„Wir haben alles dokumentiert. Aber niemand findet etwas.“
Diesen Satz hören wir fast wöchentlich. SharePoint ist voller Dokumente, Prozesse sind beschrieben, Anleitungen existieren – und trotzdem rufen Mitarbeitende bei Fragen lieber kurz jemanden an, statt selbst zu suchen.
Eine mögliche Ursache: Die vorhandenen Inhalte sind für die Fragen aus dem Alltag nicht gut erschlossen. Was, wenn du eine Frage hast, aber den Dokumentennamen nicht kennst?
Hier kommt Copilot ins Spiel.
Was Copilot anders macht
Microsoft Copilot (in Microsoft 365) kann auf deine SharePoint-Dokumente zugreifen und sie verstehen. Statt nach Dateinamen zu suchen, stellst du einfach eine Frage:
- „Wie läuft unser Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter?”
- „Was sind die aktuellen Reisekostenrichtlinien?“
- „Wer ist zuständig für Beschwerden?”
Copilot durchsucht deine Dokumente, fasst die relevanten Stellen zusammen und gibt dir eine Antwort – mit Quellenangabe. Das ist kein Science Fiction, das funktioniert heute.
Die Voraussetzungen
Damit das klappt, brauchst du:
1. Passende Lizenzen und Zugänge
Prüft die benötigten Funktionen und die vorhandenen Lizenzen vor der Einführung. Eine pauschale Einteilung nach Unternehmensgrösse reicht dafür nicht. Unser Leitfaden zur Copilot-Lizenzwahl hilft bei der Vorbereitung.
2. Saubere SharePoint-Struktur
Aktuelle, verständliche Inhalte erleichtern die Nutzung. Widersprüchliche oder veraltete Dokumente können auch zu unpassenden Antworten führen.
Unsere Empfehlung:
- Eine zentrale Dokumentenbibliothek für unternehmensweites Wissen
- Klare Ordnerstruktur nach Themen (HR, IT, Finance, Produkte, etc.)
- Aussagekräftige Dateinamen – „Dok1_final_v3.docx” hilft niemandem
- Metadaten nutzen – Tags und Kategorien helfen Copilot bei der Zuordnung
3. Richtige Berechtigungen
Copilot respektiert SharePoint-Berechtigungen. Ein Mitarbeiter sieht nur Antworten basierend auf Dokumenten, auf die er Zugriff hat. Das ist gut für die Sicherheit, aber bedeutet auch: Wenn das Wissen in einem Ordner liegt, auf den niemand Zugriff hat, findet es niemand.
Unser Tipp: Erstelle eine „Knowledge Base”-Bibliothek mit Lesezugriff für alle Mitarbeitenden. Hier landen alle freigegebenen Prozesse, Richtlinien und Anleitungen.
Praktisches Beispiel: HR Knowledge Base
Stell dir vor, du bist neu im Unternehmen. Tag 1. Du hast Fragen:
- Wie beantrage ich Ferien?
- Was ist der Dresscode?
- Wie funktioniert die Zeiterfassung?
Ohne Copilot: Du fragst einen Kollegen. Der verweist dich auf SharePoint. Du suchst „Ferien” und findest 47 Dokumente. Frustriert fragst du nochmal den Kollegen.
Mit Copilot: Du öffnest Copilot und tippst: „Wie beantrage ich Ferien?“
„Gemäss der Ferienrichtlinie (Stand: März 2025) beantragst du Ferien über das HR-Portal unter hr.firma.ch/ferien. Anträge sollten mindestens 2 Wochen im Voraus eingereicht werden. Bei Fragen wende dich an hr@firma.ch.”
Quelle: Ferienrichtlinie_2025.pdf, Seite 3
Das ist der Unterschied: Ein direkter Einstieg in die passende Richtlinie. Die Antwort und ihre Quelle müssen trotzdem geprüft werden.
So baust du deine Copilot-Wissensdatenbank auf
Schritt 1: Inventur machen
Welche Dokumente existieren? Welche werden tatsächlich gebraucht? Oft lohnt es sich, mit einem kleinen Team durch SharePoint zu gehen und aufzuräumen, bevor Copilot aktiviert wird.
Schritt 2: Struktur definieren
Wir empfehlen eine einfache Struktur:
Knowledge Base (SharePoint-Bibliothek) ├── HR │ ├── Onboarding-Leitfaden.docx │ ├── Ferienrichtlinie.pdf │ └── Spesenreglement.pdf ├── IT │ ├── VPN-Anleitung.docx │ ├── Passwort-Richtlinie.pdf │ └── Software-Bestellung.docx ├── Prozesse │ ├── Kundenreklamation.docx │ └── Bestellprozess.docx └── Produkte ├── Produktkatalog.pdf └── FAQ-Kunden.docxSchritt 3: Dokumente optimieren
Copilot versteht Kontext besser, wenn deine Dokumente gut strukturiert sind:
- Überschriften verwenden (H1, H2, H3)
- Am Anfang eine Zusammenfassung – so erkennen Lesende schneller, worum es geht
- Klare Sprache – keine Abkürzungen ohne Erklärung
- Aktuell halten – veraltete Infos führen zu falschen Antworten
Schritt 4: Berechtigungen prüfen
Geh die Berechtigungen durch. Die Knowledge-Base-Bibliothek sollte für alle Mitarbeitenden lesbar sein. Sensible Dokumente (Löhne, Verträge) gehören in separate, geschützte Bereiche.
Schritt 5: Testen und verfeinern
Aktiviere Copilot für eine Pilotgruppe. Sammle Feedback: Welche Fragen stellen sie? Findet Copilot die richtigen Antworten? Wo gibt es Lücken?
Die häufigsten Fehler
Zu viele Duplikate: Wenn dasselbe Dokument in 5 Versionen existiert, weiss Copilot nicht, welches aktuell ist.
Schlechte Dateinamen: „Notizen_Meeting_23.docx” sagt nichts aus. Besser: „2025-01-15_Projektmeeting_Kunde-XY_Protokoll.docx”
Keine Pflege: Eine Knowledge Base muss gelebt werden. Einmal aufsetzen und vergessen funktioniert nicht.
Zu hohe Erwartungen: Copilot ist gut, aber nicht perfekt. Manchmal liegt er daneben. Quellenangaben immer prüfen.
Fazit: Wissen, das arbeitet
SharePoint + Copilot ist keine Revolution, aber eine echte Verbesserung. Statt Dokumente zu suchen, stellst du Fragen und bekommst Antworten. Das spart Zeit, reduziert Frustration und macht dokumentiertes Wissen endlich nutzbar.
Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Saubere Struktur, gute Dokumente, klare Berechtigungen. Wenn das steht, kann Copilot zeigen, was er kann.
Du willst Copilot für dein Team einführen? Wir helfen dir bei der Planung und Umsetzung – von der SharePoint-Struktur bis zur Schulung.