Wie du handgeschriebene Formulare dank M365 & KI digital nutzen kannst

wir alle kennen das Problem: Wir haben handgeschriebene Formulare, die wir in unsere digitalen Prozesse einbinden möchten, ohne alles mühsam abtippen zu müssen. Ich möchte euch heute zeigen, wie ihr eure handgeschriebenen Dokumente einfach digitalisieren und weiterverwenden könnt. Egal, ob ihr ein kleines Unternehmen oder eine größere Firma seid, diese Lösung könnte genau das Richtige für euch sein.

Das Problem mit handgeschriebenen Formularen

Wir alle haben immer wieder Dokumente, die wir handschriftlich ausfüllen. Sei es aus Gewohnheit, Bequemlichkeit oder weil es einfach schneller geht. Doch dann kommt das Problem: Wie bringen wir diese handschriftlichen Daten in unser digitales System? Manuelles Abtippen ist zeitaufwändig und fehleranfällig – das kennt ihr sicher auch.

Die Lösung: Digitalisieren und Weiterverarbeiten

Zum Glück gibt es heutzutage Technologien, die uns dabei helfen können. In unserem Fall haben wir eine Lösung mit einem Workflow entwickelt, der handgeschriebene Formulare nimmt, analysiert und die Informationen extrahiert. Klingt kompliziert? Ist es aber nicht!

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Ein einfacher Workflow

Hier ein konkretes Beispiel: Stellt euch vor, ihr habt ein handgeschriebenes Bestellformular. Ihr nehmt dieses Formular, digitalisiert es (zum Beispiel als PDF), und legt es in einen speziellen Ordner ab. Ab diesem Moment übernimmt der Workflow.

Der Workflow erkennt automatisch, dass es sich um ein handgeschriebenes Formular handelt, analysiert den Inhalt und extrahiert die wichtigen Informationen wie Kundenname, bestellte Artikel und den Gesamtpreis. Diese Daten könnt ihr dann weiterverarbeiten – sei es in einer E-Mail, einer Excel-Tabelle oder direkt in eurem ERP-System.

Ein praktisches Beispiel

Lasst mich das an einem Beispiel erklären. Ich habe ein Formular aus dem Internet kopiert und digital ausgefüllt. Dieses Formular könnte genauso gut handschriftlich ausgefüllt sein. Ich lege die Datei in den Ordner „Handgeschriebene Formulare“. Der Workflow wird aktiviert und analysiert das Dokument.

Sobald die Analyse abgeschlossen ist, werden die relevanten Informationen extrahiert und zum Beispiel per E-Mail an euch gesendet. In der E-Mail steht dann zum Beispiel, dass Hans Meier aus Kurs eine Schraube für 22 Euro und 5 Nägel für 15 Euro bestellt hat. Insgesamt also 37 Euro. Und das alles, ohne dass ihr auch nur eine Taste drücken müsst.

Die Vorteile für dein Unternehmen

Was bringt euch das Ganze? Hier ein paar Vorteile, die mir sofort einfallen:

• Zeitersparnis: Keine manuelle Eingabe mehr. Das spart jede Menge Zeit.

• Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler.

• Automatisierung: Der Prozess läuft automatisch im Hintergrund.

• Flexibilität: Ihr könnt die Daten direkt in euer ERP-System, eine Liste oder ein einfaches Excel-Sheet übertragen.

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Und hier das ganze noch als Video

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Fazit

Die Digitalisierung handschriftlicher Formulare ist kein Hexenwerk mehr. Mit einem cleveren Workflow könnt ihr eure handschriftlichen Dokumente einfach und effizient weiterverarbeiten. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht euren Arbeitsalltag ein Stück leichter.

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