Bei Microsoft 365 kommen laufend neue Funktionen dazu. Für ein KMU ist die entscheidende Frage: Was verändert sich an unserer Arbeit, und müssen wir dafür etwas tun?
Ein langer Überblick über Produktneuheiten hilft dabei nur begrenzt. Sinnvoller ist eine kurze Liste mit den Änderungen, die eure verwendeten Anwendungen und Abläufe betreffen.
Von der Ankündigung zum eigenen Einsatz
Eine angekündigte Funktion kann sich noch in einer Vorschau befinden oder schrittweise ausgerollt werden. Prüft vor einer Einführung die Voraussetzungen für eure Lizenzen, Geräte und Einstellungen. Die Microsoft 365 Roadmap ist ein Ausgangspunkt; die konkrete Planung braucht zusätzlich die Informationen für eure Umgebung.
Outlook: den Arbeitsablauf testen
Beim Wechsel einer Anwendung reicht es nicht, ein paar neue Funktionen anzuschauen. Testet mit den Personen, die sie täglich nutzen: gemeinsame Postfächer, Stellvertretung, Kalender, benötigte Erweiterungen und Arbeit ohne Verbindung. Haltet fest, was funktioniert und was vor einem breiteren Wechsel geklärt werden muss.
Teams: gemeinsame Regeln verständlich halten
Besprecht Änderungen dort, wo sie den Alltag berühren. Wie findet das Team Informationen? Wo werden Aufgaben festgehalten? Welche Regeln gelten für externe Zusammenarbeit? Eine kurze Erklärung an einem vertrauten Beispiel ist oft hilfreicher als eine Liste aller neuen Schaltflächen.
Projektarbeit: Anforderungen vor Funktionen
Bevor ihr ein neues Werkzeug oder zusätzliche Funktionen für Planung einführt, schreibt eure Anforderungen auf. Braucht ihr eine gemeinsame Aufgabenliste, Abhängigkeiten, einen Zeitplan oder Auswertungen? Prüft danach, welche Funktion diese Anforderung erfüllt und welche Lizenz dafür nötig ist.
Einen kleinen Kreis zuerst einbeziehen
Lasst Mitarbeitende mit unterschiedlichen Aufgaben eine Änderung ausprobieren. Sammelt Rückfragen und entscheidet danach über Schulung und Einführung. Ein bewusst verschobener Wechsel kann sinnvoller sein als ein Rollout mitten in einer arbeitsintensiven Phase.
Wenn du wissen möchtest, welche Änderungen für eure Umgebung relevant sind, schauen wir sie gemeinsam an.