Formulardaten abtippen kostet Zeit. Mit Power Automate und KI können wir einen Teil dieser Erfassung vorbereiten. Die wichtige Frage ist dabei: Welche Angaben kann die Lösung zuverlässig erkennen, und wo braucht es eine Prüfung?
Vom Formular zum Datensatz
Im gezeigten Beispiel verwenden wir ein digital ausgefülltes Formular. Das ist ein guter Ausgangspunkt, um den Ablauf zu zeigen: Datei ablegen, relevante Angaben auslesen und für die Weiterverarbeitung bereitstellen. Es belegt noch nicht, wie zuverlässig der gleiche Ablauf Handschrift erkennt.
Bei handschriftlichen Vorlagen würde ich zuerst mit echten Beispielen testen: unterschiedliche Schriften, schlecht lesbare Zahlen und unvollständige Felder. Daraus ergibt sich, welche Angaben automatisch übernommen werden können und welche jemand kontrollieren muss.
Was der Ablauf leisten soll
Ein möglicher Ablauf beginnt mit einem definierten Eingangsordner. Die Verarbeitung liest vereinbarte Felder wie Kundenname oder Artikel aus und erstellt einen Entwurf für den nächsten Schritt. Eine zuständige Person prüft die Angaben, bevor daraus beispielsweise eine Bestellung wird.
Fehlende oder widersprüchliche Werte sollten sichtbar werden. Auch doppelt eingereichte Formulare und fehlgeschlagene Verarbeitungen brauchen einen geregelten Umgang. Sonst verschiebt sich die Arbeit nur vom Abtippen zur Fehlersuche.
Das Beispiel im Video
Das Video zeigt den damaligen Aufbau. Oberfläche und verfügbare Funktionen können sich inzwischen verändert haben.
Was vor dem Einsatz geklärt werden muss
Neben den Formularvorlagen sind Zugriffe, Datenverarbeitung und Betrieb wichtig. Je nach verwendeten Verbindungen und KI-Diensten können zusätzliche Lizenzen oder Verbrauchskosten anfallen. Die Microsoft-Hinweise zur AI-Builder-Lizenzierung helfen bei der Einordnung eines Aufbaus mit AI Builder.
Starte mit einem Formulartyp und vergleiche den gesamten Aufwand einschliesslich Kontrolle und Korrekturen. Dann lässt sich entscheiden, ob sich die Automatisierung für euch lohnt.