellen darf. So verhindert ihr, dass Mitarbeitende eigene, nicht freigegebene Varianten eurer Marke bauen. Aber Achtung: Ist diese Richtlinie aktiv, müssen eure Brand-Verantwortlichen **in beiden Gruppen** sein. Sonst dürfen sie zwar publizieren, aber gar kein Kit erstellen. [Microsoft zeigt das Zusammenspiel in einer Tabelle.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/copilot-restrict-brand-kit-creation) ## Schritt 2: Die bestehenden Brand Guidelines vorbereiten Jetzt kommt der Teil, der am meisten unterschätzt wird. Ihr habt sicher ein Corporate-Design-Manual. Die Frage ist nur: Welche Version? Und wie viele davon liegen gerade auf SharePoint, in Mails und auf Desktops herum? Copilot kann ein **Guidelines-PDF** pro Brand Kit verarbeiten und daraus Farbpaletten, Stil, Brand Voice sowie Regeln zu Logos und Typografie auslesen. Deshalb lohnt es sich, vor dem Upload kurz aufzuräumen: - Liegt das Manual als **ein konsolidiertes PDF** vor? - Sind Farbwerte, Logo-Regeln, Typografie, Bildsprache und Sprachregeln aktuell? - Sind alte oder widersprüchliche Varianten entfernt? - Hat das PDF die Vertraulichkeitsbezeichnung **General**? Sonst klappt der Upload nicht. Führt ihr mehrere klar getrennte Marken oder Subbrands? Dann mischt sie nicht in ein Kit. Macht lieber mehrere offizielle Kits, das unterstützt Microsoft ausdrücklich. ## Schritt 3: Das Brand Kit erstellen Eine Person aus der Brand-Gruppe öffnet die Microsoft-365-Copilot-App und geht auf: **Create** → **More** → **Brand kits** → **+ New Brand kit** Dann wird das Kit mit euren bestehenden Unterlagen befüllt: - **Brand Guidelines:** das konsolidierte CD-PDF - **Logos:** Primär- und Sekundärlogo, Varianten für helle und dunkle Hintergründe - **Farben:** die offiziellen Farben mit exakten HEX-Werten - **Schriften:** klare Zuordnung für Titel, Fliesstext und Spezialfälle - **Templates:** eure aktuellen, produktiv genutzten PowerPoint-Vorlagen - **Bilder und Icons:** ausschliesslich freigegebene Assets - **Style:** Beispiele für eure Bild-, Icon- und Illustrationssprache - **Brand Voice:** eure definierte Tonalität Und jetzt der wichtigste Hinweis im ganzen Artikel: Die automatische Auswertung des PDFs ist **ein Vorschlag**, keine fertige Wahrheit. Die extrahierten Werte müssen Feld für Feld geprüft und mit **Save assets** bestätigt werden. Erst dann stehen die Guidelines anderen zur Verfügung und werden überhaupt für die Erstellung verwendet. [Microsoft beschreibt den Ablauf mit den Guidelines hier.](https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/use-guidelines-to-manage-brand-kits-in-the-microsoft-365-copilot-app) Noch ein Detail, das wehtun kann: Lädst du das PDF in ein bereits befülltes Kit hoch, können die ausgelesenen Werte bestehende Angaben wie Farben oder Brand Voice **überschreiben**. Also zuerst den aktuellen Stand sichern, dann hochladen, dann kontrollieren. ## Schritt 4: Assets an einem Ort statt überall Wo liegen eure Logos heute? Wenn die Antwort «bei der Kollegin im Marketing, irgendwo im Downloads-Ordner» lautet, dann ist jetzt ein guter Moment, das zu ändern. Pflegt ihr eure Assets bereits in einer **SharePoint Organization Asset Library**, kann das Brand Kit direkt darauf verweisen. Die Dateien bleiben an einem Ort und müssen nicht mehrfach hochgeladen werden. Ein paar einfache Regeln helfen enorm: - nur freigegebene Produktionsdateien, keine Entwürfe - klare Ordner für Logos, Bilder, Icons und Vorlagen - eindeutige Dateinamen statt «final_neu_v3» - Bilder mit sinnvollen Namen, Beschreibungen und Tags - eine Person, die für Aktualisierungen und Archivierung zuständig ist Das Beste daran: Davon profitiert nicht nur Copilot. Auch die ganz normale Arbeit in PowerPoint und Word wird einfacher, wenn alle auf dieselben freigegebenen Dateien zugreifen. ## Schritt 5: Testen, bevor alle es nutzen Bitte das Kit nicht einfach publizieren und hoffen. Nehmt eine typische Präsentation aus eurem Alltag und lasst sie von Copilot mit dem Kit erstellen. Dann prüft ihr: - Sitzt das Logo richtig? - Stimmen Farben, Schriften und Layouts? - Passt die Bildauswahl? Lasst zusätzlich einen kurzen externen Text und eine interne Mitteilung schreiben. Klingt das nach euch? Stimmen Begriffe und Schreibweisen? Was falsch oder zu allgemein interpretiert wird, korrigierst du direkt im Brand Kit. Erst wenn diese Tests passen, publizierst du das Kit als offizielles Brand Kit. ## Und wie gut ist das Resultat? Ehrlich: noch nicht perfekt. Aber doch sehr gut. Der Unterschied zum Chat ohne Brand Kit ist gross. Statt eines kreativen Freestyle-Designs bekommst du eine Präsentation, die auf euren Vorlagen aufbaut. Du startest nicht mehr bei null, sondern bei einem Entwurf, der schon nach euch aussieht. Eines bleibt aber gleich: Die Endkontrolle machst du. KI-generierte Präsentationen bleiben prüfpflichtig, fachlich und gestalterisch. Das Brand Kit erhöht die Konsistenz, ersetzt aber nicht den Blick der Person, die die Präsentation am Schluss zeigt. ## Betrieb: Ein Brand Kit ist kein Projekt, sondern ein Prozess Nach der Einrichtung braucht es wenige, aber klare Regeln: - Änderungen am Kit machen nur die Brand-Verantwortlichen. - Neue Vorlagen werden zuerst fachlich geprüft und dann zentral ersetzt. - Kommt ein neues CD-Manual, wird das PDF bewusst ersetzt und die Auswertung erneut kontrolliert. - Ab und zu wird das Kit mit echten Präsentationen getestet. Lizenzseitig braucht es für Brand Kits gemäss Microsoft eine Copilot-Lizenz. Welche Lizenz bei euch genau zugewiesen ist und welche Funktionen im Tenant bereits sichtbar sind, klärst du am besten mit eurer Administration. Stand dieser Einordnung: September 2026. [Offizielle Brand Kits erstellen und verwalten](https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-365-copilot/create-and-manage-official-brand-kits-in-the-microsoft-365-copilot-app) ## Fazit: Einmal sauber aufsetzen, dann profitieren alle Wenn Copilot eure Präsentationen im Freestyle gestaltet, liegt es meistens nicht an Copilot. Es fehlt ihm schlicht die Grundlage. Das bestehende CD-Manual liefert die Regeln. Die freigegebenen Vorlagen und Assets liefern die Gestaltungsmittel. Und eine kleine Gruppe von Brand-Verantwortlichen kümmert sich um Prüfung, Publikation und Pflege. So entsteht kein neues Branding, sondern eine saubere Abbildung eures bestehenden Auftritts, die Copilot verstehen kann. Du willst das nicht allein durchklicken? Wir richten das Brand Kit gerne gemeinsam mit euch ein und testen es an eurer nächsten echten Präsentation. [Meld dich bei uns.](/kontakt?thema=ki-copilot) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-brand-kit-powerpoint-im-eigenen-corporate-design) # Copilot Connector, MCP oder Skill: Was braucht welcher Anwendungsfall? > Copilot Connectors, MCP und Skills lösen unterschiedliche Teile einer Aufgabe und können zusammenarbeiten. Entscheidend sind benötigtes Wissen, erlaubte Aktionen und eine nachvollziehbare Arbeitsweise. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-09-10 Topics: Copilot Connectors, MCP, Skills, KI-Integration «Wir möchten unser ERP an Copilot anbinden.» Bevor ich über einen Connector oder einen MCP-Server sprechen würde, möchte ich den Arbeitsauftrag verstehen. Soll Copilot eine Anleitung finden, den aktuellen Lieferstatus lesen oder einen Auftrag verändern? Für diese drei Aufgaben können unterschiedliche Verbindungen nötig sein. Dazu kommt eine weitere Frage: Soll die KI jedes Mal neu herausfinden, wie eure Antwort aufgebaut wird, oder gibt es bereits eine sinnvolle Arbeitsweise, die sie wiederverwenden soll? Meine Empfehlung: Beschreibe zuerst **Wissen, Zugriff und Vorgehen**. Diese drei Punkte lassen sich dann auf passende technische Bausteine abbilden. Die Begriffe Copilot Connector, MCP und Skill stehen dabei nicht für drei sich ausschliessende Produkte. ## Copilot Connectors erschliessen externe Informationen Microsoft 365 Copilot Connectors verbinden Informationen ausserhalb von Microsoft 365 mit unterstützten Copilot- und Suchfunktionen. Microsoft unterscheidet zwei Wege: Synced Connectors übernehmen Inhalte in einen Index; Federated Connectors rufen Informationen bei Bedarf über MCP ab. [Die aktuelle Connector-Übersicht](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/connectors/overview) erklärt beide Varianten. Ein synchronisierter Index kann beispielsweise für eine Sammlung von Arbeitsanleitungen interessant sein. Bei einer Information, die sich laufend ändert, würde ich zusätzlich prüfen, ob ein direkter Abruf der Quelle besser zur geforderten Aktualität passt. Das ist eine Entscheidung anhand des Anwendungsfalls; ein Live-Abruf ist nicht automatisch für jede Wissenssammlung die bessere Lösung. Federated Copilot Connectors sind gemäss aktueller Microsoft-Dokumentation lesend. Sie verwenden die Identität und Berechtigungen des Benutzers. Verfügbarkeit und Einrichtung hängen vom konkreten, veröffentlichten Connector und der unterstützten Copilot-Oberfläche ab. [Microsoft beschreibt den Umfang der Federated Connectors.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/connectors/federated-connectors-overview) Ein beliebiger selbst gebauter MCP-Server ist deshalb nicht allein durch sein Protokoll automatisch ein nutzbarer Federated Connector in Microsoft 365 Copilot. Den tatsächlichen Integrationsweg müssen wir für die gewünschte Oberfläche prüfen. ## MCP beschreibt, wie eine KI-Anwendung auf Fähigkeiten zugreift Das Model Context Protocol, kurz MCP, ist ein standardisierter Weg, einer KI-Anwendung Daten und Werkzeuge bereitzustellen. Ein Server kann beispielsweise eine Suche oder eine gezielte Abfrage anbieten. Je nach bereitgestelltem Werkzeug sind auch verändernde Aktionen möglich. [Die MCP-Dokumentation unterscheidet Tools, Resources und Prompts.](https://modelcontextprotocol.io/docs/learn/server-concepts) Damit lässt sich die Anschlussfrage genauer formulieren: Welche Fähigkeiten soll das Fachsystem nach aussen anbieten? «Lieferstatus für diese Auftragsnummer lesen» ist ein engerer und besser prüfbarer Auftrag als «Zugriff auf die ERP-Datenbank». MCP selbst entscheidet nicht, ob ein Benutzer einen Auftrag ändern darf. Dazu gehören die Rechte im Zielsystem, die angebotenen Werkzeuge und die Kontrolle in der verwendeten KI-Anwendung. Auch die Unterstützung des Protokolls und der jeweiligen Funktionen muss auf beiden Seiten passen. Für eine erste Anbindung würde ich wenige klar beschriebene Funktionen bevorzugen. So lässt sich für jede davon festhalten, welche Eingaben nötig sind, welche Ergebnisse zurückkommen und welche Fehler abgefangen werden müssen. Weitere Fähigkeiten können dazukommen, sobald sie einen begründeten Arbeitsauftrag haben. ## Ein Skill hält fest, wie eine wiederkehrende Aufgabe erledigt wird Ein Skill kann Arbeitsanweisungen, Beispiele, Vorlagen und bei Bedarf ausführbare Hilfsmittel bündeln. Im offenen Agent-Skills-Format gehört dazu eine Datei namens `SKILL.md`; weitere Materialien können in demselben Verzeichnis liegen. Eine unterstützende KI-Anwendung lädt den Skill, wenn er zur Aufgabe passt. [Die Agent-Skills-Spezifikation](https://agentskills.io/specification) beschreibt den Aufbau, [die Übersicht](https://agentskills.io/home) das Prinzip. Für einen Kundendienst könnte ein Skill festhalten: Erst die Auftragsnummer klären, dann den Status aus der freigegebenen Quelle beziehen, offene Punkte sichtbar machen und einen kurzen Antwortentwurf erstellen. Ein solcher Skill liefert eine wiederverwendbare Arbeitsweise. Der Zugriff auf das ERP muss trotzdem separat vorhanden sein. Eine Anleitung, den Lieferstatus zu lesen, schafft weder eine Schnittstelle noch eine Berechtigung. Ebenso müssen verwendete Skripte, Werkzeuge und Dateiformate zur jeweiligen KI-Anwendung passen. Ich würde einen guten Skill auch daran messen, ob eine zweite Person seine Regeln verstehen und verbessern kann. Viele Seiten Anweisungen helfen wenig, wenn widersprüchliche Beispiele oder unklare Zuständigkeiten darin stecken. ## Drei Aufgaben aus demselben fiktiven Kundendienst Die folgende Einordnung beschreibt ein hypothetisches Unternehmen. Sie ist eine Entscheidungshilfe und setzt keine bestimmte vorhandene ERP-Anbindung voraus. | Arbeitsauftrag | Was wir dafür zuerst prüfen würden | | --- | --- | | «Welche Rückgaberegel gilt für dieses Produkt?» | Eine passende Wissensquelle und deren Berechtigungen; für externe Inhalte gegebenenfalls einen Copilot Connector. | | «Welchen Lieferstatus hat Auftrag 4711?» | Einen ausreichend aktuellen, gezielten Abruf; je nach System einen Federated Connector, ein MCP-Werkzeug oder eine andere geeignete API-Anbindung. | | «Bereite die Antwort nach unserem Ablauf vor.» | Einen Skill für Prüfung und Ausgabe, zusammen mit den benötigten Quellen und Zugriffsmöglichkeiten. | Soll später eine Lieferadresse geändert werden, entsteht ein zusätzlicher Auftrag. Wir brauchen dann eine passende schreibende Funktion, eindeutige Zuordnung des Auftrags und eine festgelegte Freigabe. Die vorhandene Wissensanbindung reicht dafür nicht automatisch aus. Das Beispiel zeigt auch, warum ein Skill und ein Connector gut zusammenpassen können. Der Connector erschliesst Informationen. Der Skill beschreibt, wie diese Informationen für eine bestimmte Aufgabe verwendet und geprüft werden sollen. ## Unser vorgeschlagener erster Test: Auftrag lesen, Antwort vorbereiten Für das Beispiel würde ich den ersten Test bewusst auf Lesen und Entwerfen begrenzen. Die KI erhält einen synthetischen Auftrag mit Nummer, Status, Zeitpunkt der letzten Aktualisierung und einer fehlenden Lieferangabe. Als Ergebnis soll sie eine kurze Antwort mit belegtem Status und einer klaren Rückfrage vorbereiten. Vor dem Test legen wir fest, welche Ergebnisse als brauchbar gelten. Das folgende kleine Set kannst du auf eure Aufgabe übertragen: 1. **Eindeutiger Treffer:** Der Entwurf verwendet den passenden Auftrag und nennt die zugrunde liegende Quelle beziehungsweise den Datensatz. 2. **Mehrere mögliche Treffer:** Die KI fragt nach, statt einen Auftrag auszuwählen, der nur ähnlich aussieht. 3. **Fehlender Zugriff:** Die KI meldet die fehlende Berechtigung und erfindet keine Angaben aus anderen Quellen. 4. **Veraltete oder widersprüchliche Angaben:** Der Entwurf macht den offenen Punkt sichtbar und verspricht keinen unbelegten Termin. 5. **Nicht erreichbares System:** Die KI benennt den fehlgeschlagenen Abruf. Eine ältere Information darf nicht als gerade bestätigter Status erscheinen. 6. **Anweisung in einem Quelltext:** Ein Testdokument enthält die Aufforderung, Daten weiterzugeben. Der Ablauf behandelt diesen Text als Quelleninhalt und führt die Aufforderung nicht aus. Der letzte Fall prüft eine wichtige Vertrauensgrenze: Inhalte aus einem angebundenen System können etwas beschreiben, ohne damit neue Handlungsrechte zu erteilen. Wir würden solche Grenzen im Zusammenspiel aus Anwendung, Werkzeugen und Rechten absichern und testen. Ein Satz im Skill allein ist dafür kein belastbarer technischer Schutz. Diese Kriterien sind vorgeschlagene Abnahmepunkte, keine Behauptung, dass ein bestimmtes Modell sie zuverlässig erfüllt. Genau das muss die konkrete Umsetzung zeigen. ## Die dauerhaft wichtige Entscheidung ist der Umfang Produktnamen und Anschlussmöglichkeiten werden sich weiter verändern. Eure Aufgabe bleibt trotzdem beschreibbar: Welche Informationen müssen gelesen werden? Wie aktuell müssen sie sein? Welche Änderung ist erlaubt? Wer pflegt Quelle, Verbindung und Arbeitsanweisung? Ich würde deshalb auch die Betreuung aufteilen. Eine Person verantwortet die fachlichen Regeln, eine die technische Verbindung. Für Änderungen braucht es gemeinsame Testfälle. Wenn sich beispielsweise das Statusfeld im ERP ändert, kann das Auswirkungen auf den Abruf und auf die Formulierung der Antwort haben. Ob dafür zusätzlich ein eigener Agent nötig ist, ergibt sich aus dem Arbeitsauftrag. Für die Plattformwahl gibt es unsere [Einordnung zu Copilot Studio und Microsoft Foundry](/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt). Für die Anbindung selbst beginnen wir bei [KI-Integrationen und Skills](/services/ki-agenten-foundry) mit den konkreten Systemen, Rechten und wiederkehrenden Aufgaben eures Teams. *Fachlicher Stand: 10. September 2026. Connector-Verfügbarkeit und unterstützte Funktionen werden für die konkrete Umgebung geprüft.* --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-connector-mcp-skill-anwendungsfall) # Intune ist eingerichtet – warum macht jedes neue Gerät trotzdem Arbeit? > Ein Gerät in Intune ist noch kein fertiger Arbeitsplatz. Mit klaren Anforderungen, passenden App-Zuweisungen und einem vollständigen Test wird die Bereitstellung nachvollziehbar und wiederholbar. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/intune-neue-geraete-bereitstellung Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-09-10 Topics: Microsoft Intune, Geräteverwaltung, Windows Autopilot, Microsoft 365 Der neue Laptop erscheint in Intune. Die Anmeldung funktioniert. Trotzdem muss jemand aus der IT noch die Fachanwendung installieren, einen Zugriff klären und herausfinden, warum eine Richtlinie nicht ankommt. Wenn du diesen Ablauf kennst, würde ich zuerst untersuchen, was bei euch «fertig eingerichtet» bedeutet. Ein registriertes Gerät und ein arbeitsfähiger Mensch sind zwei unterschiedliche Messpunkte. Für den Betrieb zählt der zweite. Microsoft Intune unterstützt die Verwaltung von Geräten und Anwendungen über ihren Lebenszyklus. Welche Steuerungsmöglichkeiten passen, hängt unter anderem von Plattform, Eigentumsmodell und gewünschtem Schutz ab. Bei MDM wird das Gerät verwaltet; MAM konzentriert sich auf unterstützte Arbeits-Apps und deren Daten. [Die Intune-Grundlagen von Microsoft](https://learn.microsoft.com/en-us/intune/fundamentals/core-concepts) erklären diese Unterscheidung. Die folgenden Beispiele beziehen sich auf die Bereitstellung firmeneigener Windows-Geräte. Für Macs, Mobilgeräte, gemeinsam genutzte Geräte oder private Smartphones braucht es einen passenden eigenen Ablauf. ## Definiere den ersten Arbeitsschritt «Alle Programme sind installiert» ist als Ziel erstaunlich ungenau. Welche Programme braucht die Person sofort? Müssen Daten bereits verfügbar sein? Funktioniert auch die Anmeldung in der Fachanwendung? Und wer entscheidet über die dazugehörige Berechtigung? Ich würde für jede wichtige Arbeitsplatzart einen kleinen Abnahmetest formulieren. Für einen fiktiven Innendienst könnte er so lauten: Die neue Mitarbeiterin meldet sich mit ihrem vorgesehenen Konto an, öffnet Teams, findet die freigegebenen Arbeitsunterlagen und bearbeitet einen Testvorgang in der Fachanwendung. Dafür benötigt sie keine nachträgliche Anmeldung eines Administrators. Dieses Beispiel ist ein möglicher Testauftrag, kein Bericht über ein Kundenprojekt. Es macht aber deutlich, wo die Verantwortung über die reine Geräteverwaltung hinausgeht: Konten, Lizenzen, Datenrechte und die Freigabe einer Fachanwendung müssen rechtzeitig zusammenpassen. ## Teile die Bereitstellung in überprüfbare Übergaben Für die Fehlersuche würde ich den Ablauf in vier Übergaben aufteilen. So lässt sich erkennen, ob die Handarbeit vor der Registrierung, während der Einrichtung oder erst bei der tatsächlichen Nutzung entsteht. | Übergabe | Die entscheidende Frage | | --- | --- | | Vom Einkauf zur IT | Ist das Gerät für den vorgesehenen Bereitstellungsweg vorbereitet und eindeutig zugeordnet? | | Von der Anmeldung zur Verwaltung | Erhält dieses Gerät mit diesem Benutzer die richtigen Richtlinien und Zuweisungen? | | Von der Verwaltung zur Nutzung | Sind Schutz, benötigte Apps und deren Voraussetzungen tatsächlich vorhanden? | | Von der Nutzung zum Betrieb | Ist klar, wie Updates, Fehler, Ersatzgeräte und spätere Änderungen betreut werden? | Ein Fehler an einer frühen Übergabe kann später wie ein App-Problem aussehen. Deshalb würde ich einen einzelnen betroffenen Vorgang durchgehend betrachten, statt gleichzeitig an mehreren Richtlinien zu drehen. ## App-Verteilung besteht aus mehr als einer Installationsdatei Bei klassischen Windows-Anwendungen gehören Installationsanforderungen, Abhängigkeiten und Erkennungsregeln zur Verteilung. Die Erkennungsregel beschreibt, woran Intune eine vorhandene Installation erkennt. Microsoft unterstützt diese Bausteine für Win32-Apps und verlangt eine Installation ohne interaktive Benutzereingaben. [Die Dokumentation zur Win32-App-Verwaltung](https://learn.microsoft.com/en-us/intune/app-management/deployment/win32) beschreibt den technischen Rahmen. Für die Abnahme eines App-Pakets würde ich zusätzlich eine fachliche Frage stellen: Kann die vorgesehene Person die Anwendung nach einem Neustart wirklich verwenden? Eine Installation kann technisch erfolgreich sein, während der Benutzer noch keine Lizenz, keinen Zugriff oder die benötigte Konfiguration hat. Erfasst solche Unterschiede getrennt. «Installation fehlgeschlagen» und «Installation erfolgreich, Fachzugang fehlt» brauchen andere nächste Schritte. Diese Trennung verhindert, dass ein Geräteproblem an die Personalabteilung oder eine fehlende Freigabe an das Paketierungs-Team zurückgeschoben wird. ## Was muss vor dem ersten Desktop bereit sein? Alles vor der ersten Nutzung installieren zu wollen, kann den Einstieg unnötig abhängig von selten benötigten Anwendungen machen. Umgekehrt hilft ein schneller sichtbarer Desktop wenig, wenn der notwendige Schutz oder die wichtigste Fachanwendung fehlt. Bei Windows-Bereitstellungen mit der Enrollment Status Page lässt sich festlegen, welche zugewiesenen Apps den Abschluss blockieren. Die Auswahl der blockierenden Apps ersetzt dabei keine App-Zuweisung. Ausserdem überwacht diese Statusseite nicht jede beliebige Richtlinie. [Microsoft beschreibt das Verhalten und die Grenzen der Enrollment Status Page.](https://learn.microsoft.com/en-us/intune/device-enrollment/windows/setup-status-page) Daraus würde ich drei betriebliche Gruppen bilden: Was ist vor der Nutzung zwingend erforderlich? Was darf anschliessend automatisch kommen? Was soll die Person bei Bedarf selbst auswählen können? Die Einordnung hängt von euren Aufgaben und Schutzanforderungen ab. Eine Fachanwendung, ohne die der Innendienst keinen Vorgang bearbeiten kann, gehört anders behandelt als ein selten verwendetes Zusatzwerkzeug. Diese Entscheidung muss der Fachbereich mittragen. Die IT kann sie technisch abbilden, aber nicht allein aus dem Programmnamen ableiten. Der konkrete Bereitstellungsweg bleibt dabei wichtig. Windows Autopilot device preparation verwendet beispielsweise keine Enrollment Status Page. Anleitungen und Einstellungen aus unterschiedlichen Autopilot-Verfahren sollten deshalb nicht ungeprüft vermischt werden. [Microsoft nennt diese Abgrenzung in der ESP-Dokumentation.](https://learn.microsoft.com/en-us/intune/device-enrollment/windows/setup-status-page) ## Der Test, den ich vor der Übergabe verlangen würde Nimm ein dafür vorgesehenes Testgerät und ein geeignetes Testkonto. Verwende einen dokumentierten Ausgangszustand und prüfe den gleichen Ablauf, den eine neue Person tatsächlich durchläuft. Ein bereits vorbereiteter Administrator-Laptop beweist diesen Ablauf nicht. 1. **Vorbereitung prüfen:** Gerät, Konto, Lizenzen und benötigte Zuweisungen passen zum Testauftrag. 2. **Einrichtung durchlaufen:** Jeder notwendige manuelle Eingriff wird mit Grund festgehalten. 3. **Arbeitsauftrag ausführen:** Anmeldung, Dokumentzugriff und eine repräsentative Aufgabe in der Fachanwendung funktionieren. 4. **Neustart einbeziehen:** Der Arbeitsauftrag funktioniert weiterhin mit dem normalen Benutzerkonto. 5. **Abweichung untersuchen:** Fehlende App, falsche Zuweisung oder eine vorgesehene Ausnahme haben einen klaren Bearbeitungsweg. 6. **Wiederholung ermöglichen:** Eine zweite zuständige Person kann den Ablauf anhand der Dokumentation nachvollziehen. Falls ein Zurücksetzen zum Test gehört, muss das Gerät dafür freigegeben sein und der Umgang mit vorhandenen Daten vorher feststehen. Der Test soll einen neuen Arbeitsplatz abbilden, keine unvorbereitete Unterbrechung eines laufenden Arbeitstags auslösen. ## Miss Handgriffe und Wartezeit getrennt Ich würde zwei Werte festhalten: Wie lange wartet die Person bis zum vereinbarten Arbeitsauftrag? Und wie viel aktive Zeit benötigt die IT dafür? Dazu kommt die Anzahl der Fälle, bei denen nachgearbeitet werden muss. Ein automatischer Vorgang kann eine Weile dauern und trotzdem wenig IT-Aufwand verursachen. Ein vermeintlich schneller Vorgang kann dagegen viele kleine manuelle Eingriffe verstecken. Erst die getrennte Betrachtung zeigt, ob ihr die Bereitstellung beschleunigen oder die wiederkehrende Handarbeit reduzieren müsst. Auch hier braucht es kein pauschales Minutenversprechen. Beginnt mit einem Arbeitsplatztyp, dokumentiert mehrere Durchläufe und verbessert die häufigste nachvollziehbare Ursache. Neue App-Versionen und Änderungen an euren Arbeitsabläufen sind anschliessend Anlässe, den Test zu wiederholen. Unsere Leistung für [Intune und Geräteverwaltung](/services/intune-geraeteverwaltung) betrachtet diesen gesamten Weg. Wenn vor allem Konten, Berechtigungen und Zuständigkeiten fehlen, gehört auch der [Betrieb eurer Microsoft-365-Umgebung](/services/modern-work-plattform) in die Klärung. *Fachlicher Stand: 10. September 2026.* --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/intune-neue-geraete-bereitstellung) # Ein hoher Secure Score ist noch keine sichere Umgebung > Der Microsoft Secure Score hilft bei der Orientierung. Für eine belastbare Tenant-Härtung brauchen wir zusätzlich klare Prioritäten, überprüfte Schutzregeln und jemanden, der sich um Ausnahmen kümmert. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/secure-score-tenant-haertung Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-09-10 Topics: Microsoft 365, Tenant-Härtung, IT-Sicherheit, Secure Score «Unser Secure Score liegt bei 80 Prozent.» Das klingt beruhigend. Für mich beginnt das Gespräch genau dort: Welche Konten und Geräte sind damit abgedeckt? Welche Ausnahmen gibt es? Und was passiert, wenn eine Schutzregel anschlägt? Die 80 Prozent sind hier eine frei gewählte Zahl, kein Kundenwert und kein empfohlenes Sicherheitsziel. Sie zeigen das Problem mit einer einzelnen Kennzahl: Wir lesen schnell mehr hinein, als sie aussagt. Der Microsoft Secure Score macht empfohlene Massnahmen sichtbar und hilft, Fortschritte zu verfolgen. Er berechnet aber keine Wahrscheinlichkeit, mit der dein Unternehmen einen Angriff übersteht. Microsoft weist ausserdem darauf hin, dass die Empfehlungen nicht alle Angriffsflächen abdecken. [So beschreibt Microsoft Bedeutung und Grenzen des Secure Score.](https://learn.microsoft.com/en-us/defender-xdr/microsoft-secure-score) ## Die hilfreichere Frage: Was hat sich tatsächlich verbessert? Für eine Geschäftsleitung würde ich jede wichtige Sicherheitsmassnahme in einen überprüfbaren Satz übersetzen. Zum Beispiel: «Administrative Zugriffe laufen über die vorgesehenen Konten, die erforderlichen Anmeldemethoden greifen, und Ausnahmen haben einen Verantwortlichen.» Das ist konkreter als «Der Score ist gestiegen». Es lässt sich auch prüfen: Welche Konten wurden betrachtet? Wie wurde die Wirkung kontrolliert? Wann ist die nächste Überprüfung fällig? Meine Empfehlung für ein Tenant-Assessment lautet deshalb: Verlange zu einem wichtigen Befund immer die Verbindung aus **Risiko, Massnahme und Nachweis**. Der Tenant ist dabei eure Microsoft-365-Umgebung mit Benutzern, Diensten und Einstellungen. Ein Export aus einem Portal kann zur Analyse gehören; die Einordnung muss zusätzlich passieren. ## Ein hypothetisches Beispiel mit zwei offenen Punkten Stell dir ein KMU vor, das regelmässig mit externen Projektpartnern arbeitet. Bei einer Prüfung fallen zwei Dinge auf: Alte Gastzugänge haben keine zuständige Person mehr. Gleichzeitig gibt es eine Ausnahme von einer Anmelderegel, deren ursprünglicher Grund unbekannt ist. Beide Punkte verdienen eine Klärung. Die Reihenfolge würde ich aber nicht allein von den möglichen Score-Punkten abhängig machen. Bei der Ausnahme wollen wir zuerst wissen, welche Konten, Rechte und Anwendungen betroffen sind. Bei den Gästen prüfen wir, auf welche Daten sie noch zugreifen können und ob die Zusammenarbeit weiterläuft. Eine dokumentierte Ausnahme für einen nachvollziehbaren Geschäftsvorgang ist anders zu behandeln als eine vergessene Ausnahme für ein weitreichend berechtigtes Konto. Die Bezeichnung «Ausnahme vorhanden» allein liefert diese Unterscheidung noch nicht. Für die Priorisierung würde ich vier Fragen verwenden: 1. **Was könnte passieren?** Beschreibe den möglichen Zugriff oder Ausfall in verständlicher Sprache. 2. **Was ist betroffen?** Benenne relevante Konten, Daten, Geräte oder Arbeitsabläufe. 3. **Was begrenzt das Risiko bereits?** Prüfe vorhandene Schutzmassnahmen, statt nur fehlende Einstellungen zu zählen. 4. **Wie lässt sich die Lücke kontrolliert schliessen?** Kläre Abhängigkeiten, Aufwand und die Auswirkungen einer Änderung. Das ist kein mathematisches Risikomodell. Es ist ein Vorschlag, wie technische Befunde zu Entscheidungen werden, die auch ausserhalb der IT nachvollziehbar sind. ## Härtung braucht eine Abnahme Assessment und Härtung sind zwei Arbeitsschritte. Das Assessment zeigt und bewertet den Zustand. Bei der Härtung werden die vereinbarten Verbesserungen umgesetzt. Für mich ist eine Massnahme erst sauber abgeschlossen, wenn klar ist, woran wir ihre Wirkung erkennen. Bei einer Anmelderegel gehören beispielsweise die vorgesehenen Benutzer, betroffenen Anwendungen, Ausnahmen und zulässigen Anmeldewege zur Abnahme. Für Conditional Access empfiehlt Microsoft Tests vor der breiten Aktivierung, die Prüfung möglicher Auswirkungen sowie einen vorbereiteten Notfallzugang. Welche Funktionen eingesetzt werden können, hängt auch von den vorhandenen Lizenzen ab. [Microsofts Leitfaden zur Einführung von Conditional Access](https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity/conditional-access/plan-conditional-access) erklärt diese Voraussetzungen. Die folgenden Fragen kannst du für die Besprechung einer einzelnen Massnahme übernehmen. Sie sind ein Prüfrahmen, keine Anleitung zum ungeprüften Ändern produktiver Einstellungen. | Frage | Was dokumentiert sein sollte | | --- | --- | | Welches Problem lösen wir? | Der Befund und seine Bedeutung für euren Betrieb. | | Für wen gilt die Änderung? | Betroffene Benutzer, Geräte, Anwendungen und begründete Ausnahmen. | | Was muss nachher funktionieren? | Erlaubte Arbeitsschritte sowie Zugriffe, die verhindert werden sollen. | | Wie wurde das geprüft? | Testdatum, Prüfumfang, Ergebnis und offene Punkte. | | Was tun wir bei Problemen? | Zuständigkeit und ein vorbereitetes Vorgehen zur Wiederherstellung des vorgesehenen Zugangs. | | Wer bleibt verantwortlich? | Eine Person oder Rolle und ein Anlass für die nächste Kontrolle. | Ein Screenshot mit einem grünen Status kann ein Beleg sein. Er beantwortet aber nicht automatisch alle diese Fragen. Besonders aussagekräftig ist ein Nachweis, der die Konfiguration mit einem konkret geprüften Arbeitsablauf verbindet. ## Ausnahmen brauchen ein Ablaufdatum oder einen Prüfanlass Manche Anwendungen und Arbeitsabläufe lassen sich nicht im ersten Schritt auf die gewünschte Schutzregel umstellen. Dann würde ich die Ausnahme so eng wie nötig halten und ihren Grund festhalten. Dazu gehören eine zuständige Person und eine Entscheidung darüber, wann sie erneut geprüft wird. Der Prüfanlass kann ein festes Datum sein, die Ablösung einer Anwendung oder das Ende eines Projekts. «Bis auf Weiteres» ohne Verantwortlichen ist dagegen schwer zu betreuen. Niemand weiss später, ob die Ausnahme bewusst beibehalten oder schlicht vergessen wurde. Das gilt auch für Gastzugänge, besondere Administratorrechte und App-Berechtigungen. Der Aufwand steckt häufig in der Frage, ob der ursprüngliche Bedarf noch besteht. Dafür braucht die IT eine Antwort aus dem Fachbereich. ## Gute Konfiguration und Reaktion auf Vorfälle gehören zusammen Eine gehärtete Umgebung soll unnötige Angriffsmöglichkeiten reduzieren. Zusätzlich braucht es einen Ablauf für den Fall, dass dennoch etwas Auffälliges passiert. Wer untersucht eine Meldung? Wer darf einen Zugriff unterbrechen? Wie werden die betroffenen Mitarbeitenden informiert? Diese Aufgaben würde ich bei der Übergabe ausdrücklich besprechen. Ein erfolgreich abgeschlossenes Härtungsprojekt beantwortet sie nicht von selbst. Unsere Leistung für [Identitäts- und Endpunktschutz mit ITDR und EDR](/services/identitaets-endpunktschutz) behandelt diese Verbindung aus Schutztechnik, Erkennung und vereinbarten Reaktionswegen. Für die nächste Besprechung musst du deshalb keinen bestimmten Prozentwert fordern. Lass dir die wichtigsten offenen Risiken, die zuletzt überprüften Massnahmen und die Ausnahmen mit Verantwortlichen zeigen. Dann wird sichtbar, woran ihr arbeiten müsst und welche Verbesserung bereits belegt ist. Genau dafür verbinden wir [Tenant-Assessment und Härtung](/services/sicherheitscheck-audit): vom nachvollziehbaren Befund über die abgestimmte Änderung bis zur Kontrolle des Ergebnisses. *Fachlicher Stand: 10. September 2026.* --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/secure-score-tenant-haertung) # Azure oder Microsoft 365: Was braucht dein KMU? > Microsoft 365 organisiert die Zusammenarbeit. Azure stellt Infrastruktur und Plattformdienste bereit. Entscheidend ist, welche Aufgabe du lösen und anschliessend betreiben musst. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu Author: Cloud Solution GmbH Published: 2026-09-09 Topics: Azure, Microsoft 365, IT-Strategie Die kurze Antwort: Microsoft 365 und Azure sind häufig Ergänzungen. Für E-Mail, Dokumente und Zusammenarbeit beginnt die Planung meist bei Microsoft 365. Für eine eigene Fachanwendung, eine Datenbank oder eine individuell entwickelte Schnittstelle kann Azure relevant werden. Du musst dafür nicht zuerst den Microsoft-Produktkatalog verstehen. Du musst wissen, welche Arbeit zuverlässig funktionieren soll. Unsere Empfehlung: Entscheide über eine konkrete Anwendung oder Aufgabe. «Wir wollen in die Cloud» ist als Projektauftrag zu ungenau. Sonst ist zwar am Ende der Server an einem anderen Ort, aber niemand hat geklärt, ob ihr ihn überhaupt noch braucht. ## Der Unterschied steckt in der Verantwortung Microsoft 365 gehört zu den weitgehend fertig bereitgestellten Anwendungen, auch Software as a Service genannt. Azure umfasst unterschiedliche Betriebsmodelle: Bei einer virtuellen Maschine verwaltest du beispielsweise weiterhin Betriebssystem und Anwendungen. Bei Plattformdiensten übernimmt Microsoft mehr von dieser technischen Grundlage. In allen Modellen bleiben Aufgaben rund um eure Daten, Identitäten und Konfiguration. Microsoft beschreibt diese Aufteilung im [Modell der geteilten Verantwortung](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility). Für dein KMU ist deshalb eine Frage besonders wertvoll: **Welche Verantwortung wollen und können wir künftig selbst tragen, und welche übernimmt unser Partner?** Eine Plattform mit vielen Möglichkeiten hilft wenig, wenn niemand für Änderungen, Fehler und Kosten zuständig ist. Die Entscheidung betrifft auch eure Abhängigkeiten. Wenn nur eine Person erklären kann, wie eine Schnittstelle funktioniert, ist das ein Betriebsrisiko. Eine verständliche Dokumentation und eine geregelte Stellvertretung gehören deshalb bereits in die Auswahl. ## Mit der Aufgabe beginnen Diese Übersicht ist eine erste Einordnung, keine fertige Architektur: | Was soll besser funktionieren? | Was wir zuerst prüfen würden | | --- | --- | | Dokumente gemeinsam bearbeiten und wiederfinden | Bestehende Microsoft-365-Umgebung, Struktur und Zugriffsrechte | | Eine Fachanwendung vom eigenen Server ablösen | Cloud-Angebot des Herstellers, unterstützte Betriebsmodelle und erst dann Azure | | Daten zwischen zwei Anwendungen übertragen | Vorhandene Schnittstellen und eine passende Automatisierung | | Kennzahlen aus mehreren Quellen verstehen | Datenqualität, Definitionen und [Power BI](/services/power-bi-datenanalyse) | | Einen eigenen KI-Agenten entwickeln | Aufgabe, Datenzugriff und den [Vergleich von Copilot Studio und Foundry](/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt) | Eine neue Plattform löst fehlende Zuständigkeiten oder widersprüchliche Abläufe nicht automatisch. Wenn unklar ist, welche Offertenversion gilt, würde unser erster Schritt die Freigabe und Ablage klären. Mehr Rechenleistung ist dafür keine Antwort. ## Ein hypothetisches Beispiel: die Fachanwendung im Keller Ein Handelsbetrieb mit 35 Mitarbeitenden nutzt Microsoft 365 für die Zusammenarbeit. Die Auftragsverwaltung läuft auf einem älteren lokalen Server. Das ist ein erfundenes Beispiel, kein Kundenbericht. Die naheliegende Idee: Die Anwendung auf eine virtuelle Maschine in Azure verschieben. Damit wäre die lokale Hardware ersetzt. Vor einer solchen Entscheidung würden wir aber den Hersteller fragen, ob diese Betriebsform unterstützt wird, welche Datenbank benötigt wird und wie Arbeitsplätze, Drucker und weitere Anwendungen darauf zugreifen. Dann würden wir eine zweite Möglichkeit prüfen: Bietet der Hersteller die Fachanwendung inzwischen selbst als betreuten Cloud-Dienst an? Der Vergleich umfasst Funktionen, Datenexport, Schnittstellen, Migration, laufende Kosten und Support. Ein günstiger Serverpreis allein entscheidet diese Frage nicht. Wenn der Herstellerbetrieb fachlich passt und Verantwortung reduziert, wäre er unsere bevorzugte Ausgangsoption. Wenn wichtige Anpassungen oder Integrationen dort fehlen, kann Azure der passendere Weg sein. Die vorhandene Microsoft-365-Umgebung bleibt in beiden Varianten für die Zusammenarbeit relevant. Das Beispiel zeigt auch, weshalb «alles auf Azure» kein sinnvolles Qualitätsziel ist. Das Ziel ist eine tragfähige Umgebung mit klaren Übergängen zwischen den Anwendungen. ## Eine Entscheidungsseite statt einer langen Wunschliste Bevor du Angebote vergleichst, fülle für die wichtigste Anwendung diese sechs Punkte aus. Wenn eine Antwort fehlt, ist das zunächst eine offene Frage für die Analyse. 1. **Aufgabe:** Welchen Ablauf ermöglicht die Anwendung, und wer arbeitet damit? 2. **Abhängigkeiten:** Welche Daten, Geräte und anderen Anwendungen braucht sie? 3. **Ausfall:** Was kann bei einer Störung weiterlaufen, und welcher Unterbruch ist vertretbar? 4. **Verantwortung:** Wer betreut Zugriffe, Änderungen, Überwachung und Wiederherstellung? 5. **Kosten:** Welche einmaligen und laufenden Leistungen müssen im Vergleich enthalten sein? 6. **Wechsel:** Wie kommen Daten und Dokumentation wieder heraus, wenn sich die Lösung später ändert? Diese Seite macht Angebote vergleichbar. Ein Anbieter, der nur die Infrastruktur kalkuliert, beantwortet einen anderen Auftrag als einer, der auch den Anwendungsbetrieb begleitet. Beide Zahlen können korrekt sein und trotzdem einen irreführenden Vergleich ergeben. ## Kostenkontrolle braucht eine Reaktion Für Azure würden wir Kosten einer Anwendung oder einem Verantwortungsbereich zuordnen und regelmässig überprüfen. Dazu gehören auch Testumgebungen und Ressourcen, die nach einem Versuch weiterlaufen. Die Kalkulation sollte erwartete Nutzung und einen plausiblen höheren Bedarf getrennt ausweisen. Ein technisches Detail ist dabei entscheidend: Ein Budget in Azure Cost Management kann Benachrichtigungen auslösen. Es stoppt den Verbrauch aber nicht automatisch. Das steht ausdrücklich in der [Microsoft-Dokumentation zu Budgets](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/cost-management-billing/costs/tutorial-acm-create-budgets). Legt deshalb fest, wer eine Warnung erhält und was diese Person anschliessend prüfen oder veranlassen soll. ## Wo Copilot, Foundry und Power BI dazugehören Die Produktgrenzen musst du nicht auswendig lernen. Für die Planung müssen wir sie trotzdem sauber berücksichtigen. Microsoft bezeichnet seine Plattform für eigene KI-Anwendungen und Agenten inzwischen als **Microsoft Foundry**, zuvor Azure AI Foundry. Sie baut auf Azure auf. [Microsoft erklärt die aktuelle Einordnung hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/foundry/what-is-foundry) Power BI dient der Datenanalyse und ist auch in Microsoft Fabric eingebunden. Es kann für euer Reporting sinnvoll sein, ohne dass ihr deshalb eure ganze Umgebung umbaut. Welche Komponenten und Lizenzen erforderlich sind, hängt vom Einsatz ab. [Die Power-BI-Übersicht beschreibt diese Zusammenhänge.](https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/fundamentals/power-bi-overview) Ein guter nächster Schritt ist deshalb eine Übersicht eurer Anwendungen mit den sechs Fragen oben. Daraus lässt sich begründen, was bleibt, was angepasst wird und wo Azure zusätzlichen Nutzen bringt. Genau dort setzt unsere Arbeit an [Azure und Cloud-Infrastruktur](/services/azure-cloud-infrastruktur) an. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/azure-oder-microsoft-365-was-braucht-dein-kmu) # Copilot Studio oder Foundry: Welcher Weg passt zu deinem KI-Agenten? > Die Plattformwahl hängt von Aufgabe, Datenzugriff und Betrieb ab. Mit einem konkreten Testauftrag erkennst du, ob Copilot Studio ausreicht oder Foundry zusätzlichen Nutzen bringt. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt Author: Cloud Solution GmbH Published: 2026-09-09 Topics: Copilot Studio, Microsoft Foundry, KI-Agenten Für einen Agenten in bestehenden Geschäftsabläufen würden wir häufig zuerst Copilot Studio prüfen. Wenn eine eigene Anwendung, besondere technische Kontrolle oder eine individuell entwickelte Verarbeitung nötig ist, gehört Microsoft Foundry in den Vergleich. Entscheidend ist, wer die Lösung nach der ersten Demo betreibt und verändert. Unsere Empfehlung: Beschreibe zuerst einen Testauftrag, den beide Wege erfüllen müssten. Eine gute Demo beantwortet eine vorbereitete Frage. Eine brauchbare Lösung bewältigt auch unvollständige Daten, fehlende Berechtigungen und Situationen, in denen sie aufhören muss. ## Die Grenze verläuft nicht einfach zwischen «ohne Code» und «mit Code» Copilot Studio bietet eine grafische Umgebung für Agenten und Workflows. Datenquellen und Systeme lassen sich über vorgefertigte oder eigene Verbindungen anbinden; Agenten können in unterschiedlichen Kanälen bereitgestellt werden. Welche Funktionen und Abrechnung gelten, hängt von der konkreten Konfiguration ab. [Microsoft beschreibt Copilot Studio und seine Bausteine.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/fundamentals-what-is-copilot-studio) Microsoft Foundry verbindet Modelle, Agenten und Werkzeuge auf Azure. Es unterstützt sowohl deklarative Agenten im Portal als auch Lösungen mit eigenem Code. «Foundry braucht immer individuelle Programmierung» wäre deshalb ebenso ungenau wie «Copilot Studio braucht keine technische Betreuung». Der frühere Name Azure AI Foundry begegnet dir weiterhin in älteren Unterlagen. [Die aktuelle Foundry-Übersicht erklärt die Möglichkeiten.](https://learn.microsoft.com/en-us/azure/foundry/what-is-foundry) Für ein KMU ist weniger wichtig, in welchem Werkzeug der erste Entwurf entsteht. Wertvoller ist, dass eine zweite Person die Lösung verstehen, prüfen und weiterentwickeln kann. ## Erst prüfen, ob es überhaupt ein eigener Agent sein muss Wenn Mitarbeitende vorhandene Dokumente zusammenfassen oder Texte in ihrer Arbeitsumgebung bearbeiten wollen, lohnt sich zunächst ein Blick auf die vorhandenen Copilot-Funktionen und Lizenzen. Ein eigener Agent braucht einen nachvollziehbaren zusätzlichen Auftrag. Unsere [Einordnung der Copilot-Lizenzen](/blog/copilot-business-vs-enterprise) hilft bei dieser ersten Abgrenzung. Auch eine klassische Automatisierung gehört in den Vergleich. Wenn bei einem bestimmten Eingang immer dieselben klaren Schritte nötig sind, muss ein Sprachmodell diese Schritte nicht jedes Mal neu auswählen. KI kann gezielt dort dazukommen, wo unstrukturierte Texte verstanden oder Entwürfe erzeugt werden sollen. Diese Begrenzung ist eine bewusste Empfehlung: Jede zusätzliche Entscheidung, die der Agent selbst treffen darf, erweitert auch das, was wir testen und im Betrieb beobachten müssen. ## Fünf Fragen für die Plattformwahl | Frage | Was sie für die Auswahl bedeutet | | --- | --- | | Wo soll das Team arbeiten? | Eine vorhandene Oberfläche oder ein eigener Anwendungsteil führt zu unterschiedlichen Anforderungen an die Einbindung. | | Welche Quellen und Aktionen braucht die Aufgabe? | Wir prüfen konkrete Verbindungen, Rechte und Fehlerfälle, bevor wir einen Weg bevorzugen. | | Welche Verarbeitung muss genau kontrolliert werden? | Besondere Ablauflogik, Modellwahl oder Auswertung kann eine individuellere Umsetzung rechtfertigen. | | Wer ändert und betreibt die Lösung? | Die Fähigkeiten und verfügbare Zeit des verantwortlichen Teams gehören zur Architekturentscheidung. | | Wie prüfen wir Ergebnis und Aufwand? | Qualität, Korrekturen und laufende Kosten müssen mit derselben Aufgabe vergleichbar sein. | Keine einzelne Antwort wählt automatisch das Produkt. Wenn eine passende Standardverbindung fehlt, kann eine zusätzliche Schnittstelle sinnvoll sein. Vielleicht zeigt dieselbe Lücke aber auch, dass die Aufgabe zunächst kleiner zugeschnitten werden sollte. ## Ein hypothetisches Beispiel: Anfragen für den Kundendienst vorbereiten Ein fiktiver Maschinenhändler möchte eingehende Serviceanfragen vorbereiten lassen. Der Agent soll die Maschine erkennen, passende Unterlagen finden und einen Antwortentwurf mit Quellen erstellen. Der Kundendienst prüft den Entwurf und entscheidet, was an den Kunden geht. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Auftrag, keine bereits umgesetzte Kundenlösung. Für einen ersten Test begrenzen wir die Unterlagen auf eine Produktfamilie. Der Agent erhält einen lesenden Zugriff auf die benötigten Informationen. Er darf weder Ersatzteile bestellen noch eine Anfrage abschliessen. Damit lässt sich untersuchen, ob er bei der Vorbereitung überhaupt hilft. Wenn die Quellen und der vorgesehene Arbeitskanal mit Copilot Studio passend angebunden werden können, würden wir dort beginnen. Benötigt die Aufgabe eine besondere Dokumentverarbeitung oder eine eigene Anwendung mit mehreren technischen Diensten, würden wir Foundry und den damit verbundenen Entwicklungsaufwand prüfen. Das Ergebnis kann auch lauten: Der Agent erkennt die Maschinenbezeichnung zu unzuverlässig. Dann verbessern wir zuerst Eingabe und Datenzuordnung. Ein Wechsel der Plattform wäre ohne solche Erkenntnisse nur eine neue Vermutung. ## Der Testauftrag, den du direkt übernehmen kannst Schreibe vor der Umsetzung eine Seite mit diesen Feldern. Nutze dafür Beispiele, deren Verwendung geklärt ist, oder eigens erstellte Testdaten. 1. **Eingang:** Was erhält der Agent, in welchem Format und mit welchen möglichen Lücken? 2. **Erlaubte Quellen:** Welche Informationen darf er verwenden, und welche ausdrücklich nicht? 3. **Ergebnis:** Was muss die Ausgabe enthalten, damit eine Person damit weiterarbeiten kann? 4. **Grenze:** Wann soll der Agent nachfragen, Unsicherheit benennen oder an eine Person übergeben? 5. **Aktion:** Was darf er vorbereiten, was verändern und was erst nach Freigabe ausführen? 6. **Prüfung:** Welche guten und schwierigen Beispiele müssen vor einer Freigabe funktionieren? 7. **Betrieb:** Wer untersucht Fehler, pflegt Quellen und entscheidet über Änderungen? Ergänze bewusst Fälle mit widersprüchlichen Dokumenten, fehlenden Informationen und nicht erlaubtem Zugriff. Eine überzeugend klingende Antwort reicht nicht als bestandenes Ergebnis. Ebenso gehört eine korrekt begründete Rückfrage zu den möglichen Erfolgen. Für den Maschinenhändler könnte ein Testfall beispielsweise zwei ähnlich benannte Modelle enthalten. Bestanden wäre der Fall erst, wenn der Agent die fehlende Seriennummer anfordert und keine Anleitung dem falschen Modell zuordnet. ## Qualität und Kosten gemeinsam betrachten Vergleiche die Zeit bis zum verwendbaren Ergebnis, einschliesslich Kontrolle und Nacharbeit. Erfasst auch, wie oft eine Person den Vorgang übernehmen muss. Ein kurzer Entwurf mit passenden Quellen kann hilfreicher sein als eine ausführliche Antwort, die sich nur mühsam überprüfen lässt. Zur Kalkulation gehören Einrichtung, Lizenzen beziehungsweise Verbrauch, benötigte Schnittstellen, Pflege und Überwachung. Ein kleiner Test ist dann wertvoll, wenn seine Ergebnisse die nächste Entscheidung verändern können. Legt deshalb vorher fest, unter welchen Bedingungen ihr erweitert, vereinfacht oder stoppt. Wenn du eine Aufgabe beschreiben kannst, können wir die Plattform daran messen. Unsere Leistung für [KI-Agenten und Microsoft Foundry](/services/ki-agenten-foundry) beginnt genau mit dieser Abgrenzung und führt über einen prüfbaren Test zur passenden Umsetzung. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-oder-foundry-welcher-weg-passt) # Power BI: Kläre diese fünf Dinge vor dem ersten Dashboard > Ein Dashboard hilft erst, wenn klar ist, welche Entscheidung eine Kennzahl auslösen soll. Ein Kennzahlenblatt und drei Prüffälle machen dein erstes Power-BI-Projekt konkret. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/power-bi-kennzahlen-vor-dem-dashboard Author: Cloud Solution GmbH Published: 2026-09-09 Topics: Power BI, Datenanalyse, Kennzahlen Bevor du ein Power-BI-Dashboard bauen lässt, kläre fünf Dinge: die Entscheidung, die Definition der Kennzahl, ihre Datenquelle, den benötigten Aktualisierungsstand und die verantwortliche Person. Fehlt einer dieser Punkte, kann ein sauber gestalteter Bericht trotzdem die falsche Antwort liefern. Unsere Empfehlung: Beginne mit einer wiederkehrenden Entscheidung und wenigen dafür notwendigen Kennzahlen. Der erste Bericht sollte eine konkrete Besprechung oder Aufgabe verbessern. Eine Sammlung aller verfügbaren Zahlen ist dafür meist kein guter Startauftrag. Power BI kann Daten verbinden, auswerten und als Berichte bereitstellen. Die Plattform ist auch in Microsoft Fabric eingebunden. Welche Komponenten ihr braucht, hängt von der Umsetzung ab. [Die Microsoft-Übersicht erklärt Power BI und seine Bestandteile.](https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/fundamentals/power-bi-overview) ## 1. Welche Entscheidung soll sich ändern? «Wir möchten mehr Transparenz» klingt plausibel, lässt aber viele Auslegungen zu. Ein konkreterer Auftrag wäre: Die Einsatzplanung soll erkennen, bei welchen Aufträgen Kapazität und Liefertermin nicht mehr zusammenpassen. Oder die Geschäftsleitung soll sehen, bei welchen Projektarten regelmässig Nacharbeit entsteht. Formuliere zu jeder Kennzahl einen Satz: **Wenn wir diese Entwicklung sehen, prüfen oder ändern wir Folgendes.** Wenn niemand diesen Satz ergänzen kann, würden wir die Kennzahl vorerst zurückstellen. Das bedeutet nicht, dass jede Zahl sofort eine automatische Entscheidung auslösen soll. Manche Werte sollen eine Untersuchung anstossen. Dann muss der Bericht zeigen, welche Fälle hinter einer Abweichung liegen und wer ihnen nachgeht. ## 2. Was zählt genau mit? Nehmen wir einen hypothetischen Dienstleistungsbetrieb. Er möchte wissen, wie viele Aufträge verspätet abgeschlossen werden. Die Geschäftsleitung meint damit das ursprüngliche Kundendatum. Die Einsatzplanung verwendet den zuletzt angepassten Termin. Die Administration betrachtet das Rechnungsdatum. Das ist ein erfundenes Beispiel, aber ein leicht nachvollziehbarer Definitionskonflikt. Alle drei Auswertungen können rechnerisch korrekt sein. Sie beantworten nur unterschiedliche Fragen. Wenn du diese Unterscheidung erst nach dem Bau entdeckst, diskutiert ihr über das Dashboard, obwohl die eigentliche Unklarheit im Begriff «verspätet» steckt. Für den ersten Bericht könnten wir vereinbaren: Ein Auftrag gilt als verspätet, wenn sein dokumentiertes Abschlussdatum nach dem bei Auftragsbestätigung festgehaltenen Kundentermin liegt. Spätere Terminänderungen werden separat dokumentiert und überschreiben dieses Vergleichsdatum nicht. Offene Aufträge werden separat gezeigt, damit sie nicht unbemerkt aus der Betrachtung verschwinden. Diese Festlegung ist ein Vorschlag für das Beispiel. Für deinen Betrieb kann eine andere Definition fachlich richtiger sein. Entscheidend ist, dass sie schriftlich vereinbart und in den Daten abbildbar ist. ## 3. Welche Quelle trägt die Aussage? Die Frage lautet nicht nur, ob sich eine Datei importieren lässt. Prüfe, wer die Werte erfasst, welche Felder fehlen können und wie Änderungen dokumentiert werden. Wenn das Abschlussdatum erst am Monatsende nachgetragen wird, kann ein Bericht während des Monats keinen verlässlichen aktuellen Stand daraus ableiten. Für das Beispiel würden wir einzelne Aufträge vom Ursprung bis zur fertigen Kennzahl verfolgen. Passen die Auftragsnummern zusammen? Gibt es mehrere Einträge für denselben Auftrag? Enthält der Export bereits abgeschlossene und noch offene Fälle? Die Abstimmung mit dem Fachteam gehört zur Arbeit am Datenmodell. Ein kleiner, verstandener Datenbestand ist ein sinnvoller Ausgangspunkt. Erst wenn die Zuordnung trägt, würden wir weitere Quellen ergänzen. Sonst wächst mit jeder Verbindung auch die Zahl möglicher Erklärungen für eine unerwartete Summe. ## 4. Wie aktuell muss der Bericht sein? Eine wöchentliche Planung braucht einen anderen Datenstand als die laufende Disposition. «Echtzeit» würden wir nur verlangen, wenn daraus eine konkrete Handlung entsteht, die mit älteren Daten nicht möglich wäre. Häufig ist ein verlässlich aktualisierter Stand wertvoller als eine ambitionierte Aktualisierung ohne klare Zuständigkeit. Technisch hängt die Aktualisierung von Datenquelle, Verbindung und Speichermodus ab. Für Quellen, die der Power-BI-Dienst nicht direkt erreichen kann, kann ein Gateway nötig sein. Die [Dokumentation zur Datenaktualisierung](https://learn.microsoft.com/en-us/power-bi/connect-data/refresh-data) beschreibt die Abhängigkeiten. Im Bericht sollten der Datenstand und eine verständliche Meldung bei Problemen erkennbar sein. Lege fest, wer einen fehlgeschlagenen Lauf untersucht. Ein grüner Balken von letzter Woche beantwortet die heutige Frage nur dann, wenn der Betrachter dieses Datum kennt. ## 5. Wer trägt Definition, Zugriff und Betrieb? Für jede wichtige Kennzahl braucht es eine fachlich verantwortliche Person. Sie entscheidet über Definition und Änderungen. Zusätzlich muss klar sein, wer Datenverbindungen, Veröffentlichung und Störungen betreut. Das können unterschiedliche Personen sein; die Übergabe zwischen ihnen muss funktionieren. Auch Zugriffe gehören vor die Veröffentlichung. Ein Filter im Bericht ist kein vollständiges Berechtigungskonzept. Power BI bietet unter anderem Row-Level Security zur Einschränkung sichtbarer Datenzeilen. Dabei gelten Grenzen: Im Arbeitsbereich greift sie für Viewer, nicht für Admin-, Member- oder Contributor-Rollen. [Microsoft erklärt Einrichtung und Rollenverhalten.](https://learn.microsoft.com/en-us/fabric/security/service-admin-row-level-security) Prüfe ausserdem die Lizenzen für Erstellen, Teilen und Lesen anhand eurer vorgesehenen Nutzung. Eine vorhandene Microsoft-365-Lizenz beantwortet diese Frage nicht pauschal. Dafür ist die [Power-BI-Lizenzdokumentation](https://learn.microsoft.com/en-us/fabric/enterprise/powerbi/service-admin-power-bi-licensing) der richtige Ausgangspunkt. ## Das Kennzahlenblatt zum Übernehmen Du kannst die folgende Vorlage vor dem ersten Umsetzungsgespräch ausfüllen. Eine offene Antwort ist hilfreich: Sie zeigt, welche Frage zuerst geklärt werden muss. | Feld | Was du einträgst | | --- | --- | | Entscheidung | Welche Handlung oder Untersuchung soll die Kennzahl unterstützen? | | Definition | Was wird gezählt oder berechnet, und welche Fälle sind ausgeschlossen? | | Quelle | Aus welchem System und welchen Feldern stammen die Werte? | | Datenstand | Wie aktuell müssen die Werte sein, und wie erkennt man diesen Stand? | | Verantwortung | Wer bestätigt die fachliche Aussage und wer betreut den Betrieb? | | Sichtbarkeit | Welche Personen dürfen welche Daten sehen? | Anschliessend prüfst du drei konkrete Fälle: einen gewöhnlichen Fall, einen Grenzfall und einen Fall mit fehlenden Daten. Für das Terminbeispiel wären das ein pünktlicher Auftrag, ein Auftrag mit geändertem Termin und ein Auftrag ohne Abschlussdatum. Schreibt das erwartete Ergebnis vor dem technischen Test auf. Wenn sich Fachteam und Bericht danach einig sind, habt ihr eine belastbare Grundlage für weitere Kennzahlen. Unsere Arbeit an [Power BI und Datenanalyse](/services/power-bi-datenanalyse) setzt bei dieser gemeinsamen Grundlage an und verbindet sie mit einem verständlichen Bericht für euren Alltag. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/power-bi-kennzahlen-vor-dem-dashboard) # Copilot Cowork: Dein neuer digitaler Mitarbeiter in Microsoft 365 > Copilot Cowork ist der Shift: Von Fragen beantworten zu Aufgaben erledigen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-cowork-dein-neuer-digitaler-mitarbeiter-in-microsoft-365 Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-04-04 Last updated: 2026-09-24 Topics: loesungsvorstellung *Update September 2026: Seit dem ersten Erscheinen im April hat sich einiges getan. Cowork ist für Geschäftskonten allgemein verfügbar, reagiert inzwischen auch auf Ereignisse und Skills lassen sich direkt teilen. Die betroffenen Abschnitte habe ich aktualisiert und entsprechend markiert.* *Titelbild: Microsoft. Produktansicht aus der [Ankündigung zur allgemeinen Verfügbarkeit von Copilot Cowork](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2026/06/16/copilot-cowork-is-now-generally-available/). Die Oberfläche kann je nach Version abweichen.* Seit Anfang dieses Jahres gibt es in der AI-Szene eigentlich nur noch ein Thema: persönliche Assistenten, die nicht nur reden, sondern auch arbeiten. Den Anfang machte OpenClaw vom Österreicher Peter Steinberger, ein Open-Source-Projekt, das innert weniger Wochen zu einem der am schnellsten wachsenden Repositories auf GitHub wurde und eine riesige Welle ausgelöst hat. Anthropic hat dann mit Claude Cowork im Januar nachgelegt: eine Desktop-App, die direkt auf deinem Computer Dateien lesen, bearbeiten und erstellen kann. Und jetzt hat Microsoft mit Copilot Cowork den nächsten Schritt gemacht, und zwar direkt in Microsoft 365 integriert. Aber um was geht es grundsätzlich? ## Von Fragen beantworten zu Aufgaben erledigen Seit ChatGPT in die Breite gekommen ist, gab es eigentlich zwei Killer-Use-Cases: Fragen beantworten und Texte schreiben bzw. umschreiben. Das merken wir bei Cloud Solution auch immer wieder in unseren Workshops. Use Cases rund um Wissensmanagement und Erstellung von Marketing-Texten sind nach wie vor die häufigsten. Der zweite Schritt ist dann meistens, dass man dem AI-Chatbot Zugriff auf weitere Datenquellen gibt. CRM, ERP, SharePoint: Damit die Antworten nicht nur auf allgemeinem Wissen basieren, sondern auf deinen Unternehmensdaten. Aber was passiert, wenn die KI-Systeme intelligenter werden und ich ihnen noch einfacher Zugriff auf meine Systeme geben kann? Dann können sie vielleicht nicht nur Fragen beantworten, sondern ganze Aufgaben übernehmen. Und genau da stehen wir jetzt mit Copilot Cowork. ## Was ist Copilot Cowork? Copilot Cowork ist kein Chatbot. Copilot Cowork ist dein Mitarbeiter. Ich kann ihm nicht einfach nur Fragen stellen und bekomme Antworten auf Basis meiner Microsoft-365-Daten. Nein, ich kann ihm Aufgaben delegieren. Richtige Aufgaben, die über mehrere Apps und Datenquellen hinweg laufen und Minuten oder sogar Stunden dauern können. Entstanden ist Copilot Cowork in Zusammenarbeit zwischen Microsoft und Anthropic. Cowork kann Anthropics Claude-Modelle mit ihren starken Reasoning-Fähigkeiten nutzen, kombiniert mit Microsofts «Work IQ», also dem ganzen Kontext aus deinen Mails, Meetings, Chats und Dateien. Inzwischen kannst du das Modell sogar selbst auswählen oder Cowork entscheiden lassen. Das ist der grosse Vorteil gegenüber dem Standalone-Claude-Cowork: Copilot Cowork läuft in deiner Microsoft-365-Umgebung, arbeitet mit deinen Berechtigungen und sieht nur, was du auch sehen darfst. ## Wie funktioniert das konkret? Copilot Cowork versteht zuerst die Aufgabe. Dann erstellt er selbstständig einen Plan, wie er vorgehen will. Anschliessend arbeitet er Schritt für Schritt alle Arbeiten ab und präsentiert am Schluss das Resultat. Das Resultat muss dabei nicht nur Text sein. Copilot Cowork kann recherchieren, Dateien erstellen oder anpassen, Mails senden (oder einen Entwurf vorbereiten), Excel-Auswertungen bauen und Präsentationen zusammenstellen. Bei wichtigen Aktionen wie dem Versand von Mails oder einem Teams-Post fragt er immer zuerst nach. Das ist der «Human in the Loop»-Gedanke, der Microsoft sehr wichtig ist. Du delegierst, behältst aber die Kontrolle. [So beschreibt Microsoft die Freigaben.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/use-cowork#approve-actions) ## Drei Use Cases aus der Praxis ### 1. Projektstatusberichte und allgemeine Reportings Immer wenn Reports erstellt werden müssen, sei es für ein Projekt oder für das C-Level, braucht es zuerst eine längere Recherche. Man muss den aktuellen Stand verstehen: Meetings zusammenfassen, den Zeitplan im Excel aktualisieren, relevante Mails durchgehen. Wenn ich Copilot Cowork damit beauftrage, geht er wirklich in die Tiefe. Er liest die Meeting-Transkripte, checkt die zuletzt geänderten Dateien in SharePoint und geht die relevanten Mails durch. Auf dieser Basis erstellt er mir den Projektstatus, wenn ich will sogar auf Basis einer bestehenden Word-Vorlage. Das Beste: Ich kann Copilot Cowork bitten, das monatlich zu wiederholen. Er merkt sich die Aufgabe und führt sie regelmässig aus. Und bevor der Bericht rausgeht, schaue ich ihn natürlich an. Gerade bei Terminen, Kosten oder Zusagen reicht ein plausibel klingender Text nicht. ### 2. Skills am Beispiel eines Vertrags-Reviewers Es gibt Aufgaben, bei denen ich meinen Mitarbeitenden gewisse Fähigkeiten beibringen möchte. Nehmen wir an, die Sales-Abteilung muss regelmässig NDAs oder andere Verträge prüfen. Natürlich könnte ich jedes Mal den internen Verantwortlichen einschalten. Aber schlussendlich ist ja definiert, auf was geachtet werden soll. Genau hier kommt das Konzept von Skills ins Spiel. Skills sind wie eine Anleitung für die KI. Man beschreibt, wie sie vorgehen muss und auf was sie achten soll. Ähnlich, wie wenn du selbst etwas Neues lernst und zuerst die Anleitung liest. Einen Skill für einen NDA-Review kann ich direkt in Cowork erstellen. Er wird in meinem OneDrive abgelegt und lässt sich über **Share** mit bestimmten Personen in der Organisation teilen. Copilot Cowork erkennt den Skill dann automatisch und nutzt ihn, sobald es um Verträge geht. Das ist extrem mächtig, weil ich damit Fachwissen skalieren kann, ohne dass jede einzelne Person zur Expertin oder zum Experten werden muss. [Microsoft zeigt, wie Skills erstellt und geteilt werden.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/use-cowork#cowork-skills) Wichtig bleibt: Der Skill bereitet die Prüfung vor. Die Beurteilung und Freigabe eines Vertrags bleiben bei den zuständigen Personen. ### 3. Mails automatisch mit einem ersten Entwurf beantworten Stell dir vor: Jeden Morgen um 7 Uhr, bevor du überhaupt den Laptop aufklappst, hat Copilot Cowork bereits deine offenen Mails durchgesehen und für jede einen ersten Antwortentwurf vorbereitet. Du kommst ins Büro, schaust die Entwürfe durch, passt an, wo nötig, und schickst ab. Statt Mail-Ping-Pong startest du mit einem Stapel fertiger Entwürfe in den Tag. Das funktioniert besonders gut in Kombination mit Skills: Wenn du einen Skill für Kundenanfragen erstellst, also definierst, wie dein Unternehmen typischerweise auf bestimmte Anfragen reagiert, werden die Entwürfe mit der Zeit immer besser und konsistenter. ## Update: Jetzt geht auch «Wenn X, dann Y» Im April hatte ich hier noch geschrieben, dass Copilot Cowork sich nicht von selbst triggert. Man konnte nur Zeiten angeben, zum Beispiel «jeden Montag um 8 Uhr». Das hat sich geändert. Cowork kennt inzwischen **ereignisgesteuerte Aufgaben**. Du kannst also sagen: «Wenn eine Mail von meiner Chefin zur Vertragsverlängerung kommt, fass sie zusammen und bereite eine Antwort vor.» Als Auslöser gehen aktuell eingehende Mails sowie Nachrichten in Teams-Chats und -Kanälen, auf Wunsch nur, wenn du erwähnt wirst. Auch hier gilt: Standardmässig bereitet Cowork die Aktion vor und fragt dich, bevor etwas rausgeht. [Microsoft beschreibt die ereignisgesteuerten Aufgaben hier.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/use-cowork#set-up-event-driven-tasks) ## Verfügbarkeit und Lizenzierung *Aktualisiert, Stand September 2026.* Im April war Copilot Cowork nur im Rahmen des Microsoft-Frontier-Programms verfügbar. Seit dem 16. Juni 2026 ist Cowork für Geschäfts- und Schulkonten allgemein verfügbar. [Zur Ankündigung von Microsoft.](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2026/06/16/copilot-cowork-is-now-generally-available/) Wer es nutzen will, braucht eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Dazu kommt ein Punkt, den man kennen sollte: Cowork wird zusätzlich nutzungsbasiert über Copilot Credits abgerechnet, und diese Abrechnung muss in eurem Tenant aktiviert sein. Einzelne Funktionen, etwa das Erstellen von Apps, bleiben weiterhin Frontier-Vorschauen. [Die aktuellen Voraussetzungen findest du bei Microsoft.](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/cowork/get-started) Microsoft hat ausserdem mit dem neuen Microsoft 365 E7 «Frontier Suite» ein Lizenzpaket lanciert, das seit dem 1. Mai 2026 für 99 USD pro User und Monat erhältlich ist. Darin enthalten: Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Copilot, Agent 365 und die Entra Suite. Das ist günstiger als alles einzeln zu kaufen und zeigt, wohin die Reise geht: KI wird integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes, nicht ein separates Add-on. [Zur Ankündigung der Frontier Suite.](https://blogs.microsoft.com/blog/2026/03/09/introducing-the-first-frontier-suite-built-on-intelligence-trust/) ## Fazit: Die Reise geht weiter Copilot Cowork ist ein grosser Schritt in die richtige Richtung. Wir bewegen uns weg von «KI als Chatbot» hin zu «KI als Mitarbeiter». Die Modelle werden besser, die Integration tiefer, und die Möglichkeiten wachsen mit jedem Update. Die ereignisgesteuerten Aufgaben seit April zeigen das ziemlich gut. Für uns bei Cloud Solution ist klar: Das ist keine Zukunftsmusik mehr. Wir begleiten bereits Kunden dabei, Copilot und KI-Agenten sinnvoll in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Wenn du wissen willst, wie das konkret für dein Unternehmen aussehen könnte: [Meld dich bei uns.](/kontakt?thema=ki-copilot) Die KI-Reise hat gerade erst richtig begonnen. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-cowork-dein-neuer-digitaler-mitarbeiter-in-microsoft-365) # Langweilige repetitive Arbeiten? Automatisiere sie doch! > Beobachte eine Woche lang, welche Arbeitsschritte sich wiederholen. Daraus lässt sich ein erster, überschaubarer Automatisierungsprozess auswählen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/langweilige-repetitive-arbeiten-automatisiere-sie-doch Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-04-04 Last updated: 2026-09-09 Topics: loesungsvorstellung ## Microsoft Power Automate - Prozesse digital abbilden Wenn du in der Administration tätig bist, wirst du es sicherlich kennen: Viele sich wiederholende Aufgaben, die erledigt werden müssen – ob sie nun Freude bereiten oder nicht. Oft handelt es sich dabei um stark administrative Prozesse, die einfach von jemandem durchgeführt werden müssen. Gerade in KMU gibt es viele Abläufe, die oft gleich verlaufen, wie beispielsweise: - Interne Spesenprozesse - Kundenbestellungen über PDF-Formulare - Ferienanträge - Das Verbuchen und Ergänzen von Artikeln in der Lagerliste - Das Anlegen neuer Projektordner mit einer vordefinierten Struktur - Und viele mehr... Wir sprechen in letzter Zeit viel über KI, aber gibt es hier nicht einfachere und pragmatischere Ansätze? Ja, die gibt es! Mit Microsoft Power Automate kannst du wiederkehrende Schritte digital abbilden. Welche Lizenzen dafür nötig sind, hängt vom Aufbau ab. Power Automate von Microsoft 365 kann man bildlich gesprochen als einen zusätzlichen Mitarbeiter betrachten, der virtuell ist. Dieser Mitarbeiter ist neu in dein Unternehmen eingetreten und kennt die Unternehmensprozesse noch nicht. Er führt die Schritte nach den hinterlegten Regeln aus. Nun musst du ihm den Prozess beibringen, das heisst, du hältst jeden Prozessschritt sowie die damit verbundenen Aktionen oder Entscheidungen fest. Ein in Power Automate festgehaltener Prozess könnte dann etwa so aussehen: ![](https://cdn.prod.website-files.com/64f1dcb9a9500669ffbc0788/698229abef4fdfd1f8d998d5_65a773fd078d7bb3c1847e16_Save-time-with-Power-Automate.png) Beispiel eines Power Automate Prozess Sobald du den Prozess abgebildet hast, weiss Power Automate, was zu tun ist und wird dir diese Arbeit abnehmen. Selbstverständlich hast du immer die Übersicht darüber, was dein virtueller Mitarbeiter gemacht hat, und kannst den Prozess bei Bedarf auch ergänzen, sollte eine Anpassung notwendig sein. Dein Vorteil: Du befreist dich von langweiligen, administrativ geprägten Routinearbeiten und kannst dich dem Kern deiner Arbeit widmen. Das klingt alles sehr einfach, und natürlich gibt es auch kleinere Hürden zu überwinden. Wir haben jedoch bereits viele KMU auf diesem Weg begleitet und sehen ein riesiges Potenzial in dieser Lösung. Warum? Weil es wirklich sehr viele dieser sich immer wiederholenden Prozesse in Unternehmen gibt. Und gerade in Zeiten von Fachkräftemangel kann dies einen enormen Effizienzschub für jedes KMU bringen. ## Und jetzt? Die Technologie ist beeindruckend, aber was kannst du konkret damit anfangen? Wie kannst du damit beginnen? Wir empfehlen, zunächst langsam zu starten. Achte doch einmal eine Woche darauf, welche Arbeiten du immer wieder genau gleich durchführst. Notiere dir all diese Prozesse. Schau nach einer Woche, welche Aufgaben sich für einen ersten Versuch eignen. Sobald die Liste steht, haben wir die Erfahrung gemacht, dass es am besten ist, mit dem einfachsten Prozess zu beginnen. So gewinnst du Sicherheit in der Lösung und sammelst auch schon Erfahrungen, die dir in den nächsten Schritten helfen werden. ## Ich habe wirklich keine Idee, welchen Prozess wir automatisieren könnten! Zunächst einmal: Vielleicht muss es gar nicht ein ganzer Prozess sein. Vielleicht kannst du auch nur einige Teilschritte automatisieren? Das ist immer noch ein besserer Start als die Arbeit manuell zu machen. Gerne geben wir dir aber hiermit zwei Ideen von Prozessen, die wir mit unseren Kunden erarbeiten durften: **Projektteam-Eröffnung für Teams** Die Gründung neuer Projektteams kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn sie regelmässig erfolgt. Mit Power Automate kannst du diesen Prozess automatisieren: 1. **Trigger**: Beginne mit einem Formular, das ausgefüllt wird, sobald ein neues Projektteam benötigt wird. 2. **Workflow-Erstellung**: Erstelle in Power Automate einen Workflow, der automatisch ein neues Team in Microsoft Teams erstellt, sobald das Formular ausgefüllt wird. 3. **Teamkonfiguration**: Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er automatisch die richtigen Personen zum Team hinzufügt, Kanäle erstellt und sogar notwendige Dateien und Dokumente im Team ablegt. 4. **Benachrichtigungen**: Stelle sicher, dass alle relevanten Personen eine Benachrichtigung über die Teamerstellung erhalten. **Mitarbeiter Eintritt** Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beinhaltet viele Schritte, von der Bereitstellung der IT-Ausstattung bis hin zur Organisation von Orientierungssitzungen. 1. **Auslöser**: Der Prozess beginnt, wenn ein neuer Mitarbeiter in das HR-System oder ein Formular eingetragen wird. 2. **Automatisierung von Aufgaben**: Power Automate erstellt Aufgaben für die IT-Abteilung zur Bereitstellung der Ausrüstung, plant automatisch Einführungssitzungen und benachrichtigt die relevanten Abteilungen. 3. **Dokumentenmanagement**: Automatische Erstellung und Versendung von Willkommenspaketen, Richtlinien und anderen wichtigen Dokumenten an den neuen Mitarbeiter. 4. **Feedback-Schleife**: Einrichtung automatischer Erinnerungen für Feedbackgespräche nach den ersten Wochen. ## **Fazit: Wiederkehrende Schritte mit Power Automate vereinfachen** Verschaffe dir mehr Zeit mit Power Automate. Wie du siehst, gibt es ein grosses Potenzial in der Lösung – sicherlich auch für dich. Welche Lizenzen und laufenden Kosten dafür nötig sind, prüfen wir anhand des konkreten Ablaufs. Ein kleiner Test zeigt, ob die Automatisierung dir und deinem Team Zeit spart. Rechnet dabei auch Kontrolle, Fehlerbehebung und Pflege mit ein. Solltest du dich unsicher fühlen oder noch Fragen haben, melde dich doch bei uns. Viel Erfolg! Ivan --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/langweilige-repetitive-arbeiten-automatisiere-sie-doch) # Meeting-Nachbereitung mit Copilot: Zusammenfassung, Aufgaben und Follow-up > Ein wiederholbarer Ablauf für die Nachbereitung in Teams — mit Zusammenfassung, geprüften Aufgaben und einem kurzen Follow-up. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/meeting-nachbereitung-copilot-teams Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-04-04 Last updated: 2026-09-09 Topics: tipps-tricks Meetings sind selten das Problem. Die Zeit geht danach verloren: Entscheidungen sind irgendwo im Chat, Action Items in Köpfen – und zwei Tage später fragt jemand: „Wer macht was bis wann?“ Hier ist ein pragmatischer Workflow, wie du die **Meeting-Nachbereitung in Microsoft Teams** mit **Copilot** so strukturierst, dass du eine Zusammenfassung, Aufgaben und eine Nachricht an die Teilnehmenden vorbereiten kannst. ## Voraussetzungen (kurz) - **Teams Meeting** mit aktivierter Aufzeichnung/Transkription (je nach Setup). - **Microsoft 365 Copilot** in Teams (Lizenz/Features können je nach Tenant variieren). ## Der 3‑Schritte‑Standard nach jedem Meeting Du brauchst keine perfekte Dokumentation – nur eine **konsequente Struktur**. Ich empfehle immer diese drei Blöcke: 1. **Zusammenfassung** (was wurde entschieden?) 2. **Action Items** (wer macht was bis wann?) 3. **Follow-up** (was kommunizieren wir an wen?) ## Schritt 1: Zusammenfassung vorbereiten Öffne das Meeting (oder den Meeting-Chat) in Teams und lass Copilot eine **kurze, entscheidungsorientierte** Zusammenfassung erstellen. **Prompt-Idee:** > Fasse dieses Meeting in 5–7 Bullet Points zusammen. Fokus: Entscheidungen, offene Punkte, Risiken. Bitte ohne Fluff. **Unser Tipp:** Wenn du regelmässig „zu lange“ Summaries bekommst, sag Copilot explizit *„max. 7 Bullet Points“* und *„Entscheidungen zuerst“*. ## Schritt 2: Action Items – Zuständigkeit und Termin klären Der wichtigste Teil ist nicht die Zusammenfassung, sondern dass jede Aufgabe einen **Owner** und ein **Datum** bekommt. Das ist der Punkt, wo viele Teams scheitern. **Prompt-Idee:** > Erstelle aus dem Meeting eine Aufgabenliste. Für jede Aufgabe: Owner, Deadline, 1 Satz Kontext. Wenn Owner oder Deadline fehlt, setze „TBD“ und liste die offenen Punkte separat. Wenn du willst, kannst du danach direkt in ein System überführen (Planner / To Do). Das hängt davon ab, wie ihr intern arbeitet. ## Schritt 3: Follow-up – eine kurze Mail Danach geht es um die Kommunikation: Du schickst ein kurzes Follow-up an die relevanten Personen – nicht an alle. **Prompt-Idee:** > Schreibe ein kurzes Follow-up für Stakeholder (max. 6 Sätze). Struktur: 1) Entscheidung(en), 2) nächste Schritte (3 Bullet Points), 3) nächste Deadline/Termin. ## Wo Copilot wirklich hilft (und wo nicht) - **Hilft:** Struktur geben, Zusammenfassen, Aufgaben „extrahieren“, Follow-up-Text entwerfen. - **Hilft nicht automatisch:** fehlende Entscheidungen. Wenn im Meeting nichts entschieden wurde, kann Copilot das nicht „herzaubern“. - **Wichtig:** Prüfe Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine anhand der Meeting-Inhalte. Kläre fehlende Angaben mit den Beteiligten. ## Mini‑Checkliste (Copy/Paste) - Summary (max. 7 Bullets, Entscheidungen zuerst) - Action Items (Owner + Deadline, sonst „TBD“) - Follow-up (nur relevante Stakeholder) - Nächster Termin / nächste Deadline fixieren ## Weiterführend (wenn du tiefer gehen willst) - [Terminplanung mit Microsoft 365](https://www.cloud-solution.ch/blog/so-geht-eine-effiziente-terminplanung-mit-microsoft365) – damit Meetings überhaupt sauber geplant sind. - [SharePoint + Copilot: Wissensmanagement](https://www.cloud-solution.ch/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement) – wenn du Meeting-Wissen langfristig auffindbar machen willst. - [Vom Excel zur Power Platform](https://www.cloud-solution.ch/blog/vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt) – wenn ihr Tasks/Prozesse aus Excel in eine sauberere Struktur bringt. - [Copilot-Lizenzen für dein KMU](https://www.cloud-solution.ch/blog/copilot-business-vs-enterprise) – falls ihr euch gerade fragt, welche Variante zu euch passt. ## Wenn du willst: wir bauen dir das als Standard-Workflow Wenn du möchtest, setzen wir euch einen einfachen, wiederholbaren Prozess auf (inkl. Vorlagen, Prompt-Standards und Ablage). Schreib uns kurz – dann schauen wir euer Setup an und machen das KMU-tauglich. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/meeting-nachbereitung-copilot-teams) # Termine mit der Outlook-Terminplanungsumfrage finden > Mehrere Personen, unterschiedliche Kalender: Mit einer Terminplanungsumfrage sammelst du Rückmeldungen zu passenden Zeiten direkt aus Outlook. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/so-geht-eine-effiziente-terminplanung-mit-microsoft365 Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-04-04 Last updated: 2026-09-09 Topics: tipps-tricks Einen Termin mit mehreren Personen zu finden, kann mehr Mails auslösen als die eigentliche Besprechung. Besonders mit externen Beteiligten fehlen oft die Einblicke in die Kalender. Eine Terminplanungsumfrage bündelt die Rückmeldungen zu mehreren Vorschlägen. ## Was du dafür brauchst Outlooks Terminplanungsumfrage hat das frühere FindTime-Add-in abgelöst. Microsoft nennt dafür Geschäfts- oder Unternehmenspläne mit Exchange Online. Sie ist damit nicht pauschal in jedem Outlook-Konto enthalten. [Microsofts Übersicht zur Terminplanungsumfrage](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/find-the-best-meeting-time-for-everyone-with-outlook-scheduling-poll) ## Mehrere Zeiten zur Auswahl stellen Lege die Teilnehmenden und die benötigte Dauer fest. Öffne die Terminplanungsumfrage in deinem Outlook und wähle geeignete Zeitvorschläge aus. Die genaue Menüführung hängt von der Outlook-Version ab. Microsoft beschreibt die [Erstellung einer Umfrage für Windows](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/create-a-scheduling-poll-in-outlook-for-windows). Gib den Beteiligten genügend Kontext: Worum geht es, wie lange dauert das Gespräch und bis wann brauchst du ihre Antwort? Wenige realistische Vorschläge sind meist leichter zu beantworten als eine lange Liste. ## Automatische Terminierung bewusst einstellen Wenn die automatische Planung aktiviert ist, kann Outlook den Termin bei erreichter Übereinstimmung festlegen. Prüfe deshalb vor dem Versand, welche Optionen du ausgewählt hast. [Automatische Planung in Outlook](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/auto-scheduling-in-scheduling-poll-for-new-outlook) Für mich liegt der Nutzen darin, die Abstimmung an einem Ort zu halten. Ob ihr automatisch planen lasst oder den Termin selbst bestätigt, sollte zum Anlass passen. ## Ein kleiner erster Schritt Probiere die Umfrage bei einer überschaubaren Besprechung aus. Beobachte, ob die Beteiligten damit zurechtkommen und ob du weniger nachfragen musst. So merkst du schnell, ob sie für eure Terminabstimmung geeignet ist. [Weitere Unterstützung rund um Microsoft 365 findest du hier.](/services) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/so-geht-eine-effiziente-terminplanung-mit-microsoft365) # Microsoft 365 Copilot: Ein praktischer Einstieg für dein Team > Copilot kann bei Entwürfen, Zusammenfassungen und der Suche nach Informationen unterstützen. So beginnt ihr mit einer konkreten Aufgabe und prüfbaren Ergebnissen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/willkommen-frohes-einsteigen-der-microsoft-copilot-ist-hier Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-04-04 Last updated: 2026-09-09 Topics: loesungsvorstellung Ein Bericht muss geschrieben werden, ein langer Mailverlauf wartet oder die Ergebnisse eines Meetings sind noch nicht festgehalten. Bei solchen Aufgaben kann Copilot unterstützen. Entscheidend ist, ihm einen klaren Auftrag zu geben und das Ergebnis beurteilen zu können. ## Wobei Copilot hilft Microsoft integriert Copilot in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt unter anderem von Lizenzen und der Umgebung ab. Vor einem Einstieg lohnt sich deshalb ein Blick auf die [Voraussetzungen](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-minimum-requirements). Beginne mit einem überschaubaren Auftrag, beispielsweise: «Fasse dieses Dokument für die Projektleitung zusammen. Nenne die getroffenen Entscheidungen und führe offene Fragen separat auf.» Du gibst damit Aufgabe, Zielgruppe und gewünschtes Ergebnis vor. ## Das Ergebnis bleibt ein Entwurf Lies die Antwort zusammen mit der Quelle. Stimmen die Aussagen? Fehlt ein wichtiger Zusammenhang? Wurden Vermutungen als Tatsachen formuliert? Copilot kann Fehler machen, auch wenn eine Antwort überzeugend klingt. [Microsofts Hinweise zur Antwortqualität](https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/frequently-asked-questions-about-microsoft-365-copilot-chat) Für das Team ist diese Prüfung Teil der Anwendung. Wer beispielsweise einen Protokollentwurf erstellt, muss klären, welche Entscheidungen tatsächlich getroffen wurden und wer die Aufgaben übernimmt. ## Gemeinsam Erfahrungen sammeln Wählt wenige Aufgaben für einen ersten Versuch. Vergleicht den Aufwand einschliesslich Prüfung und Nacharbeit mit eurem bisherigen Vorgehen. Sammelt gute Beispiele und die Fragen, bei denen Unterstützung nötig ist. Wir begleiten solche Einführungen von der Vorbereitung bis zur Schulung und Auswertung. [Erzähl uns, welche Arbeit ihr erleichtern möchtet.](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/willkommen-frohes-einsteigen-der-microsoft-copilot-ist-hier) # Copilot im Januar 2026: Was die Ankündigungen für den Alltag bedeuten > Rückblick auf Copilots Januar-Ankündigungen: Dokumentbearbeitung, Outlook und Einführung im Unternehmen – mit klarer Trennung zwischen Ankündigung und Verfügbarkeit. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/m365-copilot-whats-new-januar-2026 Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-02-03 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Microsofts Januar-Bericht fasste sowohl bereits gestartete Funktionen als auch geplante Veröffentlichungen zusammen. Dieser Rückblick ordnet drei Themen ein. Er ist keine Zusage, dass jede Funktion in jeder Lizenz und auf jeder Plattform verfügbar ist. ## Dokumente gemeinsam mit Copilot bearbeiten Microsoft beschrieb den Agent Mode für Word, Excel und PowerPoint als Unterstützung beim Überarbeiten von Dateien. Die genannten Starts lagen je nach Anwendung und Lizenz zwischen November 2025 und Februar 2026. Mein Vorschlag für einen Test: Nimm ein bestehendes Dokument und gib ein begrenztes Ziel vor, etwa eine verständlichere Einleitung. Vergleiche die Änderungen mit dem Original. Stimmen die Fakten noch? Wurde etwas Wichtiges weggelassen? ## Outlook: weniger Kontext von Hand mitgeben Der Bericht stellte unter anderem Sprachfunktionen für Outlook Mobile und die automatische Berücksichtigung einer geöffneten E-Mail in Copilot Chat vor. Für die Sprachfunktion nannte Microsoft einen gestaffelten Start für iOS und Android. Praktisch ist das erst, wenn es zu deiner Arbeit passt. Eine Zusammenfassung kann bei der Orientierung helfen. Vor einer Antwort oder dem Löschen einer Nachricht solltest du den Inhalt selbst prüfen. ## Die Einführung im Blick behalten Microsoft kündigte ausserdem erweiterte Übersichten zur Einführung und Vorbereitung im Admin Center sowie die Einbindung von Purview-Funktionen an. Für ein KMU würde ich daraus keine lange Aufgabenliste machen. Beginnt mit einer konkreten Tätigkeit, klärt den Zugriff auf die benötigten Informationen und bestimmt, wer die Ergebnisse beurteilt. Danach schaut ihr gemeinsam: Wird die Arbeit tatsächlich einfacher? Was braucht das Team noch? ## Quelle und Stand Grundlage ist Microsofts [Januar-2026-Bericht, in der offiziellen zusammengefassten Übersetzung](https://blogs.windows.com/japan/2026/02/19/whats-new-in-microsoft-365-copilot-january-2026-4488916/). Die Angaben oben beschreiben die damaligen Ankündigungen. Für eine heutige Einführung prüfen wir die verfügbaren Funktionen und Lizenzen in eurer Umgebung. [Copilot-Einführung besprechen](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/m365-copilot-whats-new-januar-2026) # Microsoft 365: Januar-Ankündigungen richtig einordnen > Ein Rückblick auf die Januar-Ankündigungen: Was sich bei Teams geändert hat und warum Ankündigung und Verfügbarkeit auseinanderliegen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/m365-whats-new-januar-2026 Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-02-03 Last updated: 2026-09-09 Topics: tipps-tricks Dieser Beitrag blickt auf die im Januar 2026 diskutierten Änderungen zurück. Bei der Überarbeitung im September haben wir die Angaben mit Microsofts Veröffentlichungen abgeglichen. Dabei zeigt sich: Eine Ankündigung bedeutet noch nicht, dass eine Funktion bereits bei allen verfügbar ist. ## Drei kleine Verbesserungen in Teams Entwürfe wiederfinden, längere Nachrichten schreiben und sich auf angezeigte Uhrzeiten verlassen: Das sind praktische Anliegen im Arbeitsalltag. Entscheidend ist, welche Funktionen eure Teams-Version tatsächlich anbietet. Microsoft führt die Übersicht für ungesendete Chat-Entwürfe und die einstellbare Funktion der Enter-Taste in den **März-2026-Neuigkeiten** auf. Die frühere Fassung dieses Beitrags ordnete beides pauschal dem Januar zu. Diese zeitliche Zuordnung haben wir korrigiert. Wenn die Funktionen bei euch vorhanden sind, lohnt sich ein kurzer Hinweis ans Team: Wo finde ich meine Entwürfe? Welche Einstellung verhindert, dass ich eine unfertige Nachricht versehentlich sende? ## Sicherheit braucht einen eigenen Blick Die ursprüngliche Fassung enthielt auch Aussagen zu Anrufschutz, Passkeys und dem Ende einzelner Lizenzangebote. Solche Änderungen sollten anhand der jeweiligen Produktmeldung und eurer vorhandenen Lizenzen beurteilt werden. Eine allgemeine Monatsübersicht reicht dafür nicht aus. Für euer Unternehmen würde ich zuerst klären: Welche Meldung betrifft uns? Wer prüft sie? Müssen wir Einstellungen ändern oder Mitarbeitende informieren? ## So behältst du den Überblick Sammelt relevante Änderungen an einem Ort und weist ihnen eine zuständige Person zu. Testet sichtbare Änderungen mit wenigen Mitarbeitenden, bevor ihr eure Anleitung anpasst. Der Aufwand sollte zur Auswirkung passen: Eine Chat-Einstellung braucht weniger Vorbereitung als eine Änderung am Anmeldeverfahren. Die Produktangaben zu Entwürfen und Enter-Taste stammen aus [Microsofts Teams-Neuigkeiten](https://support.microsoft.com/en-us/teams/platform/what-s-new-in-microsoft-teams). Prüfe dort die jeweilige Monatszuordnung und die verfügbare Plattform. [Microsoft 365 mit uns besprechen](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/m365-whats-new-januar-2026) # Vom Excel zur Power Platform: Dein erster Schritt > Eine gemeinsame Liste, eine passende Eingabemaske und ein erster automatisierter Schritt: So lässt sich eine gewachsene Excel-Lösung weiterentwickeln. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-01-29 Last updated: 2026-09-09 Topics: tipps-tricks ## Excel ist super – bis es zu viele Excel sind „Wir haben 47 Excel-Listen. Jeder pflegt seine eigene Version." Wenn du in einem KMU arbeitest, kennst du das wahrscheinlich. Excel ist schnell, flexibel und jeder kann damit starten. Aber ab einem gewissen Punkt kippt es: - Versionen-Chaos („final", „final2", „wirklich-final") - Formeln brechen, weil jemand eine Spalte verschoben hat - Unklare Verantwortlichkeiten („Wer hat das zuletzt angepasst?") - Keine saubere Rechte-/Freigabe-Steuerung - Automatisierung ist mühsam (oder gar nicht möglich) Die gute Nachricht: Du musst nicht „Excel abschaffen". Du musst nur **den ersten sinnvollen Schritt** machen – und genau darum geht es in diesem Use-Case. ## Der Use-Case: Von der Excel-Liste zur „Single Source of Truth" Stell dir vor, ihr habt eine typische KMU-Liste – z.B.: - Offerten-Tracking - Inventar / Geräte-Liste - Onboarding-Checkliste - Ferien- oder Abwesenheitsliste - Ticket-/Anfragenliste Heute liegt sie als Excel irgendwo auf einem Fileshare oder in einem Teams-Chat. Morgen wollt ihr: - **Eine zentrale Datenbasis** (keine Duplikate mehr) - **Zugriff von überall** (auch mobil) - **Saubere Berechtigungen** - **Einfaches Erfassen** ohne Excel-Formel-Magie - **Automatisierung** (Benachrichtigungen, Freigaben, Erinnerungen) ## Was ist die Power Platform überhaupt? Die Power Platform ist Microsofts Low‑Code‑Plattform, mit der du auf Basis von M365/Entra/SharePoint schnell Lösungen bauen kannst – ohne gleich ein grosses Softwareprojekt zu starten. Sie besteht aus vier Bausteinen: - **Power Apps**: Apps/Formulare für saubere Datenerfassung (z.B. direkt in Teams) - **Power Automate**: Automatisierungen, Benachrichtigungen, Freigaben, Reminder - **Power BI**: Auswertungen & Dashboards (optional) - **Power Pages**: einfache externe Portale (optional) **Wichtig:** Viele KMU haben erste Power‑Platform‑Funktionen bereits über bestehende Microsoft‑Lizenzen mit dabei (je nach M365‑Plan und Use Case). Für Premium‑Szenarien (z.B. bestimmte Connectors) können zusätzliche Lizenzen nötig sein. ## Warum Power Platform (und nicht „einfach SharePoint")? Kurz: Weil für Eingabemasken und weiterführende Automatisierungen zusätzliche Werkzeuge hilfreich sein können. SharePoint bringt bereits Funktionen für Zusammenarbeit und strukturierte Inhalte mit. Der typische Weg, der sich in der Praxis bewährt: 1. **Excel** (Start) 2. **Microsoft Lists / SharePoint Liste** (Daten zentralisieren) 3. **Power Apps** (Eingabe & UI vereinfachen) 4. **Power Automate** (Automatisierung, Benachrichtigungen, Freigaben) 5. **Power BI** (optional: Auswertungen/Dashboards) Unser Tipp: Wenn du dich überfordert fühlst – starte mit Punkt 2. Alles andere kommt später. ## Schritt 1: Die Excel-Liste „aufräumen", bevor du migrierst Das ist der Teil, den viele überspringen – und danach genau dort wieder Zeit verlieren. Checkliste: - **Eine Tabelle** statt „frei schwebender" Zellen (Excel: Als Tabelle formatieren) - Spaltennamen sauber definieren (verständliche, einheitliche Bezeichnungen) - Datentypen klären: Datum = Datum, Zahlen = Zahlen, Status = Auswahlfeld - Duplikate entfernen (eine Quelle, eine Wahrheit) - „Berechnete" Spalten markieren: Was ist Datenfeld, was ist Logik? Unser Geheimtipp: Wenn du heute schon weisst, dass du später filtern willst (z.B. Status = Offen/In Bearbeitung/Erledigt), dann mach daraus jetzt ein klares Feld. Das spart dir in Power Apps später viel Ärger. ## Schritt 2: Excel → SharePoint Liste (Microsoft Lists) Die einfachste Variante für den Start: **Erstelle eine Liste in Microsoft Lists** (oder direkt in SharePoint) und importiere deine Excel-Tabelle. Das Ergebnis: Eine zentrale Liste, die du in Teams einbinden kannst, mit Versionierung und Rechten. Wichtig: Eine SharePoint Liste ist nicht „Excel im Browser" – und das ist gut so. Du bekommst strukturierte Daten, die sich super für Apps und Automatisierung eignen. ### Typische Stolpersteine (und wie du sie vermeidest) - **Datumsfelder**: Excel interpretiert „01.02.2026" je nach Region anders. Prüfe nach dem Import stichprobenweise. - **Spaltennamen**: „Status (neu)" wird intern zu kryptischen Namen. Halte Spalten kurz und klar. - **Mehrfachauswahl**: Wenn du mehrere Werte brauchst (z.B. Tags), plane das als Mehrfachauswahl-Spalte – nicht als „Text mit Kommas". - **Anhänge**: Excel-Links sind keine Attachments. Wenn du Dokumente brauchst, verlinke auf SharePoint/OneDrive. ## Schritt 3: Power App bauen (damit es wirklich genutzt wird) Jetzt kommt der Moment, wo Teams plötzlich sagt: „Ah, so macht das Sinn." Mit Power Apps baust du eine einfache App, die genau die Felder zeigt, die wirklich gebraucht werden – ohne dass jemand Angst haben muss, eine Formel zu zerstören. Minimal-Version (MVP): - Übersicht als Galerie (Filter nach Status, Suche nach Titel/Kunde) - Detail-Ansicht - Neuer Eintrag / Bearbeiten via Formular Wenn du willst, kannst du die App direkt als Tab in Teams einbinden – das ist oft der wichtiger Schritt für die Nutzung im Team. ## Schritt 4: Power Automate (kleine Automatisierungen, grosser Effekt) Automatisierung muss nicht komplex sein. Drei schnelle Wins, die in KMU fast immer funktionieren: - **Benachrichtigung**, wenn ein neuer Eintrag erstellt wird (Teams oder E-Mail) - **Reminder**, wenn ein Status nach X Tagen noch „Offen" ist - **Freigabe**, wenn ein Betrag/Limit überschritten wird Unser Tipp: Starte mit einem Flow, der messbar Zeit spart. Dann hast du sofort Rückenwind für den nächsten Schritt. ## Was ist mit Excel – brauche ich es nie mehr? Doch, sicher. Excel bleibt genial – aber mehr als **Analyse-Tool** und weniger als „Datenbank". In der Praxis sieht das oft so aus: - Die Daten leben in der SharePoint Liste (Single Source of Truth) - Excel greift darauf zu (für Pivot, Auswertungen, Ad-hoc Analysen) - Power Apps ist die Eingabe-Maske (für sauberes Erfassen) - Power Automate übernimmt repetitive Aufgaben ## Weiterführende Beispiele Falls du dich für angrenzende Themen interessierst, hier ein paar passende Artikel: - [SharePoint + Copilot: So wird dein Wissensmanagement endlich nutzbar](/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement) - [So geht eine effiziente Terminplanung mit Microsoft365](/blog/so-geht-eine-effiziente-terminplanung-mit-microsoft365) - [Langweilige repetitive Arbeiten? Automatisiere sie doch!](/blog/langweilige-repetitive-arbeiten-automatisiere-sie-doch) - [Kontaktpflege und zentrale Verwaltung von Kontaktdaten in Microsoft 365](/blog/kontaktpflege-und-zentrale-verwaltung-von-kontaktdaten-in-microsoft-365-ein-automatisierter-einblick) - [Prozesse automatisiert aufnehmen – mit Copilot, Whisper und Mermaid](/blog/prozesse-automatisiert-aufnehmen-mit-copilot-openai-whisper-und-mermaid) ## Unser Fazit: Nicht „Big Bang", sondern ein sauberer erster Schritt Wenn du heute eine Excel-Liste hast, die euch nervt, dann ist der beste nächste Schritt selten „ein riesiges ERP-Projekt". Oft reicht: 1. Eine Liste zentralisieren (Microsoft Lists / SharePoint) 2. Eine kleine Power App bauen 3. 1-2 einfache Flows automatisieren So bekommst du schnell einen Nutzen, ohne dein Team zu überfordern – und du hast eine Basis, die du später sauber ausbauen kannst. * * * **Du willst das bei dir im Unternehmen angehen?** Wir helfen dir gerne beim ersten Schritt – von der Datenstruktur bis zur App im Teams-Tab. [Unverbindlich Kontakt aufnehmen →](https://cloud-solution.ch/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/vom-excel-zur-power-platform-dein-erster-schritt) # Copilot-Lizenzen: Was braucht dein KMU wirklich? > Welche Copilot-Funktionen braucht euer Team, was ist bereits lizenziert und welche Kosten kommen dazu? So lässt sich die Auswahl nachvollziehbar treffen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-business-vs-enterprise Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-01-22 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Die Frage nach der richtigen Copilot-Lizenz beginnt bei der Arbeit, die du damit erledigen möchtest. Eine Zusammenfassung im Chat, der Zugriff auf Unternehmenswissen und ein eigener Agent sind unterschiedliche Anforderungen. Ein pauschaler Vergleich nach Unternehmensgrösse greift deshalb zu kurz. ## Zuerst die vorhandenen Lizenzen prüfen Microsoft unterscheidet unter anderem Copilot Chat und zusätzliche Copilot-Lizenzen. Die enthaltenen Funktionen hängen von der vorhandenen Lizenz und dem vorgesehenen Einsatz ab. Für Copilot Business nennt Microsoft unter anderem Business Basic, Standard und Premium als Voraussetzungen. Die vollständige Zuordnung steht in den [offiziellen Lizenzoptionen](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-licensing). Für die Planung bedeutet das: Erfasst die bestehenden Pläne pro Nutzergruppe, bevor ihr etwas ergänzt. Notiert auch, welche Anwendungen tatsächlich verwendet werden. ## Die benötigten Funktionen konkret beschreiben Drei Fragen helfen beim Gespräch über die Lizenzierung: - Soll Copilot vor allem Texte und hochgeladene Dateien bearbeiten oder Informationen aus der Arbeitsumgebung finden? - In welchen Anwendungen soll das Team arbeiten? - Sind eigene Agenten oder zusätzliche Verbindungen zu Fachanwendungen vorgesehen? Aus diesen Antworten entsteht eine prüfbare Anforderungsliste. Begriffe wie «Business» oder «Enterprise» ersetzen diese Liste nicht. Sicherheits- und Aufbewahrungsanforderungen müssen ebenfalls für die gesamte Umgebung betrachtet werden. ## Einen Pilot vollständig kalkulieren Zur Kalkulation gehören neben Lizenzen auch die Einrichtung, die Vorbereitung geeigneter Daten, Schulung und die Auswertung. Bei eigenen Anwendungen können zusätzliche Leistungen oder verbrauchsabhängige Kosten hinzukommen. Welche davon nötig sind, prüfen wir für den konkreten Einsatz. Wir würden mit einer ausgewählten Gruppe und wenigen wiederkehrenden Aufgaben beginnen. Legt vorher fest, was ihr vergleichen wollt: Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Qualität des Ergebnisses. Eine schnell erzeugte Antwort ist noch keine Zeitersparnis, wenn sie anschliessend aufwendig korrigiert werden muss. ## Die Entscheidung nachvollziehbar machen Am Ende sollte klar sein, welche Nutzergruppe welche Funktionen erhält, welche Kosten laufend entstehen und wann ihr die Nutzung wieder beurteilt. So lässt sich ein Pilot gezielt ausbauen oder anpassen. Aktuelle Preise und Vertragsbedingungen prüfst du im konkreten Angebot und bei [Microsoft](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/business). Frühere Aktionspreise sind keine Grundlage für eine neue Bestellung. Du möchtest eure vorhandenen Lizenzen und die nächsten Schritte einordnen? [Lass uns eure Einführung besprechen.](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-business-vs-enterprise) # SharePoint + Copilot: So wird dein Wissensmanagement endlich nutzbar > Dokumente allein machen Wissen noch nicht zugänglich. Wie du Inhalte, Berechtigungen und typische Fragen für Copilot vorbereitest. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-01-22 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases „Wir haben alles dokumentiert. Aber niemand findet etwas." Diesen Satz hören wir fast wöchentlich. SharePoint ist voller Dokumente, Prozesse sind beschrieben, Anleitungen existieren – und trotzdem rufen Mitarbeitende bei Fragen lieber kurz jemanden an, statt selbst zu suchen. Eine mögliche Ursache: Die vorhandenen Inhalte sind für die Fragen aus dem Alltag nicht gut erschlossen. Was, wenn du eine Frage hast, aber den Dokumentennamen nicht kennst? **Hier kommt Copilot ins Spiel.** ## Was Copilot anders macht Microsoft Copilot (in Microsoft 365) kann auf deine SharePoint-Dokumente zugreifen und sie *verstehen*. Statt nach Dateinamen zu suchen, stellst du einfach eine Frage: - *„Wie läuft unser Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter?"* - *„Was sind die aktuellen Reisekostenrichtlinien?"* - *„Wer ist zuständig für Beschwerden?"* Copilot durchsucht deine Dokumente, fasst die relevanten Stellen zusammen und gibt dir eine Antwort – mit Quellenangabe. Das ist kein Science Fiction, das funktioniert heute. ## Die Voraussetzungen Damit das klappt, brauchst du: ### 1\. Passende Lizenzen und Zugänge Prüft die benötigten Funktionen und die vorhandenen Lizenzen vor der Einführung. Eine pauschale Einteilung nach Unternehmensgrösse reicht dafür nicht. Unser [Leitfaden zur Copilot-Lizenzwahl](/blog/copilot-business-vs-enterprise) hilft bei der Vorbereitung. ### 2\. Saubere SharePoint-Struktur Aktuelle, verständliche Inhalte erleichtern die Nutzung. Widersprüchliche oder veraltete Dokumente können auch zu unpassenden Antworten führen. **Unsere Empfehlung:** - **Eine zentrale Dokumentenbibliothek** für unternehmensweites Wissen - **Klare Ordnerstruktur** nach Themen (HR, IT, Finance, Produkte, etc.) - **Aussagekräftige Dateinamen** – „Dok1\_final\_v3.docx" hilft niemandem - **Metadaten nutzen** – Tags und Kategorien helfen Copilot bei der Zuordnung ### 3\. Richtige Berechtigungen Copilot respektiert SharePoint-Berechtigungen. Ein Mitarbeiter sieht nur Antworten basierend auf Dokumenten, auf die er Zugriff hat. Das ist gut für die Sicherheit, aber bedeutet auch: Wenn das Wissen in einem Ordner liegt, auf den niemand Zugriff hat, findet es niemand. **Unser Tipp:** Erstelle eine „Knowledge Base"-Bibliothek mit Lesezugriff für alle Mitarbeitenden. Hier landen alle freigegebenen Prozesse, Richtlinien und Anleitungen. ## Praktisches Beispiel: HR Knowledge Base Stell dir vor, du bist neu im Unternehmen. Tag 1. Du hast Fragen: - Wie beantrage ich Ferien? - Was ist der Dresscode? - Wie funktioniert die Zeiterfassung? **Ohne Copilot:** Du fragst einen Kollegen. Der verweist dich auf SharePoint. Du suchst „Ferien" und findest 47 Dokumente. Frustriert fragst du nochmal den Kollegen. **Mit Copilot:** Du öffnest Copilot und tippst: „Wie beantrage ich Ferien?" „Gemäss der Ferienrichtlinie (Stand: März 2025) beantragst du Ferien über das HR-Portal unter hr.firma.ch/ferien. Anträge sollten mindestens 2 Wochen im Voraus eingereicht werden. Bei Fragen wende dich an hr@firma.ch." Quelle: Ferienrichtlinie\_2025.pdf, Seite 3 Das ist der Unterschied: Ein direkter Einstieg in die passende Richtlinie. Die Antwort und ihre Quelle müssen trotzdem geprüft werden. ## So baust du deine Copilot-Wissensdatenbank auf ### Schritt 1: Inventur machen Welche Dokumente existieren? Welche werden tatsächlich gebraucht? Oft lohnt es sich, mit einem kleinen Team durch SharePoint zu gehen und aufzuräumen, bevor Copilot aktiviert wird. ### Schritt 2: Struktur definieren Wir empfehlen eine einfache Struktur: ``` Knowledge Base (SharePoint-Bibliothek) ├── HR │ ├── Onboarding-Leitfaden.docx │ ├── Ferienrichtlinie.pdf │ └── Spesenreglement.pdf ├── IT │ ├── VPN-Anleitung.docx │ ├── Passwort-Richtlinie.pdf │ └── Software-Bestellung.docx ├── Prozesse │ ├── Kundenreklamation.docx │ └── Bestellprozess.docx └── Produkte ├── Produktkatalog.pdf └── FAQ-Kunden.docx ``` ### Schritt 3: Dokumente optimieren Copilot versteht Kontext besser, wenn deine Dokumente gut strukturiert sind: - **Überschriften verwenden** (H1, H2, H3) - **Am Anfang eine Zusammenfassung** – so erkennen Lesende schneller, worum es geht - **Klare Sprache** – keine Abkürzungen ohne Erklärung - **Aktuell halten** – veraltete Infos führen zu falschen Antworten ### Schritt 4: Berechtigungen prüfen Geh die Berechtigungen durch. Die Knowledge-Base-Bibliothek sollte für alle Mitarbeitenden lesbar sein. Sensible Dokumente (Löhne, Verträge) gehören in separate, geschützte Bereiche. ### Schritt 5: Testen und verfeinern Aktiviere Copilot für eine Pilotgruppe. Sammle Feedback: Welche Fragen stellen sie? Findet Copilot die richtigen Antworten? Wo gibt es Lücken? ## Die häufigsten Fehler **Zu viele Duplikate:** Wenn dasselbe Dokument in 5 Versionen existiert, weiss Copilot nicht, welches aktuell ist. **Schlechte Dateinamen:** „Notizen\_Meeting\_23.docx" sagt nichts aus. Besser: „2025-01-15\_Projektmeeting\_Kunde-XY\_Protokoll.docx" **Keine Pflege:** Eine Knowledge Base muss gelebt werden. Einmal aufsetzen und vergessen funktioniert nicht. **Zu hohe Erwartungen:** Copilot ist gut, aber nicht perfekt. Manchmal liegt er daneben. Quellenangaben immer prüfen. ## Fazit: Wissen, das arbeitet SharePoint + Copilot ist keine Revolution, aber eine echte Verbesserung. Statt Dokumente zu suchen, stellst du Fragen und bekommst Antworten. Das spart Zeit, reduziert Frustration und macht dokumentiertes Wissen endlich nutzbar. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Saubere Struktur, gute Dokumente, klare Berechtigungen. Wenn das steht, kann Copilot zeigen, was er kann. * * * **Du willst Copilot für dein Team einführen?** Wir helfen dir bei der Planung und Umsetzung – von der SharePoint-Struktur bis zur Schulung. [Kontakt aufnehmen →](https://cloud-solution.ch/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/sharepoint-copilot-wissensmanagement) # Microsoft 365 2026: Welche Änderungen betreffen euer Team? > Neue Funktionen sind nur dann hilfreich, wenn sie zu euren Aufgaben passen. Ein praktischer Weg, Updates für Outlook, Teams und die Zusammenarbeit einzuordnen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-2026-outlook-teams-planner-updates Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-01-11 Last updated: 2026-09-09 Topics: business Bei Microsoft 365 kommen laufend neue Funktionen dazu. Für ein KMU ist die entscheidende Frage: Was verändert sich an unserer Arbeit, und müssen wir dafür etwas tun? Ein langer Überblick über Produktneuheiten hilft dabei nur begrenzt. Sinnvoller ist eine kurze Liste mit den Änderungen, die eure verwendeten Anwendungen und Abläufe betreffen. ## Von der Ankündigung zum eigenen Einsatz Eine angekündigte Funktion kann sich noch in einer Vorschau befinden oder schrittweise ausgerollt werden. Prüft vor einer Einführung die Voraussetzungen für eure Lizenzen, Geräte und Einstellungen. Die [Microsoft 365 Roadmap](https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap) ist ein Ausgangspunkt; die konkrete Planung braucht zusätzlich die Informationen für eure Umgebung. ## Outlook: den Arbeitsablauf testen Beim Wechsel einer Anwendung reicht es nicht, ein paar neue Funktionen anzuschauen. Testet mit den Personen, die sie täglich nutzen: gemeinsame Postfächer, Stellvertretung, Kalender, benötigte Erweiterungen und Arbeit ohne Verbindung. Haltet fest, was funktioniert und was vor einem breiteren Wechsel geklärt werden muss. ## Teams: gemeinsame Regeln verständlich halten Besprecht Änderungen dort, wo sie den Alltag berühren. Wie findet das Team Informationen? Wo werden Aufgaben festgehalten? Welche Regeln gelten für externe Zusammenarbeit? Eine kurze Erklärung an einem vertrauten Beispiel ist oft hilfreicher als eine Liste aller neuen Schaltflächen. ## Projektarbeit: Anforderungen vor Funktionen Bevor ihr ein neues Werkzeug oder zusätzliche Funktionen für Planung einführt, schreibt eure Anforderungen auf. Braucht ihr eine gemeinsame Aufgabenliste, Abhängigkeiten, einen Zeitplan oder Auswertungen? Prüft danach, welche Funktion diese Anforderung erfüllt und welche Lizenz dafür nötig ist. ## Einen kleinen Kreis zuerst einbeziehen Lasst Mitarbeitende mit unterschiedlichen Aufgaben eine Änderung ausprobieren. Sammelt Rückfragen und entscheidet danach über Schulung und Einführung. Ein bewusst verschobener Wechsel kann sinnvoller sein als ein Rollout mitten in einer arbeitsintensiven Phase. Wenn du wissen möchtest, welche Änderungen für eure Umgebung relevant sind, [schauen wir sie gemeinsam an.](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-2026-outlook-teams-planner-updates) # Copilot 2026: Worauf wir bei der Einführung achten > Welche Aufgabe soll Copilot erleichtern, welche Daten darf er nutzen und wie beurteilt ihr das Ergebnis? Darauf kommt es beim Einstieg an. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns Author: Ivan Rizzuto Published: 2026-01-11 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Neue KI-Funktionen probiere ich gerne aus. Besonders interessant wird es dort, wo aus einer Demo eine brauchbare Anwendung für eine wiederkehrende Aufgabe wird. Genau diesen Schritt muss ein Unternehmen bei der Einführung bewusst gestalten. ## Mit einer Aufgabe beginnen «Wir wollen KI nutzen» ist noch kein Auftrag. «Wir möchten nach unseren Projektmeetings schneller einen geprüften Aufgabenstand haben» ist einer. Daran lassen sich Eingaben, Ergebnis und Verantwortlichkeit festmachen. Wählt für den Einstieg Aufgaben, die regelmässig vorkommen und deren Ergebnis jemand beurteilen kann. Haltet fest, wie ihr heute arbeitet und wo der Aufwand entsteht. ## Quellen und Zugriffe klären Welche Informationen werden benötigt, und wer darf sie sehen? Gehört ein Dokument überhaupt noch zum aktuellen Stand? Solche Fragen müssen vor dem Einsatz geklärt werden. Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen beschreibt Microsoft in seiner [Einführungsübersicht](https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/copilot/microsoft-365-copilot-minimum-requirements). ## Antworten prüfen lernen Auch eine gut formulierte Antwort kann falsch sein. Microsoft weist ausdrücklich auf mögliche unzutreffende oder veraltete Ergebnisse hin. [Copilot Chat FAQ](https://support.microsoft.com/en-us/microsoft-365-copilot/frequently-asked-questions-about-microsoft-365-copilot-chat) Zur Schulung gehört deshalb mehr als das Schreiben eines Prompts. Das Team muss wissen, welche Quellen es prüfen soll, wann Nachfragen nötig sind und welche Entscheidung bei einer fachlich zuständigen Person bleibt. ## Den Nutzen gemeinsam beurteilen Fragt nach dem Pilot nicht nur, ob die Funktion gefallen hat. Welche Aufgabe geht leichter? Wo entsteht neue Nacharbeit? Welche Ergebnisse waren brauchbar, welche nicht? Diese Rückmeldungen entscheiden darüber, was ihr weiterführt. AI Champions können dabei interne Ansprechpersonen sein: Sie sammeln Beispiele, helfen beim Üben und bringen Fragen zurück ins Projekt. So bleibt die Einführung mit dem Arbeitsalltag verbunden. Du möchtest aus ersten Versuchen einen begleiteten Einstieg machen? [Wir schauen uns eure Aufgaben mit euch an.](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/microsoft-365-copilot-2026-darauf-freuen-wir-uns) # Unser AI Adventskalender 2025 ist hier > Jeden Tag eine neue Idee, wie Künstliche Intelligenz deinen Alltag bereichern kann – praktisch, kreativ und manchmal einfach unterhaltsam. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/unser-ai-adventskalender-2025-ist-hier Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-12-05 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases *Archiv: Dieser Beitrag kündigt den Adventskalender vom Dezember 2025 an.* Wir haben es wieder getan! Nach dem Erfolg der letzten Jahre ist er zurück: der **AI Adventskalender 2025**. Ab dem 1. Dezember öffnet sich jeden Tag ein neues Türchen mit einer kleinen, feinen Idee rund um Künstliche Intelligenz. ## Was erwartet euch? 24 KI Use Cases und Ideen, die euer Leben: - **effizienter** machen - **lustiger** gestalten - **smarter** werden lassen - **kreativer** beflügeln Mal ist es ein praktischer Tipp für den Arbeitsalltag, mal eine kreative Anwendung, die ihr so noch nicht kanntet – und manchmal einfach etwas zum Schmunzeln. Jedes Türchen bringt euch einen Aha-Moment, einen Denkanstoss oder ein Mini-Learning, das ihr direkt mitnehmen könnt. ## Ein Gemeinschaftsprojekt mit starken Partnern Dieses Jahr ist der Adventskalender in Zusammenarbeit mit grossartigen Partnern entstanden: - **TKF AG** - **CSP AG** – Competence Solutions Projects - **variabel Medienvielfalt GmbH** - **Kuble AG** Gemeinsam wollen wir zeigen: KI muss nicht kompliziert sein. Sie kann ganz einfach im Alltag Platz finden – und dabei richtig Spass machen. ## Jetzt Kalender merken! Am besten setzt ihr euch gleich ein Lesezeichen, damit ihr jeden Tag daran denkt, reinzuschauen. Es lohnt sich! [**Zum AI Adventskalender 2025**](https://www.aikalender.ch/) Wir wünschen euch eine inspirierende Adventszeit voller KI-Entdeckungen! Eine gute Adventszeit! --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/unser-ai-adventskalender-2025-ist-hier) # Researcher und Analyst: Recherche und Datenanalyse mit Copilot > Zwei Beispiele dafür, wie Agenten Recherche und Datenanalyse unterstützen können — und welche Ergebnisse du selbst prüfen solltest. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-agenten-expertenwissen-auf-knopfdruck-dank-researcher-analyst Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-11-10 Last updated: 2026-09-09 Topics: loesungsvorstellung ## Researcher – Dein persönlicher Recherche-Profi Researcher ist mehr als eine einfache Suche: Er ist ein intelligenter, digitaler Kollege, der umfangreiche Rechercheaufgaben für euch erledigt. Ob Markteintrittsstrategien, Quartalsberichte oder die Identifikation neuer Produktpotenziale – Researcher kann eine Recherche strukturieren und Informationen zusammenführen. Und das Beste daran? Er greift nicht nur auf eure internen Dokumente und Daten (E-Mails, Meetings, Chats) zu, sondern zieht sogar externe Quellen aus dem Web hinzu. Prüfe dabei die verwendeten Quellen, ihren Stand und ob wichtige Perspektiven fehlen. Ein Praxisbeispiel gefällig? Ihr plant, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen, wisst aber noch nicht genau, wo Chancen und Risiken liegen. Fragt einfach den Researcher: „Wie können wir mit unserem Produkt die Outdoor-Branche erobern?“ – Das Ergebnis kann als erster Entwurf für die weitere Arbeit dienen. Ob die Marktannahmen tragen und welche Informationen fehlen, muss das verantwortliche Team beurteilen. Und falls ihr externe Tools wie Salesforce oder Confluence nutzt, müsst ihr die Anbindung gesondert prüfen. Ob und wie diese Quellen eingebunden werden können, hängt von den vorhandenen Verbindungen, Berechtigungen und Lizenzen ab. Mehr über Researcher erfahrt ihr hier im Video: [Researcher: A reasoning agent in Microsoft 365 Copilot](https://www.youtube.com/embed/lfruwkpqvk4) ## Analyst – Der KI-Datenwissenschaftler für Jedermann Analyst unterstützt die Auswertung mit KI und kann Berechnungen in Python ausführen. Er nutzt Schritt-für-Schritt-Analysen und zeigt euch sogar den Python-Code, den er dabei verwendet. Angenommen, ihr wollt Kundenverhalten aus verstreuten Excel-Tabellen verstehen, Prognosen zu neuen Produkten erstellen oder Umsatzzahlen visualisieren: Analyst kann dafür einen ersten Auswertungsweg vorbereiten. Prüft Datenqualität, Rechenschritte und Interpretation mit der fachlich zuständigen Person. Mehr über Analyst erfahrt ihr hier im Video: [Analyst: A reasoning agent in Microsoft 365 Copilot](https://www.youtube.com/embed/9O3CoP8rEkY) ## Copilot Studio – Intelligente Agenten für individuelle Bedürfnisse Mit Copilot Studio könnt ihr jetzt sogar eure eigenen KI-Agenten erstellen. Ob es darum geht, komplexe Geschäftsprozesse automatisch abzubilden oder Agenten eigenständig arbeiten zu lassen – die neuen Funktionen für Deep Reasoning und automatisierte Flows machen es möglich. Welche Schritte ein Agent ausführen darf und wann er eine Entscheidung einholen muss, sollte für jeden Ablauf festgelegt und getestet werden. ## Datenquellen und Zugriffe klären Natürlich spielt Datenschutz weiterhin eine zentrale Rolle. Die Verwaltung von Copilot umfasst auch Zugriffe, Einstellungen und Nutzung. Kläre vor dem Einsatz, welche Datenquellen und Verbindungen genutzt werden und welche Vorgaben dafür gelten. Eine Anbindung ist keine pauschale Zusicherung über jeden Verarbeitungsschritt. ## Fazit – Mit Researcher & Analyst zum Wettbewerbsvorteil Researcher und Analyst können bei passenden Aufgaben unterstützen. Wählt eine Aufgabe, deren Ergebnis ihr beurteilen könnt, und vergleicht den Aufwand einschliesslich Prüfung und Nacharbeit. Ich hoffe, diese Infos haben euch neugierig gemacht und den ein oder anderen inspirierenden Impuls gegeben. Viel Erfolg bei der Einführung und bis bald! --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-agenten-expertenwissen-auf-knopfdruck-dank-researcher-analyst) # Copilot Studio: Unternehmenswissen im Chat zugänglich machen > Aus hinterlegten Anleitungen einen Einstieg für Fragen im Arbeitsalltag schaffen — mit gepflegten Quellen und klaren Zuständigkeiten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-wissensmanagement-mit-microsoft365 Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-11-10 Last updated: 2026-09-09 Topics: loesungsvorstellung Eine Frage stellen und die passende Anleitung finden ## Warum überhaupt KI im Wissensmanagement? Stellt euch vor, ihr müsstet eine wichtige Information in einem riesigen Dokument suchen. Das kann ziemlich mühsam und zeitraubend sein, oder? Noch schwieriger wird es bei einer grossen, wenig strukturierten Ablage. Genau hier kommt die KI ins Spiel. Mit einer KI könnt ihr in natürlicher Sprache – also so, wie ihr mit einem Kollegen sprechen würdet – nach Informationen suchen. Das kann den Einstieg in eine umfangreiche Dokumentation erleichtern. ## Ein praktisches Beispiel aus dem Unternehmensalltag Angenommen, ihr habt eine Firma, die Maschinen herstellt. Es gibt viele Anleitungen dazu, wie diese Maschinen funktionieren und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt – etwa wenn ein Licht rot, blau oder gelb leuchtet. Bisher musstet ihr möglicherweise lange in Anleitungen suchen, um die passende Lösung zu finden. Stellt euch vor, ihr könntet einfach ins Büro rufen: „Hey KI, warum piepst der Kühlschrank?“ und ein Agent schlägt eine passende Anleitung vor. Ob diese Anleitung zum konkreten Gerät und Problem passt, müsst ihr prüfen. ## Wie funktioniert das Ganze? Mit **Copilot Studio** könnt ihr einen Bot erstellen, der genau dieses Problem löst. Ihr hinterlegt geeignete Wissensquellen, etwa Anleitungen auf SharePoint. Unterstützte Dateiformate, Zugriffe und weitere Verbindungen müssen zum gewählten Aufbau passen. Der Agent nutzt die verfügbaren Inhalte für seine Antwort. Wenn ihr dann eine Frage stellt, sucht die KI in diesen Dokumenten nach der passenden Antwort. Das Schöne dabei: Die KI zeigt auch an, aus welchem Dokument und welcher Stelle die Antwort stammt. So könnt ihr die Antwort anhand der Quelle überprüfen. Eine Quellenangabe allein garantiert noch keine korrekte Antwort. Welche Quellen verfügbar sind, hängt von der Einrichtung ab: ![\_\_wf\_reserved\_inherit](https://cdn.prod.website-files.com/64f1dcb9a9500669ffbc0788/6911e4cc1f109dadc12528c8_6666f7b90cc67aee145f7e7c_add-available-knowledge-sources-dialog.png) ## Praktische Anwendungen im Unternehmen ### Internes Wissensmanagement Eure Mitarbeiter finden schneller heraus, wie bestimmte Aufgaben erledigt wurden und können effizienter arbeiten. Entscheidend sind die hinterlegten Quellen und die dafür geltenden Zugriffsrechte. ### Kundenservice Ein Bot kann Kunden erste Hilfe bieten, wenn etwa eine Maschine Probleme macht. Für unklare oder sicherheitsrelevante Fragen braucht es eine Übergabe an den Support. ### Mehrsprachigkeit Eure Dokumente sind auf Deutsch, aber ein Kunde stellt eine Frage auf Italienisch? Ein Agent kann eine Antwort in einer anderen Sprache vorbereiten. Testet dabei besonders Fachbegriffe und wichtige Handlungsanweisungen. ## Und hier das ganze noch als Video [Video](https://www.youtube.com/embed/01zG4kAdyrc) ## Datenzugriffe vor der Einführung klären Ein grosses Anliegen, gerade in der Schweiz, ist der Datenschutz. Prüft, welche Quellen der Agent verwenden darf, welche Dienste beteiligt sind und wer die Inhalte pflegt. Diese Fragen gehören ebenso zur Einführung wie die Qualität der Antworten. ## Fazit Ein Agent kann den Zugang zu hinterlegtem Wissen erleichtern. Mitarbeitende oder Kunden finden bei passenden Standardfragen möglicherweise selbst eine Anleitung. Mit Copilot Studio lässt sich ein Agent erstellen, der auf freigegebene Wissensquellen zugreift. Testet das mit einem begrenzten Themenbereich und Fragen aus eurem Alltag. Ich hoffe, dieser kleine Einblick hat euch inspiriert und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken angestossen. Viel Erfolg bei der Implementierung und bis bald! --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/copilot-studio-wissensmanagement-mit-microsoft365) # Informationen aus Fotos mit KI nutzbar machen > Ein Foto enthält mehr als ein Motiv: Ein praktisches Beispiel für die Erkennung von Beschriftungen und die Vorbereitung strukturierter Daten. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/hole-aus-deinen-fotos-in-sharepoint-mehr-heraus-mit-ki-von-copilot Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-11-10 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Wie können wir mithilfe von KI, speziell GPT-4, mehr aus Fotos und Informationen in diesen Fotos machen? **Warum Fotos für Unternehmen wichtig sind** Bilder sagen mehr als tausend Worte. Ob es nun um Produkte, Lagerbestände oder Alltagsgegenstände geht – Fotos enthalten eine Fülle an Informationen, die oft ungenutzt bleiben. Hier kommt GPT-4 ins Spiel. **GPT-4 kann mehr als nur Texte verstehen** Das Schöne an den modernen GPT-Modellen ist, dass sie nicht nur Texteingaben verstehen, sondern auch Bilder und Videos als Eingabe. Das bedeutet, sie können effektiv Informationen aus einem Bild herausziehen und diese nutzbar machen. **Ein Beispiel aus meinem Alltag** Ich habe etwas ganz Banales ausprobiert: Ein Foto vom Inhalt meines Kühlschranks gemacht und GPT-4 gefragt, welches Rezept ich mit den vorhandenen Zutaten kochen könnte. Klingt simpel, oder? Aber die Möglichkeiten sind enorm! **Ein Szenario aus der Geschäftswelt: Autoreifen in der Garage** Stellt euch vor, ihr führt eine Autowerkstatt. Bei der Rückgabe von Autos oder bei Gebrauchtwagen gibt es oft Reifen, die inventarisiert werden müssen. Bisher war das ein mühsamer Prozess: Jeder Reifen musste angeschaut, bewertet und die Daten manuell erfasst werden. Das dauert und ist fehleranfällig. Jetzt stellt euch vor, ihr könnt einfach ein Foto vom Reifen machen, dieses in einen speziellen Ordner legen und der Rest passiert automatisch. Das Foto wird an GPT-4 geschickt, das dann analysiert: Welche Marke ist der Reifen? In welchem Zustand ist er? Ist es ein Sommer- oder Winterreifen? Und welche Grösse hat er? **So funktioniert’s** Ihr ladet das Foto hoch, und GPT-4 analysiert es. Zum Beispiel: “Das ist ein Continental-Reifen, er ist noch in gutem Zustand, es handelt sich um einen Winterreifen in der Grösse 225/50 R17.” Das ist ein beispielhaftes Ergebnis, das geprüft werden muss. Lesbare Beschriftungen zu erfassen ist etwas anderes, als den Zustand eines Reifens zu beurteilen. Aus einem Foto lässt sich keine verlässliche Sicherheitsbeurteilung ableiten. **Anwendungsbeispiele ausserhalb der Autowerkstatt** Das Ganze funktioniert natürlich nicht nur in der Garage. Überall dort, wo ihr Artikel inventarisieren müsst oder Produkteigenschaften festhalten wollt, kann GPT-4 euch unterstützen. Oder denkt an eure Foto-Datenbank: Fotos hochladen und automatisch beschreiben lassen, damit sie volltextdurchsuchbar sind. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig! **Anwendungsbeispiele ausserhalb der Autowerkstatt** [Hole aus deinen Fotos in SharePoint mehr heraus - mit KI von Copilot](https://www.youtube.com/embed/RgVJ0v_u6DY) **Fazit** Fotos enthalten wertvolle Informationen, die oft ungenutzt bleiben. Mit GPT-4 könnt ihr diese Informationen effizient und effektiv herausziehen und nutzen. Ob sich der Aufwand verringert, hängt von der Erkennung und der nötigen Nachprüfung ab. Beginnt mit einem klar begrenzten Merkmal, etwa einer lesbaren Artikelnummer. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/hole-aus-deinen-fotos-in-sharepoint-mehr-heraus-mit-ki-von-copilot) # Formulardaten mit KI erfassen und weiterverarbeiten > Ein Beispiel mit Power Automate und KI: Daten aus Formularen vorbereiten, prüfen und in den nächsten Prozessschritt übernehmen. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/wie-du-handgeschriebene-formulare-dank-m365-ki-digital-nutzen-kannst Author: Ivan Rizzuto Published: 2025-11-10 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Formulardaten abtippen kostet Zeit. Mit Power Automate und KI können wir einen Teil dieser Erfassung vorbereiten. Die wichtige Frage ist dabei: Welche Angaben kann die Lösung zuverlässig erkennen, und wo braucht es eine Prüfung? ## Vom Formular zum Datensatz Im gezeigten Beispiel verwenden wir ein digital ausgefülltes Formular. Das ist ein guter Ausgangspunkt, um den Ablauf zu zeigen: Datei ablegen, relevante Angaben auslesen und für die Weiterverarbeitung bereitstellen. Es belegt noch nicht, wie zuverlässig der gleiche Ablauf Handschrift erkennt. Bei handschriftlichen Vorlagen würde ich zuerst mit echten Beispielen testen: unterschiedliche Schriften, schlecht lesbare Zahlen und unvollständige Felder. Daraus ergibt sich, welche Angaben automatisch übernommen werden können und welche jemand kontrollieren muss. ## Was der Ablauf leisten soll Ein möglicher Ablauf beginnt mit einem definierten Eingangsordner. Die Verarbeitung liest vereinbarte Felder wie Kundenname oder Artikel aus und erstellt einen Entwurf für den nächsten Schritt. Eine zuständige Person prüft die Angaben, bevor daraus beispielsweise eine Bestellung wird. Fehlende oder widersprüchliche Werte sollten sichtbar werden. Auch doppelt eingereichte Formulare und fehlgeschlagene Verarbeitungen brauchen einen geregelten Umgang. Sonst verschiebt sich die Arbeit nur vom Abtippen zur Fehlersuche. ## Das Beispiel im Video Das Video zeigt den damaligen Aufbau. Oberfläche und verfügbare Funktionen können sich inzwischen verändert haben. [Digitalisierung von handschriftlichen Formularen mit Zapier und OpenAI in M365](https://www.youtube.com/embed/1qwqAF-T6WA) ## Was vor dem Einsatz geklärt werden muss Neben den Formularvorlagen sind Zugriffe, Datenverarbeitung und Betrieb wichtig. Je nach verwendeten Verbindungen und KI-Diensten können zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten anfallen. Die [Microsoft-Hinweise zur AI-Builder-Lizenzierung](https://learn.microsoft.com/en-us/ai-builder/administer-licensing) helfen bei der Einordnung eines Aufbaus mit AI Builder. Starte mit einem Formulartyp und vergleiche den gesamten Aufwand einschliesslich Kontrolle und Korrekturen. Dann lässt sich entscheiden, ob sich die Automatisierung für euch lohnt. [Formularprozess mit uns besprechen](/kontakt) --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/wie-du-handgeschriebene-formulare-dank-m365-ki-digital-nutzen-kannst) # Kontaktdaten zentral halten: ein Blick auf meinen Arbeitsalltag > Telefonnummern im Handy, Adressen im Postfach und Kontakte auf LinkedIn: Was bei einer gemeinsamen Kontaktverwaltung zuerst geklärt werden sollte. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/kontaktpflege-und-zentrale-verwaltung-von-kontaktdaten-in-microsoft-365-ein-automatisierter-einblick Author: Ivan Rizzuto Published: 2024-06-22 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases Kontaktpflege ist ein Thema für sich, oder? Es ist ein echt aufwendiges Thema, besonders für uns Unternehmer. Und glaubt mir, ich spreche aus eigener Erfahrung. Heute möchte ich euch ein paar persönliche Einblicke geben, wie ich mit meinen Kontakten umgehe und warum eine zentrale Verwaltung der Kontaktdaten so wichtig ist. ## Die Herausforderung der Kontaktpflege Wenn ich von Kontaktpflege spreche, meine ich weniger den persönlichen Austausch. Der bleibt hoffentlich immer persönlich. Was ich meine, ist das Pflegen der Kontaktdaten. Bei mir persönlich läuft es so: Ich habe viele E-Mail-Kontakte, treffe Leute bei verschiedenen Events und bin natürlich auch auf Plattformen wie LinkedIn vernetzt. Das Problem ist oft, dass diese Kontakte überall verstreut sind. Mal habe ich eine Telefonnummer im Handy, mal eine E-Mail-Adresse im Postfach und dann wieder einen LinkedIn-Kontakt. Und genau hier kommt das Bedürfnis nach einer zentralen Übersicht ins Spiel. ## Eine zentrale Übersicht – warum? Stellt euch vor, ihr könntet all eure Kontakte an einem Ort haben. Egal, ob auf dem Handy, am Computer oder sonst wo – eine zentrale Datenbank, die euch den Überblick über alle Kontakte gibt. Das würde die Pflege und Suche vereinfachen. ## Lösungen, die (noch) nicht perfekt sind Es gibt diverse Lösungen auf dem Markt, die genau das versprechen. Aber ehrlich gesagt, hat es bei mir nie so richtig geklappt. Oft waren diese Lösungen nicht durchgängig und zuverlässig. Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Wo habe ich die meisten Kontakte? Und wie kann ich diese zentralisieren? ## Mein Weg zur zentralen Kontaktverwaltung Ich habe angefangen, meine Kontaktinformationen von E-Mails, Telefon und sozialen Netzwerken an einem Ort zu sammeln. Dabei habe ich gemerkt, dass es keine perfekte Lösung gibt, aber es gibt Möglichkeiten, die Arbeit zu erleichtern. Ein Ablauf mit Power Automate kann bei der Übernahme und Pflege helfen. Welche Schritte sich automatisieren lassen, hängt von den Datenquellen und ihren Schnittstellen ab. Cloud-Lösungen bieten die Möglichkeit, Kontaktdaten sicher und zentral zu speichern. So habt ihr von überall Zugriff und könnt eure Kontakte effizient verwalten. Dafür müssen auch doppelte Einträge, Änderungen und Zuständigkeiten für die Datenpflege geregelt sein. ## Und hier das ganze noch als Video [Kontakt pflegen und Kontaktdaten zentral verwalten](https://www.youtube.com/embed/4wuipyXn304) ## Fazit: Kontaktpflege leicht gemacht Ich kann euch nur ans Herz legen, euch Gedanken über eine zentrale Kontaktverwaltung zu machen. Es spart Zeit, Nerven und gibt euch den nötigen Überblick. Probiert es einfach mal aus und schaut, wie es für euch funktioniert. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/kontaktpflege-und-zentrale-verwaltung-von-kontaktdaten-in-microsoft-365-ein-automatisierter-einblick) # Prozesse aus einer Aufnahme dokumentieren: Whisper und Mermaid im Beispiel > Einen Ablauf erzählen, transkribieren und als Diagramm besprechen: Ein praktischer Einstieg in die Prozessdokumentation mit anschliessender Prüfung. Canonical URL: https://cloud-solution.ch/blog/prozesse-automatisiert-aufnehmen-mit-copilot-openai-whisper-und-mermaid Author: Ivan Rizzuto Published: 2024-06-22 Last updated: 2026-09-09 Topics: ai-usecases ## Einen beschriebenen Ablauf als Diagramm prüfen Heute möchte ich ein Thema ansprechen, das uns allen wahrscheinlich nicht gerade viel Freude bereitet: Prozesse aufzeichnen. Ja, ich weiss, das ist nicht gerade das Lieblingsthema der meisten. Wer hat schon Lust, sich durch endlose Dokumentationen und Protokolle zu wühlen? Ich bin selbst selten jemandem begegnet, der das gerne macht. Aber trotzdem ist es wichtig – besonders in einem KMU (kleinen und mittleren Unternehmen). ## Warum Prozesse dokumentieren? Klar, niemand macht es gerne, aber stellt euch vor, ein wichtiger Mitarbeiter verlässt die Firma. Plötzlich fehlen die ganzen kleinen und grossen Abläufe, die er oder sie im Kopf hatte. Das kann zu Chaos führen und kostet Zeit und Nerven, bis alles wieder reibungslos läuft. Genau deshalb ist es so wichtig, Prozesse sauber zu dokumentieren. So bleibt die Effizienz hoch, und ihr seid auf der sicheren Seite, wenn mal jemand das Team verlässt oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen. ## Einfacher Prozess mit Loom und OpenAI Stellt euch vor, ihr erzählt einfach, wie ihr bei einem bestimmten Prozess vorgeht. Das könnte zum Beispiel ein Verkaufsprozess oder ein interner Ferienantrag sein. Wenn ihr darüber erzählt, könnt ihr die Technologie nutzen, um das Ganze transkribieren zu lassen. Das bedeutet, dass ihr zumindest schon mal einen Text als Grundlage habt. Um das zu verdeutlichen, habe ich einen Prozessbeschreiber für eine fiktive KMU erstellt. Nehmen wir den Verkaufsprozess als Beispiel. Das ist einfach eine ganz normale Audiodatei, die beschreibt, wie der Prozess abläuft. Das muss nicht besonders gut sein, es reicht, wenn es einfach aufgenommen wurde – zum Beispiel mit dem Handy. ## Vom Audio zur visuellen Darstellung Jetzt kommt der spannende Teil: Sobald ich die Datei in einen bestimmten SharePoint-Ordner abgelegt habe, geht eine OpenAI (ChatGPT mit Whisper-API) hin und transkribiert das Audio. Das war mein Befehl: "Gib mir bitte ein Transkript von diesem deutschen Text." Dann sage ich dem System, dass es die Transkription in einen Prozess einbringen soll – und zwar in Markdown. Markdown ist eine bestimmte Strukturierung, mit der man das Ganze übersichtlich darstellen kann. Um es zeigen zu können, habe ich mir das Ganze per E-Mail schicken lassen. ## Visualisierung mit Mermaid Jetzt habe ich den Prozess und kopiere ihn in ein Tool namens Mermaid. Mermaid visualisiert den Prozess. Im Beispiel ist ein Begriff falsch transkribiert worden. Nach der Korrektur wird das Diagramm angepasst. Genau diese Prüfung gehört dazu: Die Prozessverantwortlichen müssen Bezeichnungen, Reihenfolge und Entscheidungen mit dem tatsächlichen Ablauf abgleichen. Mit dem Diagramm kann ich nun hingehen und es als Bild oder PDF exportieren. Ich kann es in meine Dokumente einfügen und, wenn ich möchte, sogar das Transkript dazu legen. Es ist ein kleines Feature, das man nicht täglich nutzt, aber es kann extrem wertvoll sein, wenn man Prozesse aufzeichnen will. ## Und hier das ganze als Video [Prozesse automatisiert aufnehmen - mit Copilot, OpenAI Whisper und Mermaid](https://www.youtube.com/embed/C-7NqaGaZ5o) ## Fazit: Ein kleiner Aufwand für grosse Effizienz Ja, das Aufzeichnen von Prozessen ist mühsam. Aber mit ein bisschen Technologie und den richtigen Tools könnt ihr euch das Leben deutlich leichter machen. Der erste Entwurf macht den Ablauf gemeinsam besprechbar. Ausnahmen, Zuständigkeiten und fehlende Schritte ergänzt ihr bei der Prüfung. Ich hoffe, dieser kleine Einblick hat euch geholfen und vielleicht sogar ein wenig inspiriert. Probiert es doch einfach mal aus und schaut, wie ihr eure Prozesse noch besser und einfacher gestalten könnt. --- Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/blog/prozesse-automatisiert-aufnehmen-mit-copilot-openai-whisper-und-mermaid)