So funktioniert Spesen-Manager
Ein Beleg liegt im Portemonnaie, ein anderer im Postfach. Der Spesen-Manager bringt die Erfassung und Bearbeitung in einen gemeinsamen Ablauf.
Mitarbeitende fotografieren Belege oder laden sie über eine Power App hoch. Betrag, Datum und Mehrwertsteuer werden ausgelesen und in einer SharePoint-Liste erfasst. Der Workflow leitet die Spesen zur vorgesehenen Prüfung und Freigabe weiter.
Was sich im Alltag verbessert
Die Finanzabteilung erhält Belege und Angaben zusammen. Das reduziert wiederholtes Erfassen und erleichtert Rückfragen. Erkannte Werte müssen geprüft werden; über die Freigabe entscheiden die zuständigen Personen.
Typische Einsatzbereiche
- KMU, die Spesen noch papierbasiert abwickeln
- Organisationen mit wiederkehrenden Spesenprozessen und klaren Freigaberegeln
- HR- und Finanzabteilungen, die administrativen Aufwand reduzieren möchten
- Unternehmen mit mobiler Arbeit, Aussendienst oder projektbezogenen Tätigkeiten