Prozesse Aufzeichnen und Visualisieren: Effizienzsteigerung mit Loom

Heute möchte ich ein Thema ansprechen, das uns allen wahrscheinlich nicht gerade viel Freude bereitet: Prozesse aufzeichnen. Ja, ich weiss, das ist nicht gerade das Lieblingsthema der meisten. Wer hat schon Lust, sich durch endlose Dokumentationen und Protokolle zu wühlen? Ich bin selbst selten jemandem begegnet, der das gerne macht. Aber trotzdem ist es wichtig – besonders in einem KMU (kleinen und mittleren Unternehmen).

Warum Prozesse dokumentieren?

Klar, niemand macht es gerne, aber stellt euch vor, ein wichtiger Mitarbeiter verlässt die Firma. Plötzlich fehlen die ganzen kleinen und großen Abläufe, die er oder sie im Kopf hatte. Das kann zu Chaos führen und kostet Zeit und Nerven, bis alles wieder reibungslos läuft. Genau deshalb ist es so wichtig, Prozesse sauber zu dokumentieren. So bleibt die Effizienz hoch, und ihr seid auf der sicheren Seite, wenn mal jemand das Team verlässt oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen.

Ein mühsamer, aber notwendiger Schritt

Ich denke, wir sind uns alle einig, dass das Aufzeichnen von Prozessen mühsam ist. Aber ich habe einen kleinen Trick gefunden, der das Ganze viel einfacher und effizienter macht. Es geht darum, die Technologie zu nutzen, um das Aufzeichnen und Dokumentieren so leicht wie möglich zu gestalten.

Einfacher Prozess mit Loom und OpenAI

Stellt euch vor, ihr erzählt einfach, wie ihr bei einem bestimmten Prozess vorgeht. Das könnte zum Beispiel ein Verkaufsprozess oder ein interner Ferienantrag sein. Wenn ihr darüber erzählt, könnt ihr die Technologie nutzen, um das Ganze transkribieren zu lassen. Das bedeutet, dass ihr zumindest schon mal einen Text als Grundlage habt.

Um das zu verdeutlichen, habe ich einen Prozessbeschreiber für eine fiktive KMU erstellt. Nehmen wir den Verkaufsprozess als Beispiel. Das ist einfach eine ganz normale Audiodatei, die beschreibt, wie der Prozess abläuft. Das muss nicht besonders gut sein, es reicht, wenn es einfach aufgenommen wurde – zum Beispiel mit dem Handy.

Vom Audio zur visuellen Darstellung

Jetzt kommt der spannende Teil: Sobald ich die Datei in einen bestimmten Sharepoint-Ordner abgelegt habe, geht eine OpenAI (ChatGPT mit Whisper-API) hin und transkribiert das Audio. Das war mein Befehl: "Gib mir bitte ein Transkript von diesem deutschen Text."

Dann sage ich dem System, dass es die Transkription in einen Prozess einbringen soll – und zwar in Markdown. Markdown ist eine bestimmte Strukturierung, mit der man das Ganze übersichtlich darstellen kann. Um es zeigen zu können, habe ich mir das Ganze per E-Mail schicken lassen.

Visualisierung mit Mermaid

Jetzt habe ich den Prozess und kopiere ihn in ein Tool namens Mermaid. Mermaid visualisiert den Prozess. Ihr seht hier oben links, dass z.B. "auf Fährten" falsch verstanden wurde als "auf O'Fähr". Das korrigiere ich zu "Auf Fährten-Prozess in einem KMU". Und schon sehe ich auf der rechten Seite mein aktualisiertes Diagramm – so, wie ich es beschrieben habe.

Mit dem Diagramm kann ich nun hingehen und es als Bild oder PDF exportieren. Ich kann es in meine Dokumente einfügen und, wenn ich möchte, sogar das Transkript dazu legen. Es ist ein kleines Feature, das man nicht täglich nutzt, aber es kann extrem wertvoll sein, wenn man Prozesse aufzeichnen will.

Und hier das ganze als Video

Fazit: Ein kleiner Aufwand für grosse Effizienz

Ja, das Aufzeichnen von Prozessen ist mühsam. Aber mit ein bisschen Technologie und den richtigen Tools könnt ihr euch das Leben deutlich leichter machen. So bleibt eure Effizienz hoch, und ihr seid bestens vorbereitet, egal was kommt.

Ich hoffe, dieser kleine Einblick hat euch geholfen und vielleicht sogar ein wenig inspiriert. Probiert es doch einfach mal aus und schaut, wie ihr eure Prozesse noch besser und einfacher gestalten könnt.