CoPilot Studio - Wissensmanagement mit Microsoft365

Die Nutzung von KI (Künstlicher Intelligenz) im Wissensmanagement - revolutioniert das Game!

Warum überhaupt KI im Wissensmanagement?

Stellt Euch vor, Ihr müsstet eine wichtige Information in einem riesigen Dokument suchen. Das kann ziemlich mühsam und zeitraubend sein, oder? Geschweige den über eine riesige Datenablage oder Wissensdatenbank welche schlecht strukturiert ist.
Genau hier kommt die KI ins Spiel. Mit einer KI könnt Ihr in natürlicher Sprache – also so, wie Ihr mit einem Kollegen sprechen würdet – nach Informationen suchen. Das bedeutet: Keine stundenlange Suche mehr in PDFs oder Word-Dokumenten.

Ein praktisches Beispiel aus dem Unternehmensalltag

Angenommen, Ihr habt eine Firma, die Maschinen herstellt. Es gibt viele Anleitungen dazu, wie diese Maschinen funktionieren und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt – etwa wenn ein Licht rot, blau oder gelb leuchtet. Bisher musstet Ihr möglicherweise lange in Anleitungen suchen, um die passende Lösung zu finden.

Stellt Euch vor, Ihr könntet einfach ins Büro rufen: „Hey KI, warum piepst der Kühlschrank?“ und die Antwort kommt prompt zurück. Genau das macht die KI: Sie durchsucht die relevanten Dokumente und liefert Euch die benötigten Informationen – schnell und effizient.

Wie funktioniert das Ganze?

Mit CoPilot Studio könnt Ihr einen Bot erstellen, der genau dieses Problem löst. Ihr speichert Eure Dokumente – seien es PDFs, Word-Dateien oder sogar Videos – in einem digitalen Ordner, zum Beispiel auf SharePoint. Die KI „liest“ diese Dokumente und speichert das Wissen daraus ab. Das Beste daran: Die KI kann nicht nur auf Dokumente zugreifen, sondern auch auf Datenbanken und andere interne Anwendungen.

Wenn Ihr dann eine Frage stellt, sucht die KI in diesen Dokumenten nach der passenden Antwort. Das Schöne dabei: Die KI zeigt auch an, aus welchem Dokument und welcher Stelle die Antwort stammt. So könnt Ihr sicher sein, dass die Information verlässlich ist.

Es lassen sich unzählige Systeme als Wissensdatenbank einbinden:

Praktische Anwendungen im Unternehmen

Internes Wissensmanagement

Eure Mitarbeiter finden schneller heraus, wie bestimmte Aufgaben erledigt wurden und können effizienter arbeiten. Jede Information ist sofort verfügbar, und das Wissen aller Mitarbeiter wird gebündelt und leicht zugänglich gemacht.

Kundenservice

Ein Bot kann Kunden erste Hilfe bieten, wenn etwa eine Maschine Probleme macht. So weiss der Kunde sofort, ob er das Problem selbst lösen kann oder sich an den Support wenden muss.

Mehrsprachigkeit

Eure Dokumente sind auf Deutsch, aber ein Kunde stellt eine Frage auf Italienisch? Kein Problem! Die KI übersetzt im Hintergrund und liefert die Antwort in der gewünschten Sprache.

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Und hier das ganze noch als Video

Datenschutz? Nicht so ein grosses Problem!

Ein grosses Anliegen, gerade in der Schweiz, ist der Datenschutz. Hier könnt Ihr beruhigt sein: Microsoft garantiert, dass Eure Daten nicht das Unternehmen verlassen und nicht für das Training der Modelle genutzt werden. Eure Daten bleiben also sicher und geschützt. Selbstverständlich muss das Thema aber in die Tiefe angeschaut werden.

Fazit

KI kann das Wissensmanagement in Eurem Unternehmen revolutionieren. Ihr spart Zeit, Eure Mitarbeiter arbeiten effizienter und Eure Kunden können vielleicht antworten sogar selbständig beantworten. Mit CoPilot Studio könnt Ihr ganz einfach einen Bot erstellen, der das Wissen Eures Unternehmens nutzt und allen Mitarbeitern zugänglich macht. Probiert es aus und lasst Euch überraschen, wie viel einfacher der Arbeitsalltag wird.

Ich hoffe, dieser kleine Einblick hat Euch inspiriert und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken angestossen. Viel Erfolg bei der Implementierung und bis bald!

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