Meetings sind selten das Problem. Die Zeit geht danach verloren: Entscheidungen sind irgendwo im Chat, Action Items in Köpfen – und zwei Tage später fragt jemand: „Wer macht was bis wann?“
Hier ist ein pragmatischer Workflow, wie du die Meeting-Nachbereitung in Microsoft Teams mit Copilot so strukturierst, dass du eine Zusammenfassung, Aufgaben und eine Nachricht an die Teilnehmenden vorbereiten kannst.
Voraussetzungen (kurz)
- Teams Meeting mit aktivierter Aufzeichnung/Transkription (je nach Setup).
- Microsoft 365 Copilot in Teams (Lizenz/Features können je nach Tenant variieren).
Der 3‑Schritte‑Standard nach jedem Meeting
Du brauchst keine perfekte Dokumentation – nur eine konsequente Struktur. Ich empfehle immer diese drei Blöcke:
- Zusammenfassung (was wurde entschieden?)
- Action Items (wer macht was bis wann?)
- Follow-up (was kommunizieren wir an wen?)
Schritt 1: Zusammenfassung vorbereiten
Öffne das Meeting (oder den Meeting-Chat) in Teams und lass Copilot eine kurze, entscheidungsorientierte Zusammenfassung erstellen.
Prompt-Idee:
Fasse dieses Meeting in 5–7 Bullet Points zusammen. Fokus: Entscheidungen, offene Punkte, Risiken. Bitte ohne Fluff.
Unser Tipp: Wenn du regelmässig „zu lange“ Summaries bekommst, sag Copilot explizit „max. 7 Bullet Points“ und „Entscheidungen zuerst“.
Schritt 2: Action Items – Zuständigkeit und Termin klären
Der wichtigste Teil ist nicht die Zusammenfassung, sondern dass jede Aufgabe einen Owner und ein Datum bekommt. Das ist der Punkt, wo viele Teams scheitern.
Prompt-Idee:
Erstelle aus dem Meeting eine Aufgabenliste. Für jede Aufgabe: Owner, Deadline, 1 Satz Kontext. Wenn Owner oder Deadline fehlt, setze „TBD“ und liste die offenen Punkte separat.
Wenn du willst, kannst du danach direkt in ein System überführen (Planner / To Do). Das hängt davon ab, wie ihr intern arbeitet.
Schritt 3: Follow-up – eine kurze Mail
Danach geht es um die Kommunikation: Du schickst ein kurzes Follow-up an die relevanten Personen – nicht an alle.
Prompt-Idee:
Schreibe ein kurzes Follow-up für Stakeholder (max. 6 Sätze). Struktur: 1) Entscheidung(en), 2) nächste Schritte (3 Bullet Points), 3) nächste Deadline/Termin.
Wo Copilot wirklich hilft (und wo nicht)
- Hilft: Struktur geben, Zusammenfassen, Aufgaben „extrahieren“, Follow-up-Text entwerfen.
- Hilft nicht automatisch: fehlende Entscheidungen. Wenn im Meeting nichts entschieden wurde, kann Copilot das nicht „herzaubern“.
- Wichtig: Prüfe Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine anhand der Meeting-Inhalte. Kläre fehlende Angaben mit den Beteiligten.
Mini‑Checkliste (Copy/Paste)
- Summary (max. 7 Bullets, Entscheidungen zuerst)
- Action Items (Owner + Deadline, sonst „TBD“)
- Follow-up (nur relevante Stakeholder)
- Nächster Termin / nächste Deadline fixieren
Weiterführend (wenn du tiefer gehen willst)
- Terminplanung mit Microsoft 365 – damit Meetings überhaupt sauber geplant sind.
- SharePoint + Copilot: Wissensmanagement – wenn du Meeting-Wissen langfristig auffindbar machen willst.
- Vom Excel zur Power Platform – wenn ihr Tasks/Prozesse aus Excel in eine sauberere Struktur bringt.
- Copilot-Lizenzen für dein KMU – falls ihr euch gerade fragt, welche Variante zu euch passt.
Wenn du willst: wir bauen dir das als Standard-Workflow
Wenn du möchtest, setzen wir euch einen einfachen, wiederholbaren Prozess auf (inkl. Vorlagen, Prompt-Standards und Ablage). Schreib uns kurz – dann schauen wir euer Setup an und machen das KMU-tauglich.