Es gibt eine Frage, die wir in den letzten Wochen immer wieder gehört haben:
«Kann Copilot unsere PowerPoints in unserem Corporate Design erstellen?»
Die kurze Antwort: Ja. Aber nicht, wenn du Copilot einfach im Chat bittest, «unsere Vorlage» zu verwenden.
Ein Kunde hat es vor Kurzem genau so versucht: eine Präsentation auf Basis der neuen CD-Vorlagen. Das Resultat? Copilot war sehr kreativ. Er hat im Freestyle die Designs verändert. Immerhin mit den richtigen Farben.
Genau das ist der Punkt. Copilot kennt eure Marke nicht, solange ihr sie ihm nicht sauber hinterlegt. Und dafür gibt es das Brand Kit.
Was ist ein Brand Kit?
Ein Brand Kit ist sozusagen der Markenkoffer für Copilot. Darin liegt alles, was euren Auftritt ausmacht: Logos, Farben mit exakten HEX-Werten, Schriften, Bilder, Icons, eure PowerPoint-Vorlagen und die Brand Voice, also wie ihr schreibt und klingt.
Wichtig dabei: Es geht nicht darum, ein neues Branding zu erfinden. Eure Marke ist ja bereits definiert. Es geht darum, die bestehenden Vorgaben so in Microsoft 365 abzulegen, dass Copilot sie konsistent verwenden kann.
Das Kit wird einmal eingerichtet. Danach wählt jede Person in PowerPoint einfach im Copilot-Bereich über + → Select brand das Kit aus, und Copilot baut die Präsentation mit euren Vorlagen, Farben und Schriften.
Microsoft unterscheidet drei Arten von Brand Kits:
- Persönlich: nur für die Person, die es erstellt hat
- Geteilt: für ausgewählte Personen
- Offiziell: für die ganze Organisation, sichtbar unter «Organization»
Für ein Unternehmen willst du natürlich das offizielle Kit. Und genau da braucht es ein paar Schritte mehr.
Schritt 1: Wer darf die Marke verwalten?
Ein offizielles Brand Kit kann nicht einfach jeder erstellen. Das ist auch gut so.
Definiere zuerst eine kleine Gruppe von Brand-Verantwortlichen, idealerweise aus Marketing oder Kommunikation. Eure IT erstellt dafür eine mailaktivierte Sicherheitsgruppe und hinterlegt sie im Microsoft 365 Apps Admin Center in der Richtlinie Elevated role for Brand Managers. So beschreibt Microsoft die Einrichtung.
Hier gibt es drei Stolpersteine, an denen es in der Praxis gerne hängt:
- Mitglieder, nicht Besitzer. Nur Mitglieder der Gruppe dürfen offizielle Kits bearbeiten und publizieren. Wer nur Besitzer der Gruppe ist, bekommt diese Rechte nicht.
- Tenant und Priorität 0. Die Richtlinie muss für den ganzen Tenant gelten und mit Priorität 0 gesetzt sein.
- Geduld. Bis die Berechtigung greift, kann es bis zu 24 Stunden dauern. Also nicht am Morgen einrichten und am Nachmittag den Workshop planen.
Optional kann eure IT mit der Richtlinie Restrict brand kit creation zusätzlich festlegen, wer überhaupt Brand Kits erstellen darf. So verhindert ihr, dass Mitarbeitende eigene, nicht freigegebene Varianten eurer Marke bauen. Aber Achtung: Ist diese Richtlinie aktiv, müssen eure Brand-Verantwortlichen in beiden Gruppen sein. Sonst dürfen sie zwar publizieren, aber gar kein Kit erstellen. Microsoft zeigt das Zusammenspiel in einer Tabelle.
Schritt 2: Die bestehenden Brand Guidelines vorbereiten
Jetzt kommt der Teil, der am meisten unterschätzt wird.
Ihr habt sicher ein Corporate-Design-Manual. Die Frage ist nur: Welche Version? Und wie viele davon liegen gerade auf SharePoint, in Mails und auf Desktops herum?
Copilot kann ein Guidelines-PDF pro Brand Kit verarbeiten und daraus Farbpaletten, Stil, Brand Voice sowie Regeln zu Logos und Typografie auslesen. Deshalb lohnt es sich, vor dem Upload kurz aufzuräumen:
- Liegt das Manual als ein konsolidiertes PDF vor?
- Sind Farbwerte, Logo-Regeln, Typografie, Bildsprache und Sprachregeln aktuell?
- Sind alte oder widersprüchliche Varianten entfernt?
- Hat das PDF die Vertraulichkeitsbezeichnung General? Sonst klappt der Upload nicht.
Führt ihr mehrere klar getrennte Marken oder Subbrands? Dann mischt sie nicht in ein Kit. Macht lieber mehrere offizielle Kits, das unterstützt Microsoft ausdrücklich.
Schritt 3: Das Brand Kit erstellen
Eine Person aus der Brand-Gruppe öffnet die Microsoft-365-Copilot-App und geht auf:
Create → More → Brand kits → + New Brand kit
Dann wird das Kit mit euren bestehenden Unterlagen befüllt:
- Brand Guidelines: das konsolidierte CD-PDF
- Logos: Primär- und Sekundärlogo, Varianten für helle und dunkle Hintergründe
- Farben: die offiziellen Farben mit exakten HEX-Werten
- Schriften: klare Zuordnung für Titel, Fliesstext und Spezialfälle
- Templates: eure aktuellen, produktiv genutzten PowerPoint-Vorlagen
- Bilder und Icons: ausschliesslich freigegebene Assets
- Style: Beispiele für eure Bild-, Icon- und Illustrationssprache
- Brand Voice: eure definierte Tonalität
Und jetzt der wichtigste Hinweis im ganzen Artikel: Die automatische Auswertung des PDFs ist ein Vorschlag, keine fertige Wahrheit. Die extrahierten Werte müssen Feld für Feld geprüft und mit Save assets bestätigt werden. Erst dann stehen die Guidelines anderen zur Verfügung und werden überhaupt für die Erstellung verwendet. Microsoft beschreibt den Ablauf mit den Guidelines hier.
Noch ein Detail, das wehtun kann: Lädst du das PDF in ein bereits befülltes Kit hoch, können die ausgelesenen Werte bestehende Angaben wie Farben oder Brand Voice überschreiben. Also zuerst den aktuellen Stand sichern, dann hochladen, dann kontrollieren.
Schritt 4: Assets an einem Ort statt überall
Wo liegen eure Logos heute? Wenn die Antwort «bei der Kollegin im Marketing, irgendwo im Downloads-Ordner» lautet, dann ist jetzt ein guter Moment, das zu ändern.
Pflegt ihr eure Assets bereits in einer SharePoint Organization Asset Library, kann das Brand Kit direkt darauf verweisen. Die Dateien bleiben an einem Ort und müssen nicht mehrfach hochgeladen werden.
Ein paar einfache Regeln helfen enorm:
- nur freigegebene Produktionsdateien, keine Entwürfe
- klare Ordner für Logos, Bilder, Icons und Vorlagen
- eindeutige Dateinamen statt «final_neu_v3»
- Bilder mit sinnvollen Namen, Beschreibungen und Tags
- eine Person, die für Aktualisierungen und Archivierung zuständig ist
Das Beste daran: Davon profitiert nicht nur Copilot. Auch die ganz normale Arbeit in PowerPoint und Word wird einfacher, wenn alle auf dieselben freigegebenen Dateien zugreifen.
Schritt 5: Testen, bevor alle es nutzen
Bitte das Kit nicht einfach publizieren und hoffen.
Nehmt eine typische Präsentation aus eurem Alltag und lasst sie von Copilot mit dem Kit erstellen. Dann prüft ihr:
- Sitzt das Logo richtig?
- Stimmen Farben, Schriften und Layouts?
- Passt die Bildauswahl?
Lasst zusätzlich einen kurzen externen Text und eine interne Mitteilung schreiben. Klingt das nach euch? Stimmen Begriffe und Schreibweisen?
Was falsch oder zu allgemein interpretiert wird, korrigierst du direkt im Brand Kit. Erst wenn diese Tests passen, publizierst du das Kit als offizielles Brand Kit.
Und wie gut ist das Resultat?
Ehrlich: noch nicht perfekt. Aber doch sehr gut.
Der Unterschied zum Chat ohne Brand Kit ist gross. Statt eines kreativen Freestyle-Designs bekommst du eine Präsentation, die auf euren Vorlagen aufbaut. Du startest nicht mehr bei null, sondern bei einem Entwurf, der schon nach euch aussieht.
Eines bleibt aber gleich: Die Endkontrolle machst du. KI-generierte Präsentationen bleiben prüfpflichtig, fachlich und gestalterisch. Das Brand Kit erhöht die Konsistenz, ersetzt aber nicht den Blick der Person, die die Präsentation am Schluss zeigt.
Betrieb: Ein Brand Kit ist kein Projekt, sondern ein Prozess
Nach der Einrichtung braucht es wenige, aber klare Regeln:
- Änderungen am Kit machen nur die Brand-Verantwortlichen.
- Neue Vorlagen werden zuerst fachlich geprüft und dann zentral ersetzt.
- Kommt ein neues CD-Manual, wird das PDF bewusst ersetzt und die Auswertung erneut kontrolliert.
- Ab und zu wird das Kit mit echten Präsentationen getestet.
Lizenzseitig braucht es für Brand Kits gemäss Microsoft eine Copilot-Lizenz. Welche Lizenz bei euch genau zugewiesen ist und welche Funktionen im Tenant bereits sichtbar sind, klärst du am besten mit eurer Administration. Stand dieser Einordnung: September 2026. Offizielle Brand Kits erstellen und verwalten
Fazit: Einmal sauber aufsetzen, dann profitieren alle
Wenn Copilot eure Präsentationen im Freestyle gestaltet, liegt es meistens nicht an Copilot. Es fehlt ihm schlicht die Grundlage.
Das bestehende CD-Manual liefert die Regeln. Die freigegebenen Vorlagen und Assets liefern die Gestaltungsmittel. Und eine kleine Gruppe von Brand-Verantwortlichen kümmert sich um Prüfung, Publikation und Pflege.
So entsteht kein neues Branding, sondern eine saubere Abbildung eures bestehenden Auftritts, die Copilot verstehen kann.
Du willst das nicht allein durchklicken? Wir richten das Brand Kit gerne gemeinsam mit euch ein und testen es an eurer nächsten echten Präsentation. Meld dich bei uns.