# Wenn Teams klingelt, zählt der Name.

> Teams zeigt nur die Nummer? ContactSync bringt eure Geschäftskontakte aus der zentralen Quelle zu euren Mitarbeitenden. Damit Teams bekannte Anrufer einem Namen zuordnen kann.

Canonical URL: https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync
Author: Cloud Solution GmbH
Published: 2026-09-10
Last updated: 2026-09-10
Topics: Teams-Telefonie, Microsoft 365, Outlook, Kontakte

## Auf einen Blick

Lösung: ContactSync

Basis: Teams-Telefonie · Microsoft 365

### Bausteine

- Kontaktbasis für die Anruferkennung
- Zentrale Kunden- und Firmenkontakte
- Automatische Verteilung pro Team
- Einrichtung und Begleitung durch uns

## Der Kunde ruft an. Der Name fehlt.

Ihr telefoniert mit Teams. Doch auf dem Display steht nur eine Nummer, obwohl der Kunde längst in eurem CRM erfasst ist. Beim Rückruf beginnt die Suche erneut. ContactSync macht die zentral gepflegten Kontakte dort verfügbar, wo eure Mitarbeitenden telefonieren und Kontakte suchen.

## Einmal pflegen. Im Team verfügbar.

Ihr pflegt die Kontakte weiterhin an eurer zentralen Quelle. Das kann ein Microsoft-365-Verzeichnis, ein gemeinsames Postfach oder ein CSV- oder JSON-Export aus eurem CRM oder ERP sein. ContactSync übernimmt die gewählten Angaben in die persönlichen Outlook-Kontakte eures Teams.

Eine neue Telefonnummer wird beim nächsten Lauf verteilt. Gemeinsame Kontakte müssen nicht mehr einzeln nachgeführt werden. **Bestehende persönliche Kontakte bleiben erhalten.**

## Die richtigen Kontakte für die richtigen Menschen

Der Verkauf braucht Kundenkontakte, der Einkauf Lieferanten. **Ihr bestimmt über Gruppen oder einzelne Postfächer, wer welche Kontakte erhält.** Ändert sich die Zuständigkeit, lässt sich die Verteilung anpassen.

Auch die Smartphone-Nutzung berücksichtigen wir: Ob Kontakte ins lokale Adressbuch gelangen, hängt von der Outlook-Einrichtung und euren Geräterichtlinien ab. Wir stimmen das mit euch ab.

## Wir richten es für euren Telefoniealltag ein

Gemeinsam wählen wir Kontaktquelle und Empfänger aus, prüfen Telefonnummern und richten die Aktualisierung ein. Eine kleine Pilotgruppe testet die Kontakte und die Namensanzeige mit euren Teams-Clients im Alltag. Danach erweitern wir die Verteilung und vereinbaren die Betreuung.

Ihr plant die Umstellung auf Teams erst noch? Wir begleiten auch die [Einführung eurer Teams-Telefonie](/services/teams-telefonie) und berücksichtigen den Kontaktbestand von Anfang an.

## Häufige Fragen

### Wie hilft ContactSync bei der Anruferkennung in Teams?

Teams kann eingehende Rufnummern mit Outlook-Kontakten abgleichen und bei einem Treffer den hinterlegten Namen anzeigen. ContactSync stellt diese Kontakte für die vorgesehenen Mitarbeitenden bereit. Dafür müssen Geschäfts- oder Mobilnummern im internationalen Format mit Ländervorwahl hinterlegt sein. Wir prüfen die Anzeige mit euren Teams-Clients und typischen Anrufen. Für unterdrückte oder nicht hinterlegte Nummern entsteht dadurch kein Name.

### Können wir Kontakte aus unserem CRM oder ERP übernehmen?

Ja, über einen passenden CSV- oder JSON-Export. Dieser kann über eine vereinbarte HTTPS-Adresse oder als Datei an unsere zentrale Importadresse bereitgestellt werden. Wir stimmen Felder, Nummernformat und Aktualisierung mit euch oder eurem Anwendungspartner ab. Auch Kontakte aus einem gemeinsamen Postfach oder dem Microsoft-365-Verzeichnis sind als Quelle möglich.

### Können wir die Kontakte auch auf dem Smartphone nutzen?

Die synchronisierten Kontakte liegen im persönlichen Outlook-Postfach. Für das lokale Adressbuch auf iPhone oder Android muss die Kontaktsynchronisation von Outlook eingerichtet und durch eure Geräterichtlinien erlaubt sein. Wir prüfen gemeinsam, welche Apps ihr nutzt und wie Kontakte und Anrufe dort angezeigt werden.

### Erhalten alle Mitarbeitenden dieselben Kontakte?

Ihr bestimmt über Gruppen oder einzelne Postfächer, wer welche Kontakte erhält. So bekommt beispielsweise der Verkauf die Kundenkontakte und der Einkauf die Lieferantenkontakte. Ausnahmen und mehrere Kontaktquellen lassen sich ebenfalls berücksichtigen.

### Was passiert mit bestehenden persönlichen Kontakten?

Sie bleiben erhalten. ContactSync erkennt die selbst angelegten Kontakte und aktualisiert oder entfernt nur diese. Bereits vorhandene persönliche Kontakte werden nicht verändert oder gelöscht.

### Wie schnell kommen Änderungen bei den Mitarbeitenden an?

Änderungen werden mit dem nächsten geplanten Synchronisationslauf übernommen. Den Rhythmus stimmen wir auf eure Kontaktquelle und euren Bedarf ab. Bis eine Änderung in den einzelnen Microsoft-Apps sichtbar ist, kann zusätzlich Zeit vergehen.

[Ich möchte anfragen](https://cloud-solution.ch/kontakt?thema=loesung-contactsync)

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Source: Cloud Solution GmbH (https://cloud-solution.ch/loesungen/contactsync)