So geht eine effiziente Terminplanung mit Microsoft365

‍Kennst du das? Du musst einen Termin planen und gerätst in ein endloses Mail Ping-Pong, besonders wenn viele Externe beteiligt sind und deren Verfügbarkeit nicht direkt in einem Kalender ersichtlich ist. Kein Wunder, dass die Terminkoordination häufig einer Assistenz überlassen wird.

Im Jahr 2007 wurde Doodle gegründet – übrigens ein Tool eines Zürcher-Startup, das genau dieses Problem adressiert und das Online-Abstimmen von Terminen ermöglicht. Doodle ist super, jedoch fehlt die Integration in den persönlichen Kalender. Zudem muss ich immer noch den Status prüfen und die finale Einladung versenden.

Aber im Jahr 2024 gibt es definitiv einfachere Wege – und hier kommt die Funktion "Terminplanungsumfrage" in Outlook ins Spiel. Vielleicht kennst du sie auch unter dem früheren Namen FindTime.

Die Terminplanungsumfrage: Einfach und effizient Termine koordinieren & planen

Microsoft hat sich wohl gedacht, dass dies einfacher gehen muss, und die Antwort darauf ist die Terminplanungsumfrage. Sie ist mittlerweile in jedem Outlook fest integriert und für jeden Microsoft 365-Kunden kostenlos nutzbar.

Was macht die Terminplanungsumfrage besser als Doodle?

• Sie ist in meinen Kalender und den meiner Kollegen im selben Unternehmen integriert.
• Sie reserviert mir die provisorisch vorgeschlagenen Termine in meinem Kalender mit einem provisorischen Eintrag (Doppelbuchungen adé).
• Sie versendet automatisch den definitiven Termin, sobald ein Konsens gefunden wurde.

Mein Aufwand für eine Terminplanung reduziert sich somit auf ein Minimum.

Schritt-für-Schritt Anleitung zur Terminplanungsumfrage:

1. Öffne Outlook und erstelle einen neuen Termin oder eine neue E-Mail.
2. In beiden Fällen besteht die Möglichkeit, eine Terminabfrage zu erstellen.
3. Füge dem Termin oder der Mail einen Teilnehmer hinzu – intern oder extern.
4. Im Menüband oben findest du den Button „Terminplanungsumfrage“. Klicke diesen an.
5. In der rechten Seitenleiste startet ein Assistent zur Terminabfrage.
6. Erfasse einen aussagekräftigen Betreff.
7. Wähle in der Seitenleiste die Optionen zur Terminabfrage: Dauer, Datum und Uhrzeiten für verschiedene Terminvorschläge.
8. Wähle alle verfügbaren Terminvorschläge aus.
9. Klicke auf „Weiter“, um weitere Optionen zur Terminabfrage zu erreichen, wie Ort und Teams-Besprechung.
10. Erstelle die Umfrage im rechten

Seitenbereich. Die Umfrage-Möglichkeiten werden dann im E-Mail-Text oder im Termin sichtbar.11. Ergänze bei Bedarf weitere Informationen im Mail oder Termin und sende es schließlich ab.

So sieht die Terminplanungsumfrage-E-Mail beim Empfänger aus:

Die vorgeschlagenen Termine stehen im Outlook-Kalender:

• Die vorgeschlagenen Termine sind im Outlook-Kalender eingetragen.
• Gekennzeichnet mit dem Status "HOLD:" und „unter Vorbehalt“.
• Nachdem alle Teilnehmer geantwortet haben, plant sich der Termin von selbst und die restlichen Platzhaltertermine werden abgesagt. Das ist effizient und übersichtlich.

Probiere diese Funktion doch mal aus – Zeitersparnis garantiert!

Viel Erfolg,

Ivan