# Wiederkehrende Arbeit automatisieren

> Wir bilden wiederkehrende Arbeit mit Power Automate und Power Apps ab. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte automatisch laufen und wo Menschen prüfen oder entscheiden.

Canonical URL: https://cloud-solution.ch/services/prozessautomatisierung
Topics: Power Automate, Power Apps, SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse

## Wiederkehrende Arbeit. Ein klarer Ablauf.

Ein Antrag kommt an, jemand prüft ihn, Daten werden übertragen und das Team wartet auf eine Rückmeldung. Wir machen aus solchen Abläufen einen nachvollziehbaren Prozess mit Formularen, automatischen Schritten und klaren Freigaben. So bleibt weniger Arbeit zwischen Postfächern liegen.

Eine Anfrage wandert durch mehrere Postfächer, Angaben werden erneut erfasst und jemand muss dem nächsten Schritt nachgehen. Wir schauen uns den Ablauf an und vereinfachen ihn mit euch.

## Passt das zu euch?

### Die gleichen Angaben werden mehrfach erfasst

Informationen wandern von E-Mails in Listen und weiter in Fachanwendungen. Wir klären, wo sich Daten übernehmen lassen und wer ihre Qualität prüft.

### Freigaben bleiben irgendwo liegen

Bei Beschaffung, Spesen oder Abwesenheiten ist der nächste Schritt nicht sichtbar. Ein gemeinsamer Status zeigt, wer gerade handeln muss.

### Excel ist zur kleinen Fachanwendung geworden

Mehrere Personen pflegen dieselbe Liste, Versionen laufen auseinander und Regeln stecken in einzelnen Köpfen. Wir prüfen, ob eine gemeinsame App den Ablauf vereinfacht.

## Konkrete Leistungen

Anträge, Freigaben und Dokumente nach einem definierten Ablauf.

- Beschreibung des ausgewählten Prozesses und seiner Ausnahmen
- Power-Automate-Flows für die vereinbarten Schritte
- Bei Bedarf Formulare oder Oberflächen mit Power Apps
- Tests mit Beispielen aus eurem Betrieb
- Dokumentation, Einführung und Vereinbarung zur Betreuung

Leistungsumfang: Umfang nach Prozess und Schnittstellen

Werkzeuge: Power Automate, Power Apps, SharePoint, Teams, Outlook, Dataverse

## Unser Vorgehen

### 1. Prozess aufnehmen

Wir gehen einen konkreten Ablauf mit den Beteiligten durch: Auslöser, Daten, Entscheidungen und wiederkehrende Probleme.

### 2. Ablauf festlegen

Wir definieren automatische Schritte, Freigaben, Schnittstellen und den Umgang mit Fehlern.

### 3. Bauen und testen

Wir setzen den Ablauf um und prüfen ihn gemeinsam mit den Verantwortlichen an normalen Fällen und Ausnahmen.

### 4. Einführen und betreuen

Wir schulen die zuständigen Personen und klären, wer den Ablauf überwacht und spätere Änderungen übernimmt.

## Zuerst den Ablauf klären, dann automatisieren.

Wenn ein Prozess klare Regeln hat, ist ein normaler Workflow oft der beste Einstieg. KI ergänzen wir dort, wo Inhalte verstanden oder Entwürfe vorbereitet werden müssen. Ausnahmen und Freigaben planen wir von Anfang an mit.

## Was sich im Alltag verbessern soll

- Weniger wiederholtes Erfassen und Weiterleiten
- Ein nachvollziehbarer Status für laufende Vorgänge
- Definierte Zuständigkeiten bei Freigaben und Fehlern
- Eine Grundlage, um Aufwand vor und nach der Einführung zu vergleichen

## Häufige Fragen

### Welcher Prozess eignet sich für den Einstieg?

Ein regelmässiger Ablauf mit einem klaren Auslöser, überschaubaren Beteiligten und erkennbarer Handarbeit. Beispiele sind Freigaben, Ein- und Austritte oder das Übertragen von Angaben. Wir beziehen auch die häufigen Ausnahmen ein.

### Könnt ihr unser ERP oder andere Fachanwendungen anbinden?

Das hängt von den verfügbaren Schnittstellen, Zugriffsrechten und Bedingungen des Anbieters ab. Wir prüfen die Anbindung vor der Umsetzung und beziehen euren Anwendungspartner ein. Daraus ergeben sich auch mögliche Zusatzkosten.

### Wer kümmert sich darum, wenn ein Ablauf stoppt?

Wir legen Meldungen, Zuständigkeiten und den Umgang mit fehlgeschlagenen Schritten fest. Vor der Übergabe ist klar, welche Aufgaben ihr intern übernehmen könnt und welche Betreuung wir vereinbart haben.

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