Eine Frage stellen und die passende Anleitung finden
Warum überhaupt KI im Wissensmanagement?
Stellt euch vor, ihr müsstet eine wichtige Information in einem riesigen Dokument suchen. Das kann ziemlich mühsam und zeitraubend sein, oder? Noch schwieriger wird es bei einer grossen, wenig strukturierten Ablage.
Genau hier kommt die KI ins Spiel. Mit einer KI könnt ihr in natürlicher Sprache – also so, wie ihr mit einem Kollegen sprechen würdet – nach Informationen suchen. Das kann den Einstieg in eine umfangreiche Dokumentation erleichtern.
Ein praktisches Beispiel aus dem Unternehmensalltag
Angenommen, ihr habt eine Firma, die Maschinen herstellt. Es gibt viele Anleitungen dazu, wie diese Maschinen funktionieren und was zu tun ist, wenn etwas nicht stimmt – etwa wenn ein Licht rot, blau oder gelb leuchtet. Bisher musstet ihr möglicherweise lange in Anleitungen suchen, um die passende Lösung zu finden.
Stellt euch vor, ihr könntet einfach ins Büro rufen: „Hey KI, warum piepst der Kühlschrank?“ und ein Agent schlägt eine passende Anleitung vor. Ob diese Anleitung zum konkreten Gerät und Problem passt, müsst ihr prüfen.
Wie funktioniert das Ganze?
Mit Copilot Studio könnt ihr einen Bot erstellen, der genau dieses Problem löst. Ihr hinterlegt geeignete Wissensquellen, etwa Anleitungen auf SharePoint. Unterstützte Dateiformate, Zugriffe und weitere Verbindungen müssen zum gewählten Aufbau passen. Der Agent nutzt die verfügbaren Inhalte für seine Antwort.
Wenn ihr dann eine Frage stellt, sucht die KI in diesen Dokumenten nach der passenden Antwort. Das Schöne dabei: Die KI zeigt auch an, aus welchem Dokument und welcher Stelle die Antwort stammt. So könnt ihr die Antwort anhand der Quelle überprüfen. Eine Quellenangabe allein garantiert noch keine korrekte Antwort.
Welche Quellen verfügbar sind, hängt von der Einrichtung ab:
Praktische Anwendungen im Unternehmen
Internes Wissensmanagement
Eure Mitarbeiter finden schneller heraus, wie bestimmte Aufgaben erledigt wurden und können effizienter arbeiten. Entscheidend sind die hinterlegten Quellen und die dafür geltenden Zugriffsrechte.
Kundenservice
Ein Bot kann Kunden erste Hilfe bieten, wenn etwa eine Maschine Probleme macht. Für unklare oder sicherheitsrelevante Fragen braucht es eine Übergabe an den Support.
Mehrsprachigkeit
Eure Dokumente sind auf Deutsch, aber ein Kunde stellt eine Frage auf Italienisch? Ein Agent kann eine Antwort in einer anderen Sprache vorbereiten. Testet dabei besonders Fachbegriffe und wichtige Handlungsanweisungen.
Und hier das ganze noch als Video
Datenzugriffe vor der Einführung klären
Ein grosses Anliegen, gerade in der Schweiz, ist der Datenschutz. Prüft, welche Quellen der Agent verwenden darf, welche Dienste beteiligt sind und wer die Inhalte pflegt. Diese Fragen gehören ebenso zur Einführung wie die Qualität der Antworten.
Fazit
Ein Agent kann den Zugang zu hinterlegtem Wissen erleichtern. Mitarbeitende oder Kunden finden bei passenden Standardfragen möglicherweise selbst eine Anleitung. Mit Copilot Studio lässt sich ein Agent erstellen, der auf freigegebene Wissensquellen zugreift. Testet das mit einem begrenzten Themenbereich und Fragen aus eurem Alltag.
Ich hoffe, dieser kleine Einblick hat euch inspiriert und vielleicht den einen oder anderen neuen Gedanken angestossen. Viel Erfolg bei der Implementierung und bis bald!