Langweilige repetitive Arbeiten? Automatisiere sie doch!

Microsoft PowerAutomate - Prozesse digital abbilden

Wenn du in der Administration tätig bist, wirst du es sicherlich kennen: Viele sich wiederholende Aufgaben, die erledigt werden müssen – ob sie nun Freude bereiten oder nicht. Oft handelt es sich dabei um stark administrative Prozesse, die einfach von jemandem durchgeführt werden müssen. Gerade in KMUs gibt es viele Abläufe, die oft gleich verlaufen, wie beispielsweise:

• Interne Spesenprozesse
• Kundenbestellungen über PDF-Formulare
• Ferienanträge
• Das Verbuchen und Ergänzen von Artikeln in der Lagerliste
• Das Anlegen neuer Projektordner mit einer vordefinierten Struktur
• Und viele mehr...

Wir sprechen in letzter Zeit viel über KI, aber gibt es hier nicht einfachere und pragmatischere Ansätze? Ja, die gibt es!

Und das Beste daran: Wahrscheinlich zahlst du bereits dafür – mit Microsoft Power Automate kansnt du nämlich Prozesse digital abbilden.

Power Automate von Microsoft 365 kann man bildlich gesprochen als einen zusätzlichen Mitarbeiter betrachten, der virtuell ist. Dieser Mitarbeiter ist neu in dein Unternehmen eingetreten und kennt die Unternehmensprozesse noch nicht, ist aber zuverlässig und sehr genau in der Erledigung seiner Aufgaben. Nun musst du ihm den Prozess beibringen, das heisst, du hältst jeden Prozessschritt sowie die damit verbundenen Aktionen oder Entscheidungen fest. Ein in Power Automate festgehaltener Prozess könnte dann etwa so aussehen:

Sobald du den Prozess abgebildet hast, weiss Power Automate, was zu tun ist und wird dir diese Arbeit abnehmen. Selbstverständlich hast du immer die Übersicht darüber, was dein virtueller Mitarbeiter gemacht hat, und kannst den Prozess bei Bedarf auch ergänzen, sollte eine Anpassung notwendig sein.

Dein Vorteil: Du befreist dich von langweiligen, administrativ geprägten Routinearbeiten und kannst dich dem Kern deiner Arbeit widmen.

Das klingt alles sehr einfach, und natürlich gibt es auch kleinere Hürden zu überwinden. Wir haben jedoch bereits viele KMUs auf diesem Weg begleitet und sehen ein riesiges Potenzial in dieser Lösung. Warum? Weil es wirklich sehr viele dieser sich immer wiederholenden Prozesse in Unternehmen gibt. Und gerade in Zeiten von Fachkräftemangel kann dies einen enormen Effizienzschub für jedes KMU bringen.

Und jetzt?

Die Technologie ist beeindruckend, aber was kannst du konkret damit anfangen?

Wie kannst du damit beginnen? Wir empfehlen, zunächst langsam zu starten. Achte doch einmal eine Woche darauf, welche Arbeiten du immer wieder genau gleich durchführst. Notiere dir all diese Prozesse. Nach einer Woche wirst du sicherlich 2-5 Punkte auf deiner Liste haben. Sobald die Liste steht, haben wir die Erfahrung gemacht, dass es am besten ist, mit dem einfachsten Prozess zu beginnen. So gewinnst du Sicherheit in der Lösung und sammelst auch schon Erfahrungen, die dir in den nächsten Schritten helfen werden.

Ich habe wirklich keine Idee, welchen Prozess wir automatisieren könnten!

Zunächst einmal: Vielleicht muss es gar nicht ein ganzer Prozess sein. Vielleicht kannst du auch nur einige Teilschritte automatisieren? Das ist immer noch ein besserer Start als die Arbeit manuell zu machen. Gerne geben wir dir aber hiermit zwei Ideen von Prozessen, die wir mit unseren Kunden erarbeiten durften:

Projektteam-Eröffnung für Teams

‍Die Gründung neuer Projektteams kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn sie regelmässig erfolgt. Mit Power Automate kannst du diesen Prozess automatisieren:

1. Trigger: Beginne mit einem Formular, das ausgefüllt wird, sobald ein neues Projektteam benötigt wird.
2. Workflow-Erstellung: Erstelle in Power Automate einen Workflow, der automatisch ein neues Team in Microsoft Teams erstellt, sobald das Formular ausgefüllt wird.
3. Teamkonfiguration: Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er automatisch die richtigen Personen zum Team hinzufügt, Kanäle erstellt und sogar notwendige Dateien und Dokumente im Team ablegt.
4. Benachrichtigungen: Stelle sicher, dass alle relevanten Personen eine Benachrichtigung über die Teamerstellung erhalten.

Mitarbeiter Eintritt

‍Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beinhaltet viele Schritte, von der Bereitstellung der IT-Ausstattung bis hin zur Organisation von Orientierungssitzungen.

1. Auslöser: Der Prozess beginnt, wenn ein neuer Mitarbeiter in das HR-System oder ein Formular eingetragen wird.
2. Automatisierung von Aufgaben: Power Automate erstellt Aufgaben für die IT-Abteilung zur Bereitstellung der Ausrüstung, plant automatisch Einführungssitzungen und benachrichtigt die relevanten Abteilungen.
3. Dokumentenmanagement: Automatische Erstellung und Versendung von Willkommenspaketen, Richtlinien und anderen wichtigen Dokumenten an den neuen Mitarbeiter.
4. Feedback-Schleife: Einrichtung automatischer Erinnerungen für Feedbackgespräche nach den ersten Wochen.

Fazit: Verschaffe dir mehr Zeit mit PowerAutomate

Verschaffe dir mehr Zeit mit Power Automate. Wie du siehst, gibt es ein großes Potenzial in der Lösung – sicherlich auch für dich. Und mit großer Wahrscheinlichkeit bezahlst du bereits für diesen virtuellen Mitarbeiter. Also nutze es doch auch, oder versuche es zumindest einmal aus! Es wird dir und deinem Team sicherlich dabei helfen, Zeit zu sparen, vielleicht sogar Fehler zu minimieren und ermöglicht euch, euch auf kreativere und wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Solltest du dich unsicher fühlen oder noch Fragen haben, melde dich doch bei uns.

Viel Erfolg!
Ivan